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論如何把握公司的物流控制
【摘要】一個公司發(fā)展膨脹到一定的規(guī)模,公司的物流管理及控制已顯得越來越重要,傳統(tǒng)的“以人為本”的管理模式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能符合管理的要求,財務(wù)工作者如何擺正自己的角色并很快適應(yīng)公司的內(nèi)控需求、公司各高層人員又如何協(xié)調(diào)配合管理、公司的全員參與管理等等,已在當(dāng)代企業(yè)管理中引起很大的重視。
【關(guān)鍵詞】全面加強(qiáng)財務(wù)工作 采購管理 庫存管理
隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大及內(nèi)部控制的需求,各公司的財控工作已更進(jìn)一層滲透到公司的每一個角落,并已在實際工作中取得一定的成績。在公司財務(wù)控制中,物資管理問題已變得十分突出。本人結(jié)合各法規(guī)的學(xué)習(xí)心得及實際工作,針對物流控制的課題談?wù)劰P者的觀點:
一、全面加強(qiáng)財務(wù)工作
1.要有全面財務(wù)管理及實際操作經(jīng)驗的主管執(zhí)行此工作。他的做法及改革思路在很大程度上就代表公司財務(wù)管理的發(fā)展方向。同時要賦予他人相應(yīng)的職權(quán),以便開展工作。
2.財會部門的會計人員要明確分工,建立崗位責(zé)任制,做到人人有壓力,事事有人管。當(dāng)然同時應(yīng)建立相應(yīng)的激勵機(jī)制,這樣才有利于長期提高工作積極性,發(fā)揮每一個會計人員良好的職業(yè)道德作風(fēng)。
3.會計人員要做到所管轄的賬目、賬賬、賬物相符,及時保質(zhì)保量地上報各項財務(wù)報表,真實合法地提供各項財務(wù)數(shù)據(jù)。
4.認(rèn)真履行財務(wù)監(jiān)控職能,與相關(guān)部門建立好物資單據(jù)的交接、監(jiān)管、控制的管理體系,與物資設(shè)備管理部門、采購供應(yīng)部門、產(chǎn)品銷售部門要經(jīng)常溝通,及時協(xié)調(diào),形成制度。發(fā)現(xiàn)問題,做到有規(guī)可循、有章可依,嚴(yán)格按制度辦事。
5.加強(qiáng)成本核算,嚴(yán)格各種支出費用審計,定期搞好財務(wù)分析,及時反映資金物化運動中各環(huán)節(jié)情況,當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀。
二、加強(qiáng)采購管理
1.選擇合格稱職的采購人員。一個好的采購員既要了解公司的經(jīng)營和生產(chǎn),還要掌握原材料的性能知識,了解原材料的市場行情,熟悉財務(wù)制度。為加強(qiáng)控制,有關(guān)管理人員同樣要熟悉市場、銷售渠道及有關(guān)知識。發(fā)現(xiàn)采購人員有違規(guī)舞弊行為應(yīng)立即調(diào)離崗位,及時處理,甚至除名,決不姑息,決不能讓其在經(jīng)濟(jì)上占有任何便宜,并追究責(zé)任。
2.建立物資采購計劃和審批制度。公司在總體計劃的基礎(chǔ)上有具體的采購供應(yīng)計劃。具體物資采購時,應(yīng)嚴(yán)格按照“先申請、審批再采購”的原則辦事。無申報審批手續(xù)的,倉庫不予驗收,財務(wù)不予報賬,一切經(jīng)濟(jì)責(zé)任自負(fù)。“先斬后奏”的做法,要淘汰到底。否則,“例外”的事情屢禁不止。
3.加強(qiáng)采購質(zhì)量管理。要使公司的產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定,必須使用質(zhì)量穩(wěn)定的原材料。管理人員應(yīng)對常用的原材料按照公司的產(chǎn)品質(zhì)量要求制定標(biāo)準(zhǔn)采購規(guī)格,并分送采購員,供應(yīng)商,倉庫驗收員和有關(guān)管理人員。若采購員所進(jìn)物資質(zhì)量不符合標(biāo)準(zhǔn)采購規(guī)格所提出的物資質(zhì)量要求,倉庫可以拒絕驗收供應(yīng)商的貨物,并予以退回,經(jīng)濟(jì)責(zé)任自負(fù),或采取價格折讓的方式。
4.加強(qiáng)采購間隔時間和采購數(shù)量管理。物資采購數(shù)量應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)狀況和庫存量的變化來決定,科學(xué)地制定合理采購間隔時間和原材料采購量,對企業(yè)減少積壓、降低成本是至關(guān)重要的。基本原則是既保證原材料的充足供應(yīng)又無過多的剩余及過長時間的積壓。
5.采購價格的控制。原材料價格的高低直接影響公司直接成本和效益,應(yīng)做到貨比三家。在確定供應(yīng)商及價格前對市場行情進(jìn)行廣泛調(diào)查,以取得公平、公開、保質(zhì)、低價的效果。另外,不管采購的物品價值大小,首先要有索取增值稅發(fā)票的概念。索取增值稅發(fā)票也是降低成本的一個方面。
三、強(qiáng)化物資的驗收、儲存管理
1.建立嚴(yán)格的驗收制度。所采購物資按類別、規(guī)格、供貨單位、數(shù)量及破損進(jìn)行入庫前的驗收,并按物料編號開具收料單辦理入庫手續(xù),對加強(qiáng)物資控制是至關(guān)重要。手續(xù)雖繁瑣,不能隨意減而淡之。驗收員一定要按操作程序進(jìn)行驗收,驗收合格后要在有關(guān)賬單上加蓋驗收章并由采購員、質(zhì)檢員、驗收員簽字,以及主管人員同意賬單金額付款簽字,形成連鎖控制。 2.加強(qiáng)儲存管理。倉庫保管員對入庫物資井然有序地分門別類、擺放整齊,并定期檢查,及時整理。這樣可以克服庫房物資儲存管理的混亂,杜絕原料滯存時間過長變質(zhì)、偷盜丟失、私自挪用等不良現(xiàn)象的發(fā)生,保證企業(yè)成本控制,同時要建立健全有關(guān)規(guī)章制度,如貨品標(biāo)牌、保安、防火、衛(wèi)生等,進(jìn)行有效控制。
3. 堅持定期庫存盤點制度。庫存盤點能有效全面清點庫房的庫存物資,檢查原材料的實際存貨額是否與賬面額相符,及時發(fā)現(xiàn)問題,以便實施有效控制。有條件的情況下,要求每季對庫存進(jìn)行一次盤點,但至少一年要一次全面盤點。盤點工作必須有財務(wù)人員參加,盤點時應(yīng)對每一種庫存物資進(jìn)行實際點數(shù)。實際存貨數(shù)與賬面庫存數(shù)進(jìn)行比較,計算庫存短缺率,與公司規(guī)定的短缺率進(jìn)行比較,按規(guī)定進(jìn)行獎勵或懲罰。
四、加強(qiáng)物資發(fā)放管理
1.憑單發(fā)放。領(lǐng)料單上準(zhǔn)確地記錄庫房向各部門發(fā)放物資的數(shù)量、經(jīng)辦人員及領(lǐng)導(dǎo)簽批,嚴(yán)格執(zhí)行憑單領(lǐng)料有利于杜絕無單領(lǐng)料,少報多領(lǐng),控制庫房的庫存短缺,也有利于核算各部門的生產(chǎn)成本,控制原材料的種類和數(shù)量,減少各部門車間的積壓、耗費。同時領(lǐng)料單及時上報財務(wù)部,有利于財務(wù)核算、監(jiān)督。同時領(lǐng)料的用途要注明清楚,以便財務(wù)核算準(zhǔn)確,費用考核正確。
2.嚴(yán)格控制補發(fā)料。補料單要詳細(xì)注明其原因,并由主管領(lǐng)導(dǎo)簽批。由于用料等人為操作不當(dāng)造成的補料,應(yīng)追究他人責(zé)任,不可弄虛作假。
3.生產(chǎn)訂單完單分析。每月應(yīng)定期做完單分析,完工單要交財務(wù)部、生產(chǎn)控制、成品管理等相關(guān)部門。生產(chǎn)訂單數(shù)、實際投產(chǎn)數(shù)、合格品入庫數(shù)、不合格品數(shù)等逐一清楚,對提高投入產(chǎn)出率的分析及時提供了第一手資料。
4.提倡原材料主料盡用。雖然物料的領(lǐng)用控制是以生產(chǎn)訂單作依據(jù)的,但因為物料的包裝(如整卷、整筒、整包、整捆)等特殊原因可能造成主料有余,這時就應(yīng)提倡盡用,否則天長日久,余下的料就變成滯存料了,這樣還大大降低了生產(chǎn)成本及物料成本。至于可能與銷售部門所訂的銷售訂單收貨的正付比差造成了矛盾,但從公司利益出發(fā),公司部門之間是可以妥善處理的。
五、加強(qiáng)成品庫房管理
1.建立嚴(yán)格的成品入庫制度。強(qiáng)化成品入庫制度是保證公司生產(chǎn)的產(chǎn)品都能產(chǎn)生收入。成本控制固然重要,但企業(yè)產(chǎn)品若不能如數(shù)入庫,則企業(yè)計劃的預(yù)期收入就會落空,成本控制的效率就不能實現(xiàn)。放松這一環(huán)節(jié),就可能出現(xiàn)有的人內(nèi)外勾結(jié),鉆制度空子,使公司資金、利潤流失。很多公司花錢上了ERP或其他物流控制的系統(tǒng),只要按系統(tǒng)的要求操作,且嚴(yán)格有序,就能達(dá)到目標(biāo)。
2.嚴(yán)密的發(fā)貨制度。 發(fā)貨時,一定要認(rèn)真核對發(fā)貨單的品種、規(guī)格、數(shù)量,使之相符。一定要有提貨人簽字,并及時減少庫存賬。白條、欠款一律不予發(fā)貨,違者罰款。
3.定期盤點。盤點的程序與原料倉一樣。但盤點時間間隔應(yīng)比原材料短,還有的公司庫存商品存放多處,公司要做到有專人每月輪番抽盤。若出現(xiàn)貨品短缺,應(yīng)即刻追究原因及追加責(zé)任。同樣,任何工作不許個人或團(tuán)體弄虛作假,一旦發(fā)現(xiàn)有欺騙公司的行為應(yīng)立即處理。
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