館藏期刊檢索結果存在的問題及對策研究
摘要：目前，國內有400多家高校圖書館在使用匯文文獻信息服務系統(tǒng)，但使用的效果卻良莠不齊，特別是在期刊文獻的管理中出現(xiàn)的問題又較多。文章通過對多家高校圖書館期刊書目檢索的結果進行分析，發(fā)現(xiàn)了多項共同的問題，仔細剖析其成因，并提出了對應的解決方案。
關鍵詞：匯文系統(tǒng);書目檢索;高校圖書館;期刊管理
計算機、網(wǎng)絡及一些圖書館管理軟件在圖書館中的廣泛應用，使手工檢索、手工借閱成為歷史，極大地方便了讀者，更為圖書館的資源共享提供了堅實的基礎�？v觀現(xiàn)今“211”高校圖書館所使用的圖書館管理軟件，主要有國內研制的匯文文獻信息服務系統(tǒng)、ILAS、MELINETS及國外的INNOPAC、UNICORN等，無論采用哪種管理軟件，宗旨永遠是方便讀者，提高讀者的服務質量，即“一切為了讀者”。
一、調查及統(tǒng)計
1.1 “匯文文獻信息服務系統(tǒng)”
“匯文文獻信息服務系統(tǒng)”是基于高校圖書館管理模式下，以江蘇省高校文獻保障服務系統(tǒng)(JALIS)為宗旨，面向網(wǎng)絡化、標準化、數(shù)字化、區(qū)域化的基本設計思想，使最終成型的系統(tǒng)充分體現(xiàn)了用戶功能模塊的完整性、界面的良好性、功能參數(shù)設置的靈活性等特點，并且具有強大的廣域網(wǎng)環(huán)境應用服務功能，在數(shù)據(jù)庫存貯級、應用檢索級、用戶界面級均實現(xiàn)了各種不同國際、國內標準與協(xié)議的應用，具有齊全的業(yè)務功能，如采訪、編目、典藏、流通、期刊、統(tǒng)計及系統(tǒng)管理等。其中連續(xù)出版物管理子系統(tǒng)，包含了期刊的訂購、簽到、催缺、下架、裝訂管理等一整套管理功能。
1.2 39所高校圖書館的調查結果
筆者于2014年10月5日―7日，通過網(wǎng)絡登錄江蘇南京范圍內的44所高等院校的主頁，以一名讀者的身份查詢各個高校圖書館的期刊館藏資源，除5所高校外其他39所高校均使用“匯文文獻信息服務系統(tǒng)”。這39所高校圖書館的調查結果統(tǒng)計見表1。
二、分析成因，解決問題
2.1 改名期刊作為兩種不同種期刊著錄
期刊改名(或更名)是期刊變化現(xiàn)象之一。據(jù)《中國期刊年鑒》統(tǒng)計，2001 年共有282種期刊更名，2003年共有305種期刊更名，2007年共有137種期刊更名。期刊刊名是圖書館征訂、著錄、登到、典藏及讀者檢索的主要依據(jù)，如果著錄時對更名期刊處理不當，機械地只看期刊的名稱，當成兩種不同的期刊著錄，割裂了原名期刊和改名期刊之間的聯(lián)系，那么就會影響到期刊上述系列的管理工作，同時還影響到編目的準確性和數(shù)據(jù)庫的質量，甚至影響到讀者對期刊資源的檢索利用。因此，將改名期刊作為兩種不同種期刊著錄是不正確的。按照《〈連續(xù)出版物著錄規(guī)則〉例釋》一書的闡釋，期刊更名或改名即“根據(jù)我國漢語及其他少數(shù)民族語言的特點，凡是題名有任何字或詞的順序的改變、增、刪，都應看作題名的改變”。連續(xù)出版物工作者一直認為，一種期刊不管經(jīng)過多少次改名，只要卷期號相連或者甚至重新開始新的卷期，也還是一個品種。這一觀點在按“集中反映”原則著錄的圖書館目錄中，可以得到強有力的證據(jù)。因為他們將各個改名都集中在一個最新或最老的題名下，因而就必然用同一個索取號，即使采用“分段反映”著錄法的圖書館，同樣認為只要卷期號相連接，改名以后仍然是一個品種。在一種期刊分為A、B兩輯，為了使索取號與品種的連續(xù)相一致，只對B輯的索取號做了改動，即在原有索取號后加“B”，而讓A輯繼承原有索取號。也就是說，在任何改名、合并改名、合并改出、分輯、分出的情況下，原有索取號必定有一個“繼承者”，以表示這個品種仍在出版。這種處理原則在當時完全是正確的。[1]
當然，期刊更名比較復雜，我們必須透過期刊的表面現(xiàn)象，弄清其來龍去脈，針對不同的情況去分別處理。有關期刊更名的著錄方法，圖書館界有許多館員都有著較深的研究，如相關的論文有：趙文華的《中文期刊更名的分析及其處理對策》、陳潔薇的《淺談期刊更名的著錄方法》、王靜華的《中文期刊的更名及MARC著錄》等。[2-4]
2.2 現(xiàn)刊館藏信息與過刊館藏信息同時存在
任何圖書管理系統(tǒng)的開發(fā)，都是基于成熟的圖書館管理的經(jīng)驗和理論，沒有也絕不可能是凌駕于圖書館或違背圖書館的實際工作，“匯文文獻信息服務系統(tǒng)”也不例外�，F(xiàn)刊館藏信息與過刊館藏信息同時存在，這是一個常識性的錯誤，這樣的檢索結果會讓讀者無所適從。
2.3 同一期刊存在多條Marc數(shù)據(jù)
我們在建立館藏中文期刊數(shù)據(jù)時，應力求所著錄的項目完整、準確、規(guī)范。對于一種期刊而言，其完整、準確、規(guī)范的Marc數(shù)據(jù)也只能是唯一的。如果同一期刊存在多條Marc數(shù)據(jù)，會造成以下后果：①讓讀者無法了解這種期刊確切、完整的信息。②館藏信息項可能會分散在不同的Marc數(shù)據(jù)下，影響?zhàn)^藏的查全率。③增加垃圾數(shù)據(jù)，占用服務器的內存。
2.3.1 成因。①訂購期刊時，導入的訂購Marc數(shù)據(jù)。目前各期刊供應商所提供的訂購信息數(shù)據(jù)僅包含ISSN、郵發(fā)代號、期刊名稱、出版頻率、單價、年價等一些信息，在數(shù)據(jù)轉入時也僅對應011、092、200、326等一些字段，對期刊其他的一些內容沒有過多的描述，而這樣導入的訂購Marc數(shù)據(jù)我們通常稱為簡Marc。②回溯建庫或新合訂本刊編目時，漏查重而重復編制或導入Marc數(shù)據(jù)。
2.3.2 解決方案。①在新增加期刊時，期刊供應商無法提供完整、準確的訂購信息數(shù)據(jù)時，我們就不可用供應商提供的數(shù)據(jù)，而應通過編制或導入完整、準確、規(guī)范的Marc數(shù)據(jù)作為我們新訂期刊的數(shù)據(jù)。②對于續(xù)訂刊我們應引用并適時修改已有的完整、準確、規(guī)范的Marc數(shù)據(jù)，不另外導入供應商提供的訂購信息數(shù)據(jù)。③回溯建庫或新合訂本刊編目查重時，應采取多途徑的`查重，只要認真仔細，漏查重現(xiàn)象是完全可以避免的。
2.4 其他問題
2.4.1 期刊的回溯建庫工作。《普通高等學校圖書館規(guī)程(修訂)》就定義了高校圖書館本身就是“教學和科學研究服務的學術性機構”，要求“高等學校圖書館應重視目錄體系建設，成為全校的書目數(shù)據(jù)中心;建立完善的文獻信息檢索系統(tǒng)，滿足用戶多途徑檢索的需求。”計算機及“匯文文獻信息服務系統(tǒng)”的應用只是給了圖書館現(xiàn)代化管理的一個平臺，其內涵還得要圖書館員們通過專業(yè)的知識及辛勤的勞動去建立，即回溯建庫的工作，建成書目數(shù)據(jù)庫。當然，要進行回溯建庫往往會產(chǎn)生如下的問題。①工作量大�；厮萁◣旃ぷ骶褪菍⒁延袌D書館的卡片式或書本式的目錄轉變成計算機使用的機讀目錄，其工作流程比較復雜。就一個圖書館而言，已有的期刊資源(指期刊合訂本)少則幾萬冊，多則十幾萬冊，要將這些期刊回溯、加工，將會花費很多的人力、物力。②對工作人員的要求較高。從事回溯建庫工作的員工，不但要求掌握圖書館的分類、編目專業(yè)知識，熟悉期刊文獻資源的特點，還要掌握著錄標準、標引規(guī)則、Marc格式及“匯文文獻信息服務系統(tǒng)”的各個模塊的使用等。③數(shù)據(jù)庫的維護是一項長期而艱巨的任務。一個有生命力的數(shù)據(jù)庫，就應該經(jīng)常維護使其成為制度化，以確保期刊數(shù)據(jù)庫的完整性、準確性。這是數(shù)據(jù)庫質量控制的重要環(huán)節(jié)。
2.4.2 計算機硬件和軟件系統(tǒng)的問題。計算機硬件的合理配置和軟件系統(tǒng)的正常維護是目前圖書館的一項比較重要的工作之一。①計算機本身的性能直接影響著數(shù)據(jù)查重、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉入等工作效率和速度。有時由于計算機的原因在數(shù)據(jù)錄入和轉入的過程中出現(xiàn)非人為的錯誤，如由于計算機硬件質量問題，操作中計算機經(jīng)常死機，造成數(shù)據(jù)丟失;不完整編目軟件系統(tǒng)如性能不好或功能不全，就不能產(chǎn)生高質量的機讀目錄數(shù)據(jù)。這些同樣影響建庫的速度與質量。②無法登錄圖書館主頁，或登錄主頁后無法查詢書目數(shù)據(jù)等現(xiàn)象，都和計算機硬件的配置、軟件系統(tǒng)的維護相關，嚴重影響了讀者的正常使用。
三、結語
隨著科技的不斷發(fā)展，一些高科技在圖書館管理中的應用，大大提高了圖書館的服務質量和水平。當然，任何高科技在圖書館的應用都不會也不能脫離圖書館的基礎工作，我們應當努力掌握圖書館工作的內涵和要求，在此基礎上將高科技的技術和手段應用到圖書館管理中，為圖書館服務，切不可本末倒置。同時，我們也要努力學習應用高科技的圖書館管理的成果，如上述的“匯文文獻信息服務系統(tǒng)”，挖掘系統(tǒng)的功能，結合圖書館工作的實際情況，把圖書館的管理工作推向一個更高的階段。
參考文獻：
[1] 吳龍濤，葉奮生.《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》例釋[M].沈陽：遼寧人民出版社，1986.
[2] 趙文華.中文期刊更名的分析及其處理對策[J].高校圖書館工作，2005(4)：80-82.
[3] 陳潔薇.淺談期刊更名的著錄方法[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2006(9)：110-111.
[4] 王靜華.中文期刊的更名及MARC著錄[J].圖書館建設，2006(6)：38-40.
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