怎么建立合同管理制度

　　怎么建立合同管理制度?下面小編就為大家?guī)�來建立合同管理制度的方法，歡迎閱讀。

　　建立合同管理制度的步驟

　　一、明確合同管理機構(gòu)

　　大、中型企業(yè)通過法律事務(wù)機構(gòu)作為統(tǒng)一的合同管理機構(gòu)，配備專職的管理人員進行合同管理是最佳選擇;小型企業(yè)則可指定某個綜合部門如計劃科、經(jīng)營科負責(zé)合同管理工作，并視需要配備專職或兼職的管理人員。

　　在合同管理體制上，應(yīng)采取統(tǒng)一歸口管理與分類專項管理相結(jié)合的形式。即由企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)全面負責(zé)企業(yè)合同管理的各項工作，對本企業(yè)的合同實行統(tǒng)一管理。同時，在企業(yè)的銷售、供應(yīng)、基建、技術(shù)、設(shè)備等有合同業(yè)務(wù)的部門，視需要設(shè)專職、兼職合同管理人員，分類專項管理本專業(yè)的合同。

　　二、明確合同管理機構(gòu)和人員的職責(zé)

　　根據(jù)有關(guān)法規(guī)、規(guī)章及現(xiàn)實生活中的做法，企業(yè)合同管理機構(gòu)、管理人員及合同承辦人員應(yīng)分別履行如下職責(zé)：

　　(1)合同管理機構(gòu)的主要職責(zé)

　�、僦贫ň唧w的合同管理制度;

　�、谛麄饔嘘P(guān)法律、法規(guī)和專業(yè)知識，總結(jié)推廣合同管理工作經(jīng)驗;

　�、鄢袚�(dān)直接管理的有關(guān)業(yè)務(wù)工作;

　�、軐彶楹贤�，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)，制止單位或個人利用合同進行違法活動;

　�、荼O(jiān)督、檢查有關(guān)部門簽訂、履行合同的情況，并定期向本單位負責(zé)人匯報;

　�、薮�表本企業(yè)參與合同糾紛的調(diào)解、仲裁或訴訟活動;

　　(2)合同管理人員主要職責(zé)

　�、賲f(xié)助合同承辦人員依法簽訂合同，參加重大合同的談判、起草與簽訂;

　�、趯彶楹贤�，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn);

　　③檢查合同履行情況，協(xié)助 合同承辦人中處理合同執(zhí)行中的問題和糾紛;

　　④會同合同承辦人員輸有關(guān)合同文書，并負責(zé)建立合同檔案;

　�、葜浦共环�合法律、法規(guī)規(guī)定的合同行為，并及時向合同管理機構(gòu)和單位負責(zé)人報告;

　�、抟婪▍⒓訉�合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。

　　(3)合同承辦人員的主要職責(zé)

　�、俅�理企業(yè)在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂、變更、解除合同;

　�、谔嵴堄嘘P(guān)方面審查其經(jīng)辦的合同;

　�、蹤z查所簽訂合同的履行情況;

　　④及時向合同管理人員通報合同在履行中發(fā)生的問題，并同時提出解決問題的意見和建議，必要時可直接向單位負責(zé)人匯報;

　�、菀婪▍⒓訉�合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟;

　　⑥保管好合同文本及與履行、變更 、解除合同有關(guān)的文件，及時交送合同管理人員歸檔。

　　三、建立健全企業(yè)各項合同管理制度

　　企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本單位的實際情況，制定各項合同管理制度。

　　(1)合同歸口管理制度

　　合同歸口管理制度即對企業(yè)合同實行由企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)全面、統(tǒng)一管理的制度。內(nèi)容包括確定合同管理機構(gòu)及其職責(zé);規(guī)定合同管理的原則和基本內(nèi)容;規(guī)定合同簽訂、履行、變更、解除的程序和要求;規(guī)定合同管理人員和合同承辦人員的崗位資格要求以及對合同管理人員與合同承辦人員的考核獎懲等。

　　(2)合同分類專項管理制度

　　企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)應(yīng)根據(jù)本企業(yè)合同的種類和特點，在合同歸口管理制度的基礎(chǔ)上，制定各類合同的分類專項管理制度。包括專項管理機構(gòu)和管理人員及其職責(zé);管理原則、程序和要求;對管理人員的考核、獎懲等內(nèi)容。

　　(3)合同授權(quán)委托制度

　　企業(yè)對外簽訂合同，應(yīng)由其法定代表人或法定代表人授權(quán)的代理人進行。未經(jīng)授權(quán)，任何人不得以企業(yè)名義對外簽訂合同。

　　法定代表人授權(quán)代理人簽訂合同，必須采用書面形式，由法定代表人簽發(fā)授權(quán)委托書，規(guī)定明確的授權(quán)范圍、代表權(quán)限和有效期限。

　　(4)合同的審查制度

　　合同的專業(yè)性、法律性很強，內(nèi)容復(fù)雜，特別是一些重大合同，能否正確地簽訂履行，對企業(yè)關(guān)系極大。因此，必須經(jīng)過審慎、嚴密的審查，方能對外簽訂。合同的審查制度就是規(guī)定企業(yè)各有關(guān)部門在合同審查中的職責(zé)、審查程序、審查內(nèi)容、審查標(biāo)準、審查時限，保證合同正確簽訂履行的制度。

　　(5)合同的公證制度

　　在訂立一些重大合同時，可依法辦理公證，以使合同更具合法性、證據(jù)力，使合同內(nèi)容趨于完備，為合同順利履行打好基礎(chǔ)。為此，企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度，加強對合同公證工作的管理。

　　(6)合同專用章管理制度

　　合同專用章是企業(yè)簽訂合同時專門使用的'印章。合同專用章使用管理制度的主要內(nèi)容包括：企業(yè)簽訂一切合同都必須使用合同專用章;合同專用章由專人使用、保管;合同專用章應(yīng)由合同歸口管理部門編號、備案;合同專用章刻制的申請、審批手續(xù);對濫用合同專用章或合同專用章管理不善的責(zé)任者的處理等。

　　(7)合同臺帳及統(tǒng)計報表制度

　　合同臺帳及統(tǒng)計報表制度，即建立合同管理臺帳及有關(guān)統(tǒng)計報表，對合同編號、標(biāo)的類別、標(biāo)的名稱、雙方當(dāng)事人、標(biāo)的的規(guī)格和數(shù)量、交付期限、執(zhí)行記錄、欠交數(shù)量等情況進行登記，以便隨時掌握合同訂立及履行情況。

　　合同臺帳主要有：合同執(zhí)行情況進度表;合同簽訂情況進度表。

　　(8)合同歸口檔制度

　　必須制定嚴格的歸檔制度，妥善保管合同。合同依法簽訂后，合同承辦人員應(yīng)將合同正本交單位合同管理人員保管，合同副本留承辦人員備用，必要時抄送、抄報有關(guān)部門;合同管理人員對已經(jīng)生效的合同要編號登記，逐個建立檔案，與合同有關(guān)的文書也要附在合同卷內(nèi)歸檔;履行完畢的合同，按會計檔案保管期限保管。

　　(二)直接管理合同業(yè)務(wù)

　　由企業(yè)合同管理部門直接管理的合同業(yè)務(wù)包括以下幾個方面：

　　(1)授權(quán)委托書的管理

　　簽訂合同的授權(quán)委托書是由法定代表人簽發(fā)的授權(quán)合同業(yè)務(wù)人員代表企業(yè)簽訂合同的資格證書。合同業(yè)務(wù)人員必須經(jīng)過嚴格的法律及合同業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)并考試合格，同時具備相應(yīng)的政治素質(zhì)，方可取得該委托書。

　　授權(quán)委托書必須明確代理人的姓名、單位名稱，代理事項、代理權(quán)限和有效期限，由法定代表人簽名并且加蓋企業(yè)公章。合同業(yè)務(wù)人員的授權(quán)范圍應(yīng)由企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)提出審核意見報企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人確定，還應(yīng)與業(yè)務(wù)人員的工作崗位職責(zé)相一致。授權(quán)委托書的印制應(yīng)由企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)統(tǒng)一管理。

　　合同承辦人員外出簽訂合同應(yīng)持有授權(quán)委托書，無授權(quán)或授權(quán)不明不能簽訂合同。

　　(2)合同專用章的管理

　　合同專用章的管理主要有以下內(nèi)容：

　�、俸贤瑢Ｓ谜碌目讨茟�(yīng)由企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)審查并經(jīng)企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，然后到當(dāng)?shù)毓�安機關(guān)辦理審批手續(xù)。

　�、诮�立合同專用章使用臺帳，對合同專用章的使用情況進行登記。

　�、劢�立相應(yīng)的合同專用章管理制度。

　　(3)建立合同管理臺帳及統(tǒng)計報表

　　企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)對直接起草、審查的合同，應(yīng)建立合同管理臺帳及統(tǒng)計報表，對合同簽訂、履行、變更、解除、糾紛等情況進行登記。

　　(4)對起草和審查的合同進行歸檔

　　企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)對起草和審查的合同應(yīng)交合同管理人員逐個建立檔案，與合同有關(guān)的文書、電報和圖表及企業(yè)法律顧問出具的法律意見書也要附在合同卷內(nèi)歸檔。

　　(5)宣傳合同法律知識，培訓(xùn)合同業(yè)務(wù)人員

　　合同業(yè)務(wù)人員，是企業(yè)經(jīng)營活動的主要經(jīng)辦人，必須掌握合同法律知識，懂得如何依法訂立、履行合同，如何正確解決合同糾紛。企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)應(yīng)結(jié)合國家普法教育，作好合同法及相關(guān)法律、法規(guī)的宣傳與貫徹工作。對從事合同管理及供銷工作的業(yè)務(wù)員，應(yīng)進行崗前學(xué)習(xí)培訓(xùn)。

　　(三)對合同管理情況進行監(jiān)督檢查

　　監(jiān)督檢查的內(nèi)容主要有四個方面：

　　(1)對合同法及有關(guān)合同法規(guī)、規(guī)章在企業(yè)中貫徹執(zhí)行的情況進行監(jiān)督檢查，對違法違紀的合同行為及時制止、糾正，以保證國家法律、法規(guī)的貫徹實施。

　　(2)對企業(yè)合同管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，對違反制度的行為及時制止、糾正，并嚴格考核，對合同管理中出現(xiàn)的新情況、新問題進行分析研究，不斷修改、完善各項合同管理制度。

　　(3)對簽訂、履行合同的情況進行監(jiān)督檢查，預(yù)防合同糾紛的發(fā)生，提高合同履約率。為了提高合同的履約率，減少合同糾紛，維護企業(yè)合法權(quán)益，企業(yè)法律顧問對企業(yè)合同的簽訂必須認真監(jiān)督檢查，嚴格把關(guān)，發(fā)現(xiàn)違法違紀、損害企業(yè)利益、社會公共利益的簽約行為，應(yīng)及時加以糾正和制止。合同生效后，要及時檢查履行情況。對履行中出現(xiàn)的問題，要及時調(diào)查處理。如果發(fā)現(xiàn)合同確實不能履行，應(yīng)及時采取補救措施，減輕或者避免損失，并按照法律規(guī)定追究違約者的責(zé)任。

　　(4)對合同糾紛的解決情況進行監(jiān)督檢查。合同發(fā)生糾紛時，企業(yè)法律事務(wù)機構(gòu)應(yīng)及時提出解決的辦法，直接或協(xié)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門進行處理，并對糾紛解決情況進行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)損害企業(yè)合法權(quán)益的行為，應(yīng)及時加以糾正和制止。

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