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關(guān)于網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的需求和設(shè)計(jì)
辦公自動(dòng)化（簡(jiǎn)稱OA），是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關(guān)于網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的需求和設(shè)計(jì)，供大家參考閱讀，希望對(duì)你有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請(qǐng)持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
一、辦公自動(dòng)化
隨著科技、經(jīng)濟(jì)及社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，管理和辦公活動(dòng)的重要性日漸突出，引起了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者，管理學(xué)者以及技術(shù)人員的普遍重視。以信息化來管理，目前已經(jīng)是大勢(shì)所趨。辦公室也開始了以自動(dòng)化為重要內(nèi)容的“辦公室革命”，也稱為“管理革命”，其目標(biāo)是借助先進(jìn)的信息處理技術(shù)和計(jì)算機(jī)、手機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來提高辦公效率和質(zhì)量，將管理與辦公活動(dòng)納入到自動(dòng)化/現(xiàn)代化的軌道中。
二、傳統(tǒng)辦公模式面臨的問題
1.上級(jí)單位來文，辦公室簽收后，在單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)緩慢，效率低下;
2.內(nèi)部發(fā)文審批仍然采用手工方式，審批效率低。特別是領(lǐng)導(dǎo)出差，就要等到他回來后簽批，浪費(fèi)太多時(shí)間在等待簽字上;
3.領(lǐng)導(dǎo)簽批的文件，事后查閱困難;
4.組織機(jī)構(gòu)層級(jí)復(fù)雜，人員溝通不暢;
5.管理者不知道每天下屬都在做什么，完成了哪些工作，業(yè)績(jī)考核無依據(jù);
6.人力資源的浪費(fèi)，對(duì)公司的職員沒有詳盡的發(fā)展和培訓(xùn)記錄導(dǎo)致人才的難以發(fā)現(xiàn)和外流，以及對(duì)客戶的跟蹤訪問的措施欠缺形成客戶群的流失;
7.物質(zhì)資源的浪費(fèi)，通訊費(fèi)用大，溝通不良，辦公開支大，管理費(fèi)用高�，F(xiàn)在公司的辦公基本處于有紙辦公狀態(tài)，紙張消耗大，如各種打印，傳真紙的大量消耗;
8.知識(shí)資源的浪費(fèi)，如對(duì)以前的知識(shí)的管理的不完善和備份的不齊全致使以前的知識(shí)教訓(xùn)白白浪費(fèi)掉，豐富的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)無法共同分享交流，新員工上手速度慢;
9.工作資料、做好的文檔存儲(chǔ)凌亂、查找困難、泄密問題多;
10.具有強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)、手機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，就是不能有效地提高工作效率;
所有這些問題，制約著公司的進(jìn)一步發(fā)展，我們必須花大力氣去解決這些問題。
三、網(wǎng)絡(luò)辦公能夠解決的問題
1、提高工作效率�？焖贉�(zhǔn)確查詢文件資料 實(shí)行電子文檔管理，方便快速查找閱讀相關(guān)文件。而不用為找一份文件花上很長(zhǎng)時(shí)間，可隨時(shí)隨地調(diào)閱并打印出來，及時(shí)為您的決策提供參考。
方便領(lǐng)導(dǎo)同各級(jí)員工的交流與溝通 多種途徑、多種方式，使企業(yè)的管理者同企業(yè)員工保持有效、快捷的工作交流與信息溝通，排除了信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來的羈絆。
2、規(guī)范業(yè)務(wù)管理。監(jiān)控工作進(jìn)度，掌握工作狀態(tài) 及時(shí)有效監(jiān)控各部門工作進(jìn)度情況;實(shí)時(shí)全面掌控各部門的工作辦理效率狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)。系統(tǒng)將記錄每個(gè)工作完成流轉(zhuǎn)監(jiān)控狀態(tài)。
3、減少辦公開支，降低管理成本。節(jié)約紙張，節(jié)省時(shí)間，減少差錯(cuò) 相關(guān)資料的發(fā)送，任意指定收信人，直接傳送給所需人，而無需任何中間環(huán)節(jié)，無需打印出發(fā)給相關(guān)人員，縮短辦理時(shí)間，節(jié)省辦公開支，減少差錯(cuò)率，提高整體工作效率。
四、功能模塊設(shè)置
(一)通訊系統(tǒng)
1、郵件系統(tǒng)。首先我們需要一個(gè)郵件系統(tǒng)，目前個(gè)單位用到的Email比較多了，那么需要?jiǎng)?chuàng)建辦公系統(tǒng)主要中基于內(nèi)部交流的內(nèi)部郵件系統(tǒng)。類似于internet郵件的應(yīng)用，我們可以通過內(nèi)部郵件系統(tǒng)可以和組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部成員來進(jìn)行通訊。郵件的創(chuàng)建、接收、發(fā)送、閱讀、回復(fù)等等。
2、內(nèi)部短信。內(nèi)部短信比較類似我們用的即時(shí)通訊工具，比如QQ、msn，內(nèi)部短信系統(tǒng)比較適合內(nèi)部成員發(fā)一些比較短的話語，通過內(nèi)部短信進(jìn)行比較短的交流和留言。不管員工是否在線都可以發(fā)送短信。在線短信主要適用于發(fā)送即時(shí)短消息。同時(shí)避免其他通訊軟件廣告和游戲誘惑。
可以現(xiàn)在舉個(gè)例子，比如現(xiàn)在我們通達(dá)公司總部在北京，我們現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)在連云港，我們之間的信息交流許多都是通過內(nèi)部短信實(shí)現(xiàn)的，我們就不必要打長(zhǎng)途電話。
內(nèi)部短信能夠自動(dòng)彈出窗口，即時(shí)顯示出辦公系統(tǒng)的工作流、內(nèi)部郵件、公告通知、新聞等更新時(shí)都有內(nèi)部短信自動(dòng)提醒。
3、手機(jī)短信。手機(jī)短信模塊，我們辦公系統(tǒng)和手機(jī)有一個(gè)很好的互聯(lián)，可以通過辦公系統(tǒng)向組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部成員發(fā)送手機(jī)短信，同時(shí)手機(jī)短信和辦公系統(tǒng)很好的結(jié)合，如果你有些重要的工作和會(huì)議安排的話，可以通過手機(jī)短信發(fā)送，比如這個(gè)用戶出差了，有一個(gè)工作需要他來辦理，可以通過手機(jī)短信發(fā)送一條重要的通知，發(fā)送到他的手機(jī)上面，當(dāng)他看到這個(gè)手機(jī)短信，他就可以通過網(wǎng)吧或賓館的寬帶接口登錄到辦公系統(tǒng)來辦理這個(gè)工作。那么手機(jī)短信的方式可以保證重要的時(shí)間能夠及時(shí)地通知客戶，應(yīng)該說我們所有重要事情都可以和手機(jī)短信有一個(gè)很好的連接。
(二)信息共享平臺(tái)
1、公告通知。公告通知，以前我們的公告通知時(shí)寫在黑板上，或者由某一個(gè)人用電話一個(gè)一個(gè)告知，那么有了公告通知以后，你完全可以通過公告通知發(fā)布就可以了，就不需要那么麻煩了。
公告通知的發(fā)布人由系統(tǒng)管理員設(shè)定，被指定人員才有權(quán)限發(fā)布公告通知�？梢栽O(shè)定發(fā)布范圍，可以發(fā)布給所有人員，也可以發(fā)布給指定人員，還可以看設(shè)置有效時(shí)間，可以添加附件，查詢哪些人員看過了該公告通知，哪些人員沒有看到。
2、新聞�？赡軉挝焕锩嬗性S多新聞性的事件，可以通過OA上的新聞可以及時(shí)向單位員工進(jìn)行發(fā)布，作為新聞的話，向大家全部公開。員工登錄OA后，新聞就可以在桌面上顯示，組織成員看過新聞，還可以添加評(píng)論。
3、信息交流平臺(tái)。公告通知、新聞適合發(fā)布比較正式的信息，那么我們還需要內(nèi)部討論區(qū)、超級(jí)論壇給大家提供一個(gè)互相交流，自由發(fā)言的一個(gè)空間，比如說在這里可以設(shè)置各種各樣的板塊，如談天說地、輕松一刻、技術(shù)論壇、合理化建議、企業(yè)文化等等，可以指定參加人員，參加者就可以在這里自由地發(fā)表意見，還可以設(shè)定是否允許匿名發(fā)表。
還有網(wǎng)絡(luò)會(huì)議、聊天室也作為信息交流平臺(tái)的組成模塊
(三)公文收發(fā)
公文收發(fā)系統(tǒng)用于各個(gè)單位之間發(fā)送、接收函件、文件等，為各級(jí)管理部門提供了一套電子通訊的整體解決方案，為公文傳遞提供了一個(gè)快捷可靠的渠道，保證公文快速、準(zhǔn)確傳達(dá)，提高工作效率，節(jié)省人力物力�？梢宰孕性O(shè)置和管理群組，并加入短信提醒功能。發(fā)送公文時(shí)用戶可以決定是否需要短信提醒，可以看到公文被接收、閱讀、回復(fù)的進(jìn)展情況，對(duì)未接收、未回復(fù)單位系統(tǒng)直接給出提示，發(fā)送的公文需實(shí)時(shí)到達(dá)接收單位。
五、現(xiàn)代辦公的意義
現(xiàn)代化的辦公環(huán)境促進(jìn)了傳統(tǒng)的企業(yè)現(xiàn)代化的步伐，傳統(tǒng)的被稱為部門化的單位也都開始了現(xiàn)代化辦公的進(jìn)程。企業(yè)要督促員工認(rèn)識(shí)現(xiàn)代化辦公，因?yàn)樵谡w辦公流程中更多地把握方向和大局，細(xì)節(jié)需要依靠員工來執(zhí)行。所以現(xiàn)代化辦公條件實(shí)際上很大程度上是在幫助企業(yè)，那么企業(yè)就有義務(wù)和責(zé)任讓自己的員工也接受現(xiàn)代化辦公的理念，并一齊推動(dòng)現(xiàn)化辦公的實(shí)施。
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