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ERP實(shí)施中企業(yè)組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化問題
二、ERP 實(shí)施的基礎(chǔ)工作是重建企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程
1.組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的意義
隨著信息時(shí)代和知識經(jīng)濟(jì)社會的來臨, 要求企業(yè)具備更富有彈性扁平化的組織結(jié)構(gòu), 促使企業(yè)以更快和更靈活的方式滿足市場和顧客不斷變化的需要。我國企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)大多為金字塔式的職能型層次式組織結(jié)構(gòu), 且機(jī)構(gòu)臃腫, 人員繁多, 嚴(yán)重影響辦事效率。凡此種種顯然嚴(yán)重地阻礙了組織的發(fā)展, 應(yīng)當(dāng)由新型的扁平小組中心型流程式組織替代。我們應(yīng)建立更富有彈性的流動型組織, 組織的成員可以來自不同的部門, 也可能是企業(yè)外部的專家、顧問, 實(shí)際上企業(yè)管理已超越企業(yè)本身固有框架。ERP 系統(tǒng)正是要求企業(yè)建立富有彈性的扁平化組織結(jié)構(gòu), 對市場做出迅速敏捷的反應(yīng), 以適應(yīng)不斷變化的顧客需求和市場機(jī)遇, 從而建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢。隨著ERP 系統(tǒng)在我國的不斷發(fā)展和改良, 目前許多系統(tǒng)已具備高度的彈性可支持隨時(shí)調(diào)整的組織結(jié)構(gòu)。
2.組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的方法
ERP 實(shí)施的基礎(chǔ)工作是梳理現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程使之規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化, 以先進(jìn)的管理系統(tǒng)主導(dǎo)企業(yè)整個業(yè)務(wù)流程, 重新構(gòu)造各業(yè)務(wù)部門之間以及職能部門同二級單位的過程型工作關(guān)系和分工。ERP 軟件的業(yè)務(wù)流程從系統(tǒng)觀念出發(fā), 根據(jù)物流、資金流設(shè)計(jì)的, 取代了舊的信息采集、匯總、統(tǒng)計(jì)與傳遞等管理統(tǒng)計(jì)工作。舊的業(yè)務(wù)流程是按專業(yè)部門分工設(shè)計(jì)的,長久以來人們已習(xí)慣于按專業(yè)職能處理信息, 在信息采集、信息共享方面未建立整體的管理規(guī)則。ERP 的模塊跨越了傳統(tǒng)的部門界限, 因此, 需要企業(yè)業(yè)務(wù)從以職能劃分轉(zhuǎn)變?yōu)橐粤鞒虄?yōu)化重組, 需要許多部門甚至合作伙伴一起共享信息、協(xié)調(diào)工作, 從而使成本、質(zhì)量、服務(wù)和速度這些反映企業(yè)競爭能力的要素得以明顯的改善或提高, 以適應(yīng)市場競爭的需求。大量實(shí)踐表明, 企業(yè)ERP 只有在成功實(shí)施業(yè)務(wù)流程重組的基礎(chǔ)上才能獲得最佳經(jīng)濟(jì)效益。
3.組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化的作用
通過觀念重建、流程重建、組織重建, 使財(cái)務(wù)管理由原來的二級核算改變?yōu)橐患壓怂? 物資供應(yīng)實(shí)行“歸口管理、集中采購、統(tǒng)一儲備”, 并將二級庫存管理改為一級庫存管理, 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)核算上移和物資管理體制改革一步到位, 全面提升財(cái)務(wù)決策和物資管理的效率, 實(shí)現(xiàn)企業(yè)“扁平化”管理, 強(qiáng)化了企業(yè)內(nèi)部的相互監(jiān)督和相互促進(jìn)。
三、優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)和流程的原則及方法
1.雙向位移
在組織結(jié)構(gòu)優(yōu)化過程中首先要面對的是如何在原機(jī)構(gòu)設(shè)置的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)新的組織結(jié)構(gòu), 此時(shí)應(yīng)采取“雙向位移”的方法。首先, ERP 系統(tǒng)不只是一套應(yīng)用軟件, 其中融入和積淀了先進(jìn)的管理理念和方法, 所以管理要向ERP 系統(tǒng)靠攏, 找出現(xiàn)行管理與ERP 管理方法的差異, 改造企業(yè)現(xiàn)行管理, 盡可能使用系統(tǒng)所提供的管理方法。同時(shí), 當(dāng)企業(yè)實(shí)際無法向ERP 系統(tǒng)靠攏時(shí), 在不影響軟件系統(tǒng)完整邏輯的前提下, 修改系統(tǒng)適應(yīng)企業(yè)的特殊需求, 在進(jìn)行此類工作時(shí)的基本原則是要能提高企業(yè)整體管理水平, 增強(qiáng)企業(yè)競爭力, 不是簡單滿足某個部門或個人的工作習(xí)慣。
2.最高管理層支持
隨著工作的逐步深入, 由部門精簡、人員下崗、權(quán)利重新分配必然觸動一部分人的既得利益; 由于管理細(xì)化、績效考核必然有一部分人工作壓力、收入水平發(fā)生變化, 以及在新業(yè)務(wù)流程磨合過程中出現(xiàn)的部門、員工間的沖突和不適應(yīng),此時(shí)企業(yè)高層管理者必須下定決心、強(qiáng)力推進(jìn)、逐級負(fù)責(zé), 否則項(xiàng)目將有中途夭折的危險(xiǎn)。
3.簡單有效
在組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)中, 要貫徹“簡單就是管理”的原則。流程設(shè)計(jì)不是制作一件藝術(shù)品, 而是使這項(xiàng)管理的效益最大化, 不能片面追求嚴(yán)密, ERP 流程要注意簡單實(shí)用,復(fù)雜的流程也許更完善、更嚴(yán)密, 但成本肯定也更高, 同時(shí)由于項(xiàng)目工作量增加, 實(shí)施周期限制系統(tǒng)可靠性將受到影響。
四、ERP 實(shí)施后對企業(yè)內(nèi)部組織的影響
改革和信息化建設(shè)將不斷促進(jìn)企業(yè)員工轉(zhuǎn)變觀念, 樹立競爭意識、市場意識、管理意識; 強(qiáng)化基礎(chǔ)管理, 理順機(jī)構(gòu)職能, 精簡冗余人員, 同時(shí)為適應(yīng)現(xiàn)代管理手段的應(yīng)用要求加強(qiáng)人員培訓(xùn), 特別是信息化和現(xiàn)代管理方法方面的培訓(xùn)。
ERP 系統(tǒng)實(shí)施后將徹底改變各職能管理部門的工作方式和重點(diǎn), 使其擺脫過去的事務(wù)性、重復(fù)性工作, 有更多的精力深入管理工作。以財(cái)務(wù)工作為例, 從表面上看, ERP 的導(dǎo)入會使許多會計(jì)人員陷入“無事可做”的危機(jī)。但從深層次看,ERP 的導(dǎo)入本質(zhì)上是會計(jì)工作內(nèi)涵的新發(fā)展, 是會計(jì)工作的重心轉(zhuǎn)移, 即從以往對數(shù)字的計(jì)量與紀(jì)錄, 轉(zhuǎn)向?qū)π畔⒌募庸�、再加工、深加工。對這一會計(jì)作業(yè)新模式, 如果借用美國IMA 的話說, 就是“未來會計(jì)人員將不再扮演賬房先生, 而是企業(yè)咨詢者的角色。同時(shí), 會計(jì)人員提供企業(yè)咨詢、分析的價(jià)值將愈來愈受到重視。會計(jì)人員在組織中所占地位及扮演的功能也日益重要”。
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