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物流企業(yè)賬款管理的方法與措施
物流企業(yè)對(duì)應(yīng)收賬款的管理并非是一個(gè)獨(dú)立的企業(yè)管理環(huán)節(jié)，應(yīng)該融入更多先進(jìn)的管理理念;對(duì)應(yīng)收賬款實(shí)施精細(xì)化管理，提高應(yīng)收賬款的回收率減少壞賬損失，保證企業(yè)資產(chǎn)安全和高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
一、物流行業(yè)作為新興現(xiàn)代服務(wù)行業(yè)有明顯區(qū)別傳統(tǒng)工業(yè)企業(yè)的特征
除少數(shù)物流企業(yè)擁有較具競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的核心資源，在業(yè)務(wù)商談中占據(jù)主導(dǎo)地位外，其他物流企業(yè)都將墊款作為有力的競(jìng)爭(zhēng)手段之一。由于大部物流企業(yè)都屬輕資產(chǎn)型公司，應(yīng)收賬款是構(gòu)成物流企業(yè)流動(dòng)資產(chǎn)的重要組成部分，加上物流行業(yè)的毛利率普遍不高，萬(wàn)一發(fā)生壞賬呆賬則會(huì)吞噬企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)。因此應(yīng)收賬款管理也就成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的一項(xiàng)重要工作，要提高全員運(yùn)費(fèi)催收重要性的認(rèn)識(shí)高度，并對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行必要的取舍，篩選出公司核心客戶群，將資金及服務(wù)等資源進(jìn)行合理配置。同時(shí)加強(qiáng)應(yīng)收賬款的管理，提高應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率，可提升企業(yè)的盈利質(zhì)量。
二、物流企業(yè)應(yīng)收賬款管理的幾點(diǎn)意識(shí)
(一)樹(shù)立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，積極做好風(fēng)險(xiǎn)防范措施
風(fēng)險(xiǎn)總是伴隨盈利而生，風(fēng)險(xiǎn)并不可怕，關(guān)鍵是如何控制，一旦產(chǎn)生損失，必須有止損機(jī)制，防止損失進(jìn)一步擴(kuò)大。業(yè)務(wù)部門不能急功近利，為賺取快錢，而忽略了業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的存在。
(二)普及資金成本意識(shí)，提高資金使用效率
向業(yè)務(wù)部門灌輸資金的時(shí)間價(jià)值意識(shí)，強(qiáng)化資金使用成本。在考慮選擇對(duì)業(yè)務(wù)盈利水平分析時(shí)，可將收入毛利率與資金時(shí)間成本以及貼現(xiàn)成本率進(jìn)行比較分析，決定是否應(yīng)該接受使用賒銷或匯票收款的業(yè)務(wù)委托。
(三)應(yīng)收賬款的分類方法
對(duì)應(yīng)收賬款分類進(jìn)行管理，可以使用一種或多種分類法混合使用，以期達(dá)到更好的管理效果。
1.賬齡分類法。即按應(yīng)收賬款的欠款時(shí)間劃分。在信用期內(nèi)的;超過(guò)信用周期的又可細(xì)分為，半年內(nèi)、半年至1年，1～2年，2～3年，3年以上的。針對(duì)不同期限的，采取不同的管理策略。
2.客戶分類法。可按重要客戶、普通客戶進(jìn)行劃分。成立業(yè)務(wù)項(xiàng)目的，項(xiàng)目小組負(fù)責(zé)定期報(bào)送應(yīng)收賬款動(dòng)態(tài)，以供領(lǐng)導(dǎo)層決策。
3.按業(yè)務(wù)板塊或地域分類。板塊負(fù)責(zé)人、某地區(qū)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人要明確各自的催收責(zé)任，保證催收措施落實(shí)到位。
三、提高應(yīng)收賬款管理的有效途徑
(一)加強(qiáng)合同簽訂環(huán)節(jié)的管理
在業(yè)務(wù)洽談階段，對(duì)收入毛利率和客戶欠款總額進(jìn)行把控，收入毛利率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于銀行貸款利率和客戶欠款達(dá)到一定額度的，不能接受該客戶的業(yè)務(wù)委托。
(二)在制訂公司信用政策時(shí)，以公司的資金狀況和承受能力作為主要考慮因素
當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信用政策作為輔助參考，確定信用期的時(shí)間長(zhǎng)度和信用額度。評(píng)定客戶信用等級(jí)時(shí)，綜合該客戶的貢獻(xiàn)率、回款及時(shí)率、經(jīng)營(yíng)情況、財(cái)務(wù)狀況和發(fā)展?jié)摿Φ雀鞣矫嬉蛩?對(duì)給予較優(yōu)惠信用政策的重要客戶需要進(jìn)行實(shí)地考察;對(duì)第一次合作的客戶，不適宜馬上給予最優(yōu)惠的信用政策。定期對(duì)信用政策的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，重新評(píng)價(jià)信用政策是否合適，滾動(dòng)地調(diào)整客戶信用等級(jí)。企業(yè)的信用政策只能內(nèi)部把握，對(duì)外簽訂合同協(xié)議時(shí)，合同結(jié)算條款的信用期最長(zhǎng)應(yīng)為一個(gè)月，這樣有利于企業(yè)保護(hù)自己的合法權(quán)益。
(三)明確對(duì)賬機(jī)制，規(guī)范對(duì)賬工作流程
商務(wù)結(jié)算應(yīng)掌握合同條款，對(duì)結(jié)算條款了然于胸;及時(shí)做好費(fèi)用對(duì)賬單，發(fā)給客戶核對(duì)確認(rèn)。應(yīng)收賬款對(duì)賬要做到準(zhǔn)確全面。設(shè)計(jì)好標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)賬格式，項(xiàng)目簡(jiǎn)要詳盡，按照單號(hào)、日期先后順序排列，不能有遺漏;產(chǎn)生合同額外費(fèi)用時(shí)，第一時(shí)間以書面形式通知對(duì)方，對(duì)方提出要求統(tǒng)一墊付，必須有書面確認(rèn)。賬單發(fā)出后要及時(shí)跟進(jìn)，核實(shí)對(duì)賬結(jié)果。應(yīng)收賬款的核對(duì)確認(rèn)工作應(yīng)當(dāng)留下痕跡，作為業(yè)務(wù)檔案的一部分。
(四)財(cái)務(wù)準(zhǔn)確登賬
商務(wù)與客戶之間核對(duì)無(wú)誤后，必須確保應(yīng)收賬款正確錄入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。財(cái)務(wù)可通過(guò)發(fā)票進(jìn)行管理，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中開(kāi)具發(fā)票，將由系統(tǒng)生成的業(yè)務(wù)聯(lián)系單同步掛賬導(dǎo)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)。如不需要開(kāi)具發(fā)開(kāi)票的業(yè)務(wù)，可在系統(tǒng)內(nèi)打印收據(jù)代替發(fā)票。
(五)運(yùn)用多種應(yīng)收賬款的分析手段，對(duì)運(yùn)費(fèi)欠款進(jìn)行系統(tǒng)的剖析
利用賬齡分析法，對(duì)應(yīng)收賬款款進(jìn)行劃分賬期，重點(diǎn)關(guān)注超過(guò)信用期較長(zhǎng)時(shí)間的欠款，因?yàn)槌跁r(shí)間愈長(zhǎng)回收的難度愈大。計(jì)算應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率，通過(guò)周轉(zhuǎn)率環(huán)比、同比分析，與行業(yè)橫向?qū)Ρ龋页鲋苻D(zhuǎn)率下降的原因，制訂出提高周轉(zhuǎn)率的相應(yīng)措施。
(六)定期召開(kāi)運(yùn)費(fèi)催收工作會(huì)議，通報(bào)應(yīng)收賬款的分析結(jié)果，包括企業(yè)整體運(yùn)費(fèi)欠款狀況、欠款規(guī)模和重大欠款客戶及催款釘子戶
按順序排列各業(yè)務(wù)板塊運(yùn)費(fèi)回收率，提醒回收率未達(dá)標(biāo)的業(yè)務(wù)部門抓緊催收。部署下一階段運(yùn)費(fèi)催收工作重點(diǎn)，合理分解催收計(jì)劃，保證催款工作落實(shí)到位。在實(shí)際催款工作中，應(yīng)熟練掌握多種催收手段，可大大提高催款工作成效。
1.電話催收。主要是掌握技巧，表達(dá)清晰。禮貌地提醒對(duì)方按照合同協(xié)議約定，欠款即將或已經(jīng)到期，提請(qǐng)對(duì)方及時(shí)付款。
2.發(fā)送催款函。催款函的要素包括欠款形成原因，發(fā)生的最初時(shí)間;按照合同協(xié)議約定，欠款已經(jīng)超期多長(zhǎng)時(shí)間。必須要讓對(duì)方確認(rèn)欠款，安排歸還欠款的具體時(shí)間。欠款超期較長(zhǎng)時(shí)間的，催款函措詞要強(qiáng)硬些。運(yùn)費(fèi)欠款的確認(rèn)，保證欠款在有效的法律訴訟時(shí)效內(nèi)。
3.直接上門催收。提前與對(duì)方約定到訪時(shí)間;委婉地詢問(wèn)對(duì)方不按期付款的原因和下一步付款計(jì)劃安排，讓欠款方感受到壓力。當(dāng)對(duì)方以多種理由推搪不肯露面時(shí)，可采用突然拜訪的方式。
4.利用外圍關(guān)系協(xié)助催收�？赏ㄟ^(guò)欠款方的貨主、供應(yīng)商或其他第三方幫助催款。如企業(yè)集團(tuán)公司成員，對(duì)同一個(gè)客戶有委托業(yè)務(wù)，通過(guò)向上報(bào)給上級(jí)集團(tuán)公司，由其協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各公司聯(lián)動(dòng)催收。
5.寄送律師函，明確告訴對(duì)方，請(qǐng)盡快支付欠款，否則將采用法律行動(dòng)。目的是給欠款方一個(gè)警告，提請(qǐng)對(duì)方及早歸還欠款。但是這樣的做法會(huì)導(dǎo)致雙方關(guān)系僵化，可能喪失以后業(yè)務(wù)合作機(jī)會(huì)，但相比采取法律行動(dòng)成本要低得多。
6.采取法律訴訟。在多次發(fā)送“律師函”仍不奏效、雙方僵持不下的情況，迫不得已的情形下才可采用。優(yōu)點(diǎn)是可通過(guò)法律途徑保護(hù)應(yīng)收賬款權(quán)利，延長(zhǎng)訴訟時(shí)效。但是法律訴訟耗時(shí)長(zhǎng)、費(fèi)用高，存在訴訟風(fēng)險(xiǎn)，如勝訴后欠款方因財(cái)產(chǎn)不足償還或無(wú)財(cái)產(chǎn)可執(zhí)風(fēng)險(xiǎn)。寄送律師函和法律訴訟前，必須經(jīng)過(guò)前面幾個(gè)步驟，做到要先禮后兵。采取法律行動(dòng)時(shí)，速度要快，保證對(duì)方有償還能力，切忌贏了官司賠了錢。
7.控單、控貨或留置貨物。對(duì)一次性業(yè)務(wù)或存在業(yè)務(wù)糾紛的，必須做到收款放貨(放單);業(yè)務(wù)糾紛標(biāo)的較大且難解決時(shí)，可留置貨物。
8.利用財(cái)務(wù)折扣加快應(yīng)收賬款的回收。財(cái)務(wù)折扣和商業(yè)折扣要設(shè)置相應(yīng)的授權(quán)審批程序，防止業(yè)務(wù)部門濫用。
9.做好收款核銷工作。參與物流業(yè)務(wù)的主體多樣性，有船東、貨主、物流商、第三方，費(fèi)用項(xiàng)目復(fù)雜，明確該費(fèi)用應(yīng)該由哪家負(fù)責(zé)，應(yīng)收賬款欠款主體清晰，委托別家付款的，要得到欠款方和受托代付款的確認(rèn)函。
10.將應(yīng)收賬款催收工作納入各部門年終績(jī)效考核。把運(yùn)費(fèi)回收率作為單獨(dú)的考核指標(biāo)，每季度進(jìn)行考核。計(jì)算超期欠款的資金成本沖減考核利潤(rùn);對(duì)業(yè)務(wù)部門收入采取收付實(shí)現(xiàn)制核算，對(duì)收入進(jìn)行調(diào)整，將未回收運(yùn)費(fèi)的收入剔除，待真正收到運(yùn)費(fèi)時(shí)，才能確認(rèn)收入。
11.按照應(yīng)收賬款的賬齡計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。超過(guò)三年的欠款，應(yīng)全額計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，并向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)作壞賬核銷處理，以便在稅前扣除。賬面上做了壞賬核銷，同時(shí)要做賬銷案存處理，記錄壞賬核銷記錄臺(tái)賬，保留對(duì)應(yīng)收賬款追收權(quán)利。應(yīng)收賬款收回后，應(yīng)及時(shí)核銷已計(jì)提的壞賬撥備。
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