文秘人員如何辦好公文

　　文秘人員主要的工作就是辦文、辦會、辦事。其中，辦文是文秘人員最基本的工作，也是最難做好的工作。下面是小編整理的文秘人員如何辦好公文，歡迎大家參考！

　　文秘人員如何辦好公文1

　　我認為，寫材料不同于一般寫作，文筆好、套路通、格式對，未必就能寫好公文材料，因為這三者可能只是公文寫作的基本手段、工具和途徑，而內(nèi)容才是公文寫作的關鍵。事實上，如果公文沒有充實的內(nèi)容，就難免空洞無物、文不對題、不知所云，不可能產(chǎn)生任何公文功效和價值。這樣的公文向上報，則無法反映情況、爭得支持；向下發(fā)，則無法凝聚人心、統(tǒng)一思想、指導工作；橫向送，則無法溝通情況、求得協(xié)同；放在內(nèi)部用，則無法總結(jié)得失、查找問題、推動工作。那么，公文的內(nèi)容來自哪里？絕對不是憑幾個文秘人員“拍腦袋”憑空想出來的，也不是拼拼湊湊摘抄出來的，而是主要來自于一個單位主要領導及其團隊的所思、所想、所見、所聞和所為，以及實際工作的開展情況。從這點上說，公文材料從一個側(cè)面代表了一個班子特別是主要領導的思想高度、履職能力和領導水平。事實也是這樣，沒有主要領導或分管領導的認可和簽發(fā)，沒有一個公文可以發(fā)出去、可以產(chǎn)生實際效應。平時我們說的文責自負，其責任主體只能是主要領導或分管負責人。那么，公文質(zhì)量是否與文秘人員沒有絲毫聯(lián)系呢？這肯定也是不對的。如果文秘人員基本素質(zhì)好，且善于學習、勤于思考、勤奮工作，特別是在廣泛積累的基礎上融會貫通地應用，就可以輔助單位領導把公文辦得更好。因此，作為一名合格的文秘人員，不能簡單作為單位領導的小跑腿、傳聲筒、留聲機，而更應融入整個團隊成為單位工作的參與者、策劃者、輔政者。只有這樣，代擬的公文才能真實反映單位實際、體現(xiàn)領導意圖、履行單位職能，才能通過公文來更好地指導面上工作、推動事業(yè)發(fā)展。這里，圍繞辦好文，與大家分享我對辦文規(guī)律的認識和把握。

　　第一，文秘人員辦好文，要參與單位重要工作和熟悉相關情況。我們也經(jīng)�？吹竭@樣一種現(xiàn)象：寫的人不做，做的人不寫。如上面要求某單位報一份材料，多半由該單位辦公室同志捉筆代勞。讓人揪心的是，這些辦公室同志從未參與過這項工作的推進，只是看其他科室同志報來的情況以及他們的臆想，整合一下了事。設想一下，這樣的上報材料質(zhì)量能高嗎？在“兩辦”這段日子，我們經(jīng)常看一些單位上報的會議精神貫徹落實材料，情況很糟糕，基本上是小辦公室在應付大辦公室，因為這些小辦公室同志根本就沒有參加過區(qū)里會議，連區(qū)領導講話也因未下發(fā)而沒看過，這樣的上報材料難免是牛頭不對馬嘴、瞎說一氣，有時幾個街鎮(zhèn)上報的材料基本雷同，有相互抄襲的嫌疑。相對而言，我就比較幸運，在“兩辦”工作的八年里，一直有機會旁聽各類會議，特別是跟隨區(qū)政府主要領導參與其絕大部分會議和活動，翻看其參加市里會議的筆記以及會議材料。即便如此，有些材料自感寫不出、寫不好，但主要領導也不埋怨。他認為，畢竟我不了解情況，寫不出來很正常，于是他就自己動手撰寫、補充和修改文稿。基于這一因素，區(qū)府辦一直要求文字口同志必須旁聽區(qū)長辦公會、區(qū)政府常務會議以及區(qū)政府其它重要會議，有時還要求他們跟隨區(qū)政府領導一起調(diào)研。

　　第二，文秘人員辦好文，要積極開動腦筋聽會和錄音整理領導講話。我們說，言為心聲，文如其人。公文既然是由領導簽發(fā)，其實質(zhì)就代表領導和單位的意見，特別是講話稿，由領導自己在讀，就代表他的思想與水平。文秘人員如何使自己的代擬稿不被領導否決或少改動，關鍵要使文稿反映領導的思想、體現(xiàn)領導的水平、符合領導的風格。我認為，要做到這一點，無需挖空心思地揣摩領導想法，也無需絞盡腦汁地主觀瞎想，關鍵是經(jīng)常參與領導主持和參加的會議和活動，領會其決策藝術和處事風格；注意整理領導講話錄音，掌握其對一些事情的基本觀點和態(tài)度。在起草文稿時，適度作些方法遷移和觀點移植。由于領導一般不會自己否定自己，因此你代擬的文字材料就不會通不過。我們說，領導開會議、搞活動，都是為了解決某些問題、推動某項工作。這時候領導講話一般不會泛泛而談，更多地是為達到會議或活動目的服務的。由于會議或活動類型、級別、性質(zhì)等因素，領導有時講得隨便，有時講得正規(guī)，有時需要代擬稿，有時可以脫稿進行。所以，我認為，一場會議準備得如何，其中很重要的.一項工作是起草好相關領導的講話稿，并事先得到相關領導認可。

　　第三，文秘人員辦好文，要經(jīng)常就一些工作推進或事務處理作思考和感悟。我們說，只有有自己獨立的思考和見解，才可以避免人云亦云情況的出現(xiàn)。如果文秘人員能談出自己的見解思路和解決方案，才能引發(fā)領導更具有廣度和深度的思考，輔助領導完善思路、科學決策。那么，獨立的思考和觀點、可行的見解思路和解決方案哪里來？我認為，一方面向書本學，另一方面更多地來自于平時的鍛煉。其實，文秘人員在旁聽區(qū)政府常務會議、現(xiàn)場辦公會等各類會議時，經(jīng)常看到領導在聽情況、作甄別、作診斷、作歸納、作決策。如果文秘人員在獲知一項議題后，可以在心里默默地模擬甄別、診斷、歸納、決策，并與領導的最后結(jié)論作個比對，就能找到自身差距所在。長此以往，不僅可以幫助抓住要點寫好會議紀要，還可以鍛煉和提高處理事務、解決問題和科學決策的能力。

　　第四，文秘人員辦好文，要注重平時的學習積累和相關情況的收集。盡管政府工作涉及面廣、非常龐雜，但每個單位和每個領導年度主抓的工作還是可以粗線條區(qū)分出來。這些工作怎么推進，你可以在看書讀報的過程中有的放矢去學習掌握，其實有些問題可以通過運用和借鑒經(jīng)典理論、最新研究、周邊做法加以解決。這就是平時所說的，結(jié)合工作去學習，帶著問題去學習，可以大大提高學習的針對性、實用性。如果平時學習積累跟不上，就難免會出現(xiàn)江郎才盡、才思枯竭的情況，則很難勝任文秘崗位。作為區(qū)政府文秘人員，需要每天必看《人民日報》《解放日報》《經(jīng)濟日報》《21世界經(jīng)濟報道》《�？�每日財訊》等報紙，每期必看《求是》《福卡分析》《科學發(fā)展》《一周要訊》等雜志，經(jīng)常翻閱上級下發(fā)文件材料和有關管理科學、領導藝術、區(qū)域經(jīng)濟、城市發(fā)展、社會管理等專業(yè)方面的書，如《城市論》《可怕的順德》等，與此同時，還要博覽群書拓寬知識面，提高人文素養(yǎng)。在看書閱讀過程中，必要時需要做好摘抄、剪報、復印和下載，只有這樣日積月累才會在寫材料時游刃有余，才會有很多思路、提法、觀點可以信手拈來。與此同時，文秘人員還要注意收集基層有關重點工作推進情況、經(jīng)驗做法、成效問題和意見建議，使文字材料盡可能符合基層實際，對基層有更強的針對性和指導性。我們說，凡事不可能都做到親歷親為，通過信息收集系統(tǒng)，就可以使自己在辦公室里實現(xiàn)運籌帷幄。我們知道，目前基層單位普遍缺乏寫材料的文秘人員，信息斷路情況不同程度地存在。有時需要辦公室文秘人員主動下基層聽情況、作調(diào)研、寫材料，但有些部門管理內(nèi)容比較專業(yè)，還必須由他們提供材料、代擬文稿。

　　第五，文秘人員辦好文，要善抓機會動筆和主動撰寫文字材料。我們說，越不會寫越怕寫，越怕寫越不會寫。這也是一個規(guī)律。其實，寫材料確實是件痛苦的事，會寫的人寫材料也需要平時積累、查找資料，并經(jīng)過謀篇布局、遣詞造句、起承轉(zhuǎn)合、反復修改等“十月懷胎”的過程。所以，很多人寫得好也多半是被憋出來的，如工作需要、責任所驅(qū)，但只要方法得當、肯下功夫，善抓機會練筆和主動擔當一些文字材料撰寫工作，文字功底、寫材料水平就一定會有所提高。在現(xiàn)實工作中，經(jīng)�？吹揭恍┪拿厝藛T能不旁聽會議則不旁聽，只想逃避寫會議信息和紀要等工作；一些單位就會議或活動區(qū)領導講話代擬稿能推則推，或者報一大堆毫無頭緒的材料給辦公室算是完成任務。其實，這不僅使文秘人員失去了一次次鍛煉提高的機會，而且不利于本單位工作推進和問題解決。

　　文秘人員如何辦好公文2

　　1、 遣詞造句

　　要提高公文寫作能力，首先要提高文字表達能力，而文字表達能力歸根到底就是遣詞造句能力。根據(jù)觀察和分析，一些文秘人員遣詞造句方而的問題突出，表現(xiàn)為詞不達意，句子冗長。公文作為政府上下級之間信息和政策傳播的媒介，其詞之精準與否，句之恰當與否，直接關系到機關作用的發(fā)揮和職責的履行效率，所以文秘人員必須努力提高遣詞造句的能力。漢語中很多詞語意義雖然差別甚微，但語義輕重、褒貶色彩不一，這就要求文秘人員必須準確理解詞義，掌握它們的用法差異，在特定的語境中，只可用最恰當?shù)脑~語。公文語句，在確保公文的規(guī)范化、嚴肅性和權威性的前提下，應盡可能用生動形象的語句來描寫事物，闡明道理，講清問題，把抽象的東西變得直觀些，把深奧的道理變得通俗些，盡量用短句少用長句，適度用排比句、反問句、設問句增加語言的感染力。

　　2、 博覽多練

　　隨著國家建設的發(fā)展，公文的應用已擴展到社會各個領域。古人云，“讀書破萬卷，下筆如有神”。這說明，從事文秘工作的人員，其公文寫作水平的高低除了受其理論水平、思維方法的影響，很大程度上還取決于作者知識的豐富與否。而一個人豐富的知識，不是一朝一夕得來的，是長期學習積累起來的。因此，一個文秘工作者，平時應多讀書，讀方方面面的書，包括政治理論、方針政策、經(jīng)濟文化、經(jīng)典講稿、優(yōu)秀公文等等，不斷積累和提高自己的文化素養(yǎng)進而提高公文寫作能力。公文寫作除了要有豐富的知識還需要實踐練習。而實踐練習不能只局限于具體公文文種的寫作，對于基本表達方式的訓練，尤其是公文寫作中運用較多的敘述、議論、說明等表達方式要多加練習。除此，基層文秘人員應對工作中可能需要用到的各種文體進行寫作訓練，可以模仿范文訓練，可以根據(jù)材料訓練，也可以到某一部門進行實地考察進行實戰(zhàn)訓練。通過多種形式的寫作訓練和自己的揣摩，不段熟練掌握公文的寫作格式，提高公文寫作能力和水平，寫出合乎要求的公文。

　　3、 知上曉下

　　知上，就是領會領導的工作思路、工作要求、工作目的，站在領導的角度、全局的高度、時代的高度認識和分析問題；不能閉門造車，想當然。對某一工作來說，假如你是領導，你會怎么想，會采取哪些措施，把你的想法與領導交流，如果領導不認可，就認真去分析自己錯在哪里，找出根源；長此以往，就會把握領導的工作思路，充實完善領導提出的對策或措施，使其更有針對性；就會對領導的思想觀點進行更全面、更深刻的闡述，對領導提出的問題進行更深入的研究，提出新觀點。領導對問題的把握理解，往往具有很強的政治性、政策性、全局性的特點，這就從廣度和深度上對文秘人員提出了很高的要求。所以，文秘人員必須知上，否則很難將領導的意圖轉(zhuǎn)換為公文，形成一個單位的工作計劃、方案、乃至具體的措施等等。如何才能領會領導的意圖，筆者認為，文秘人員平時要多與領導接觸、溝通，認真傾聽領導在各種場合的講話，做領導身邊的有心人。單知上不夠，還得曉下。所謂曉下，就是了解下級單位、群眾的心聲，深入基層，與群眾直接交談，聽取不同意見，把群眾意見調(diào)查了解清楚后集中反饋給領導，領導經(jīng)過綜合分析才能作出正確的決策，制定出可行的計劃，才不會脫離工作實際。如果文秘人員不能曉下，對解基層情況把不準，那么寫出來的文稿自然與群眾的需求對不上號。只有曉下，才能從其根本利益出發(fā)，才能從人文角度分析問題，尊重人、理解人、關懷人；只有對基層人民充滿感情，真心實意地關懷人民，才能打動群眾的心。實踐證明，好的公文都是在充分知上曉下的前提下寫出來的。

　　4、 細察勤思

　　對于文秘工作者而言，留心觀察身邊的人和物，不僅能為公文的`寫作提供真實生動的感性材料，更能發(fā)現(xiàn)問題，增加公文寫作的現(xiàn)實針對性。一些文秘人員隨同領導視察工作時，也大都是大面上走一走，看一看，對所見之人、事和物熟視無睹，司空見慣；即或觀察一些現(xiàn)象也是走馬觀花、浮光掠影、不究細節(jié)；對重要情況也好，一般事情也罷，習慣于掌握一星半點兒，以偏概全；缺乏自己的獨特思考與見解，一味借鑒，實行拿來主義照搬他人。借鑒別人的觀點固然必要，但缺乏豐富的感性材料和切身體會寫出來的東西，必然缺乏廣度和深度沒有新意，這樣的東西不會給他人以說服力、啟示，對實際工作指導意義不大。所以，文秘工作者應該注重養(yǎng)成良好的觀察習慣，從習以為常的現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)不同點，從初露端倪的現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)未來的問題，從表面現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)本質(zhì)問題。觀察固然重要，但亦應學會思考，去粗取精，去偽存真，透過現(xiàn)象看本質(zhì)，探索出事物的發(fā)展規(guī)律，提出自己的見解。若實際情況與權威見解或傳統(tǒng)定論不符，要敢于質(zhì)疑。聽匯報對收集公文寫作材料來說是必要的，但要有甄別地聽取，不能不加思考地完全吸收。做到不唯“風”、不唯眾，認真進行思考鑒別。這樣寫出來的文章才可能有創(chuàng)造性、有真知灼見，才經(jīng)得起歷史和實踐的檢驗。

　　5、 廣積詞匯

　　公文寫作應根據(jù)不同文種的要求選擇多樣化的詞語，使文章生動活潑，富有文采。文采也是力量，能更有效地吸引人，說服人。毛主席就是這樣一位運用多樣化語言進行寫作的大師，在此僅舉一篇。1949年所寫的《黨委會的工作方法》一文只有兩千多字，詞語卻是多種多樣。文章以現(xiàn)代漢語為主，也有成語，如“雞犬之聲相聞，老死不相往來”、“要不恥下問”；有口頭語，如“工作要抓緊，伸著巴掌當然什么也抓不住，就是把手握起來，但是不握緊，樣子像抓，還是抓不住東西”；“開會事前不發(fā)‘安民告示’，人到齊了臨時現(xiàn)湊合”；有比喻語，如“要學會‘彈鋼琴’”、“要精兵簡政”、“是延安還是西安”；還有專用語，如“互通情報”、“書記要善于當‘班長’”、“兵馬已到、糧草未備”等。生動活潑的詞語，有著極大的感染力和說服力，使人讀起來愛不釋手。 公文寫作直接面向廣大群眾，因此要改變總是那幾個名詞和一套“官話腔”，用群眾喜聞樂見的多樣化詞語進行寫作，包括恰當引用一點古語、成語、警語、諺語以及含義豐富的典故和通俗易懂的口頭語，使公文語言更生動，更有情趣，更有表現(xiàn)力和感染力。

　　6、 善于總結(jié)

　　我們收集了一些領導干部的精彩的體會性詞語，僅舉幾例。

　　（1）作為一個領導干部，應當好“挑夫”，一頭挑著上級精神，一頭挑著廣大人民群眾的期望和要求。

　�。�2）領導干部既要當“傘”，又要當“�！�，站起來當傘，為群眾遮風擋雨，俯下去當牛，老老實實為群眾辦事。

　　（3）有位抓信訪工作的領導干部說，真正悲哀的不在于老百姓有冤，而是有冤無處訴，有屈無處伸。因此，對待上訪群眾要見不要躲，要疏不要堵，要熱不要冷，要柔不要剛。

　�。�4）華西村的干部講，“有福民享，有難官當”，“不怕群眾不聽話，就怕干部不聽群眾的話；干部聽了老百姓的話，老百姓肯定會聽干部的話。”這些有血有肉的詞匯和語言所放射出的感染力，遠比那些套話、空話、虛話高明得多。

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