國(guó)企中層的時(shí)間管理技巧
現(xiàn)代企業(yè)管理是全方位多維度的，對(duì)于國(guó)有企業(yè)的中層管理人員來(lái)講，大致可分為管好上級(jí)、管好下級(jí)、管好同級(jí)、管好自己、管好外部五個(gè)維度。
1個(gè)人能力弱項(xiàng)分析
時(shí)間利用的是否合理直接影響著工作的效率和效果。國(guó)有企業(yè)中層管理人員每天忙于會(huì)議、文件、調(diào)研、處理歷史遺留問題，多數(shù)時(shí)候疲于應(yīng)付，往往來(lái)不及思考和總結(jié)。實(shí)驗(yàn)者原定的工作計(jì)劃往往被來(lái)自上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求、同級(jí)部門的協(xié)同訴求和基層一線的工作需求打斷，時(shí)常依賴加班才能完成原計(jì)劃，與此同時(shí)，實(shí)驗(yàn)者工作的質(zhì)量和效率也大打折扣。時(shí)間的制約一度使他們陷入窘境。
PeterFDrucker曾強(qiáng)調(diào)，不會(huì)管理時(shí)間，就不能管理一切。在現(xiàn)有的工作節(jié)奏和工作強(qiáng)度下，作為國(guó)有企業(yè)部門負(fù)責(zé)人所擔(dān)負(fù)的角色義務(wù)和工作職責(zé)都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出以往，工作的復(fù)雜程度、政策性和時(shí)效性也大為增強(qiáng)，勢(shì)必要求角色主體有較強(qiáng)的政策消解、危機(jī)處理以及精準(zhǔn)的分析問題和解決問題的能力。而時(shí)間管理則成為培養(yǎng)和提高這些能力的前提和保障。
2能力提升計(jì)劃制訂
結(jié)合一段時(shí)間以來(lái)，工作任務(wù)與工作時(shí)間上的沖突，實(shí)驗(yàn)者在內(nèi)部導(dǎo)師指引下，充分了解自己使用時(shí)間的方式和狀況，明確目標(biāo)，重點(diǎn)分析內(nèi)在因素與外在條件的制約及影響，制訂了切實(shí)可行的個(gè)人時(shí)間管理能力提升計(jì)劃。內(nèi)在制約因素：缺乏嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，可執(zhí)行性強(qiáng)的滾動(dòng)計(jì)劃及階段性改進(jìn)方案;缺乏優(yōu)先順序，抓不住重點(diǎn);過于注重細(xì)節(jié)，事必躬親，追求完美;等等。外在制約因素：臨時(shí)性的會(huì)議和出差占據(jù)大量工作時(shí)間;計(jì)劃外的約談不時(shí)打斷工作計(jì)劃;來(lái)自外界的騷擾電話;歷史遺留難題集中出現(xiàn)，留待解決的時(shí)間有限;來(lái)自協(xié)作部門的支撐乏力;等等。
擬定目標(biāo)：以3個(gè)月為周期，變被動(dòng)的時(shí)間支配為主動(dòng)的支配時(shí)間，系統(tǒng)決策、靈活掌控，大幅度提高工作效率，有效釋放更多時(shí)間用于思考和總結(jié)問題，努力成為高效的時(shí)間管理專家。
3提升計(jì)劃實(shí)施跟進(jìn)
根據(jù)帕累托定律：80%的有效工作是用20%的時(shí)間完成的。如何安排好這20%的有效時(shí)間則成為關(guān)鍵。在兩個(gè)月的自我實(shí)踐過程中，個(gè)人時(shí)間管理的提升主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：
3.1不斷接受指導(dǎo)
吸納來(lái)自內(nèi)部導(dǎo)師和優(yōu)秀時(shí)間管理同人的指導(dǎo)和幫助。他們將過往的工作得失與時(shí)間管理技巧與實(shí)驗(yàn)者一一分享，實(shí)驗(yàn)者從中領(lǐng)悟了許多解決問題的思路和捷徑，尤其是內(nèi)部導(dǎo)師對(duì)本行業(yè)和企業(yè)改革與發(fā)展中諸多難題的破解給出了方向性的意見。同時(shí)對(duì)實(shí)驗(yàn)者擬訂的具體實(shí)施計(jì)劃和解決方案提出了時(shí)間和目標(biāo)上的建議。
3.2不斷作出評(píng)估與分析
“時(shí)間管理”所探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的獨(dú)特性，所以時(shí)間管理的對(duì)象不是“時(shí)間”，它是指面對(duì)時(shí)間而進(jìn)行的“管理者的管理”。方案實(shí)施以來(lái)，實(shí)驗(yàn)者深入挖掘計(jì)劃執(zhí)行的亮點(diǎn)和不足之處，并認(rèn)真加以分析。
首先是評(píng)估自己的時(shí)間分配狀況：制訂每一周工作計(jì)劃，看是否能同步進(jìn)行質(zhì)量控制，是否能努力控制并記錄主導(dǎo)性工作會(huì)議的.時(shí)間、電話溝通的時(shí)間、接待客人的拜訪時(shí)間、檢查下屬的工作狀況的時(shí)間以及處理員工糾紛等各類計(jì)劃外的時(shí)間。
從完成情況看，實(shí)驗(yàn)者應(yīng)用了《月度計(jì)劃監(jiān)控表單》，使大小事務(wù)可控、在控，沒有遺漏;加強(qiáng)了工作溝通，充分授權(quán)，有效釋放時(shí)間用于思考和決策;積極參與《目標(biāo)與時(shí)間管理》課程的學(xué)習(xí);適當(dāng)調(diào)節(jié)生物鐘，找準(zhǔn)最佳生理時(shí)間，用于重點(diǎn)工作的處理;工作與生活的時(shí)間配比恰當(dāng)，工休矛盾逐漸消弭。
其次是開展對(duì)時(shí)間管理分析：計(jì)算時(shí)間使用率是多少?看工作時(shí)間的工作內(nèi)容與工作目標(biāo)是否相符?計(jì)劃內(nèi)一周可支配自由時(shí)間和不可支配的時(shí)間有多長(zhǎng)?大概分別在什么時(shí)候?受到干擾的時(shí)間有多長(zhǎng)?這些干擾的來(lái)源是什么?應(yīng)采取怎么樣的行動(dòng)，才能減少或控制干擾?
與此同時(shí)，也發(fā)現(xiàn)如下不足：計(jì)劃開始的一個(gè)月來(lái)更多的是在管理時(shí)間，而不是做時(shí)間管理;雖未出現(xiàn)嚴(yán)重問題或危機(jī)，但也經(jīng)常倍感工作壓力，緊迫感較重;開展重要工作的時(shí)候容易被打斷，隨機(jī)影響大;繁忙的工作致使實(shí)驗(yàn)者無(wú)暇閱讀與工作有關(guān)的書籍，自助充電缺乏;同時(shí)，較多的忙于瑣事又恐偏離主體目標(biāo)。
結(jié)合有效的計(jì)劃執(zhí)行，針對(duì)出現(xiàn)的問題和難題，實(shí)驗(yàn)者做出了相應(yīng)改進(jìn)：一是變管理時(shí)間為時(shí)間管理、自我管理，變工作壓力為動(dòng)力;二是細(xì)致規(guī)劃，確保足夠的彈性和緩沖余地，并有效激勵(lì)下屬加倍努力完善計(jì)劃;三是區(qū)分了可控(起居、飲食、睡眠等)和不可控(交通、開會(huì)、約談等)時(shí)間范疇，劃分今天“必須做”、“應(yīng)該做”和“可以做”的三類事情;四是盡可能采用節(jié)省時(shí)間的工具設(shè)備、交通和通信等;五是實(shí)驗(yàn)者嘗試做了時(shí)間預(yù)算(如劃定60%有計(jì)劃的工作、20%沒有預(yù)期的行事、20%突發(fā)的行事)。
4經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)
時(shí)間是最寶貴也是最容易忽略的資源，時(shí)間具有不能存、不能轉(zhuǎn)嫁、供給毫無(wú)彈性、無(wú)法失而復(fù)得等特性。如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)是實(shí)驗(yàn)者個(gè)人提升計(jì)劃的重點(diǎn)。體會(huì)主要有以下幾點(diǎn)：
4.1“摸高”試驗(yàn)有效保障計(jì)劃的完成
中青年干部在成長(zhǎng)過程中，除了不斷“加油”、“加壓”和“加速”之外，還要能不斷“摸高”，嘗試完成暫時(shí)“夠不著”的事務(wù)。中層管理者只有處處瞄準(zhǔn)一流爭(zhēng)上游，才能獲得最大限度的成長(zhǎng)和進(jìn)步。能力提升計(jì)劃和跟進(jìn)計(jì)劃均是在客觀衡量并有意拔高個(gè)人常規(guī)工作負(fù)荷的基礎(chǔ)上制定的，目的是為了更大限度地激發(fā)自我潛能。實(shí)踐結(jié)果證明。適度的“摸高”計(jì)劃更有利于時(shí)間管理的訓(xùn)練和目標(biāo)工作任務(wù)的完成。
4.2目標(biāo)管理貫穿時(shí)間管理始終
目標(biāo)管理與時(shí)間管理是密不可分的。目標(biāo)管理更關(guān)注結(jié)果，而時(shí)間管理更關(guān)注過程。良好的時(shí)間計(jì)劃如果沒有目標(biāo)的指引，則很難準(zhǔn)確的實(shí)施，并達(dá)到個(gè)人提升的效果。首先，通過目標(biāo)管理，可以查找差距，準(zhǔn)確分析個(gè)人能力弱項(xiàng)，并有針對(duì)性地做出改進(jìn)。其次，目標(biāo)管理強(qiáng)調(diào)目標(biāo)轉(zhuǎn)化，轉(zhuǎn)化的過程既是“自上而下”的，又是“自下而上”的。績(jī)效目標(biāo)的達(dá)成是與上級(jí)和下級(jí)在目標(biāo)分解，協(xié)同配合中實(shí)現(xiàn)的。再次，目標(biāo)管理能合理指導(dǎo)時(shí)間的配比和運(yùn)用。有了明確的目標(biāo)，才能分清工作任務(wù)的輕、重、緩、急，才能有的放矢投放時(shí)間和精力。
4.3不斷實(shí)施糾偏與改進(jìn)
計(jì)劃實(shí)施過程中，實(shí)驗(yàn)者不斷反省自己每一天、每一周的時(shí)間花費(fèi)取向：有哪些事是在不適當(dāng)?shù)臅r(shí)間內(nèi)做的?在哪一段時(shí)間著手最重要的工作?最不具有工作效率的是哪一時(shí)段?工作過程中最大干擾是什么?最嚴(yán)重的幾個(gè)時(shí)間使用誤區(qū)是什么?做了哪些不必要的事?哪些事可以授權(quán)給誰(shuí)去做?今天花費(fèi)了多少時(shí)間做重要和不重要的事?有哪些事情本來(lái)應(yīng)該花費(fèi)更多的時(shí)間去做……在此基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)時(shí)間管理的系統(tǒng)思考，不斷摒棄對(duì)目標(biāo)毫無(wú)貢獻(xiàn)的時(shí)間消耗，拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，加上良好的自我約束和持之以恒，最終達(dá)到提高效率，事半功倍。
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