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基于知識分享的企業(yè)員工的個人知識管理
論文關鍵詞：知識管理 企業(yè)員工 知識分享
論文摘要：結合知識管理的特點分析企業(yè)員工進行個人知識管理的必要性，并根據個人知識管理的實踐給出員工實施個人知識管理過程中可以采用的方法和途徑，為知識管理在工作過程中的應用提供了一種借鑒。并提出知識分享是實現知識管理的核心的學術觀點。
1 引言
隨著信息技術的飛速發(fā)展，知識的重要性被提高到了前所未有的高度。企業(yè)管理理論和實踐工作者也更積極地探索如何進行知識管理以面對知識經濟時代的挑戰(zhàn)和大好機遇。各行業(yè)對高素質人才的需求也日益增大，如何培養(yǎng)出多層次、實用型、應用型和具有國際競爭能力的人才，對企業(yè)而言是至關重要的，在知識經濟迅速發(fā)展的今天，企業(yè)根據自身特點，在工作過程中積累經驗并對各類知識進行有效管理，對于提高員工的積極性和創(chuàng)造力，提升企業(yè)的經營業(yè)績有很大的促進作用。本文分析了企業(yè)員工個人知識管理的必要性，探討了進行個人知識管理的方法，提出知識分享是企業(yè)員工進行知識管理的核心，以及如何進行知識分享。
2 進行個人知識管理的必要性
對于個人知識管理的概念，不同的學者從不同的角度對其進行了定義，筆者認為美國的Paul A. Dorsey教授提出的“個人知識管理應該被看作既有邏輯概念層面又有實際操作層面的一套解決問題的技巧與方法。”的描述更為普遍和通用。廣義上的個人知識管理的內容很寬泛，包括工作、生活、學習、娛樂等方方面面的內容，而本文所研究的企業(yè)個人知識也僅指員工在生產實踐、科技活動中所積累的有關知識，包括存儲在頭腦中的專業(yè)技能、實踐經驗和技巧等隱性知識，管理的主要目的就是獲取、整理、存儲以及共享這些知識，使其成為教師進行自我總結、提升和創(chuàng)新的基礎，并通過共享實現知識價值的最大化利用。下面先介紹一下員工進行個人知識管理的必要性。
2. 1業(yè)務知識的整理
一般來說，企業(yè)對一個工作任務進行幾年的實踐后，就會對該種工作的整體脈絡、主要內容、重點和難點都已非常清楚，而通常情況下，員工們除了根據需要對任務的計劃、使命和安排進行修訂和更新以外，每個階段任務的具體實施過程、遇到的問題以及解決的方法等實踐細節(jié)都沒有記錄下來，這樣導致很多實踐經驗和知識的流失。如果員工能夠通過一種方便的途徑以日志、筆記、心得體會或其它形式，記錄所在每個時間段工作內容的安排、關鍵點、容易出現的錯誤、加強更新和補充的知識點以及員工之間的交流經驗、工作技巧、學習技巧等，將實踐過程中的點點滴滴進行跟蹤和整理，并滲透到以后的工作實踐中，這對于顯著提高工作水平和質量以及專業(yè)領域的研究水平都有非常大的幫助，因為知識的不斷積累、整理和深化能使促進員工整個知識體系的逐步完善和系統(tǒng)化，同時，相待信息技術的發(fā)展日新月異，以及對企業(yè)核心競爭力的迫切需求，也要求員工必須緊跟行業(yè)發(fā)展步伐，不斷更新工作方法和實踐內容。
2. 2科技項目經驗的積累和傳播
企業(yè)的基本目標決定了企業(yè)在賺取利潤的同時，為了取得技術上的優(yōu)勢主導地位，必需參加大量科技項目研究與開發(fā)，以獲得企業(yè)可秩序發(fā)展優(yōu)勢，特別是大中型企業(yè)和高科技企業(yè)對此更加看重。一個完整的科技項目實施過程包括項目申請和需求分析、系統(tǒng)功能分析和詳細設計、開發(fā)方案選擇、編程實現以及最后的軟件測試和維護等多個階段，其中每個階段都涉及到大量的技術、方法和應用工具。要保證科技項目最終的實現質量和效果，除了遵循必要的科學規(guī)范和相應的標準以外，更多地要依賴于研究人員在各個環(huán)節(jié)具體實施過程中所運用的個人經驗和技巧。由于這些隱藏在個人頭腦中的寶貴知識財富屬于個人智慧和腦力勞動的成果，同時也是個人參與社會競爭的有利資本，進行傳播、交流和共享。對提高員工以及集體的科學研究能力和水平都非常有利的因素。
2. 3個人知識架構的自我更新
隨著企業(yè)的不斷發(fā)展變化，市場經濟發(fā)展程度的擴大使企業(yè)知識體系增多、范圍增廣、變化增快。對員工而言，知識架構越完整，就越能在業(yè)務上和專業(yè)上有所突破和創(chuàng)新，雖然難以對個人所涉及領域知識的掌握做到面面俱到，但不斷豐富和完善自我的知識體系還是非常必要的。在信息技術發(fā)展迅速的今天，員工不可能抱著原來的知識就能很好地完成某項工作，也不可能擁有一、兩項技術工具就能出色地完成各種工作或者企業(yè)的科學研究任務，因此借助一定的個人知識管理平臺，不斷調整知識架構、更新知識內容是企業(yè)員工必須堅持的自我提高過程。
由此可知，進行個人知識管理對員工而言尤為必要和迫切，它對于提升個人工作效率和工作質量、優(yōu)化知識結構以及競爭力有很大的幫助。
2. 4知識分享是企業(yè)員工知識管理的核心
知識分享指知識初始擁有者與其他員工之間交換知識的過程。知識分享作為企業(yè)知識管理的核心主要從三個方面表現:
(1)知識分享是知識管理的主要目的之一。知識是企業(yè)重要的無形資產。知識與別的資產相比最大的特點是它不會因使用而‘折舊’，不會因使用的人多而‘磨損’。相反，知識的價值隨著使用人員的增加而增加。在現代企業(yè)中獲取新知識的成本是非常高的，但分享已有知識的成本相當低。在分享知識的過程中，邊際成本越來越低，邊際收益卻往往越來越高。所以知識分享程度是衡量知識管理是否成功的最重要的標準。在企業(yè)，特別是現代企業(yè)，知識分享不充分的知識管理不可能是成功的知識管理。 寫
(2)知識分享是企業(yè)產生創(chuàng)新知識的重要手段和催化劑。企業(yè)知識可以分為兩個層面。一個層面是員工個人擁有的知識，另一個層面是企業(yè)作為整體擁有的知識。對企業(yè)而言，一方面，為了提高效率而不得不進行社會分工，員工日常工作接觸的知識面越來越窄;一方面，企業(yè)研發(fā)能力在科技競爭中所需的卻是整體的知識水平和能力。只有通過知識分享，個人的知識才能成為企業(yè)層面的知識。美國學者圣吉認為，知識是通過員工之間的溝通產生的。那Nahapiet和Ghoshal認為，知識的產生是員工相互交流和組合已有知識的結果。每個人的思維都有他自己的局限性。通過相互交流，人們往往能產生思想的‘火花’，創(chuàng)造出更好的新的知識。中國古代諺語“三個臭皮匠，勝過一個諸葛亮”就是這個道理。只有通過不斷的溝通和交流，才有可能創(chuàng)造出有價值的創(chuàng)新知識。
(3)知識分享是企業(yè)充分利用知識的前提。企業(yè)很多知識只有被相關人員分享后才能得到充分利用。例如，擁有很多重要發(fā)明專利的研究室發(fā)明了某種新的方法和新的發(fā)明。如果他沒有將這一方法或發(fā)明介紹推廣出去，則該方法或發(fā)明就沒有得到充分利用。另一方面，某些員工掌握的知識和信息對自己的工作不一定有很大的影響，但別的員工通過知識分享獲得這些知識后卻能對他們乃至整個企業(yè)工作有很大的幫助。
知識在企業(yè)中的作用過程劃分為知識產生一一知識分享一一知識利用等階段。這些階段有邏輯上先后順序的關系，但在實踐中它們并不是完全割裂開的。通過上面的分析我們不難發(fā)現，知識管理的核心是知識分享。無論是理論工作者還是實踐工作者都應該加強對知識分享的重視。
3 企業(yè)進行個人知識管理的方法和途徑
目前，關于知識管理的方法和步驟尚沒有一個統(tǒng)一的標準和規(guī)范可循，員工在進行個人知識管理時，要結合自己的知識管理內容和目標來設計管理方式，并選擇合適的工具以實現知識的有效管理和共享，下面對企業(yè)實施個人知識管理可以采用的方法和工具給出幾點看法。
3. 1知識的收集和整理
對于工作任務和科技項目開發(fā)知識，除了指導手冊、計劃大綱、工作日歷等傳統(tǒng)資源、員工在日常工作中及時記錄的工作日記、工作心得以及所開發(fā)項目形成的文檔和數據以外，員工獲得知識的途徑也非常多，例如網絡搜索引擎、電子圖書館等，通過它們可獲得電子期刊、電子書籍、網頁資料。知識的獲取在信息技術日益發(fā)展的今天相對較為容易，關鍵是如何管理好這些知識。
首先，員工可以規(guī)劃個人的知識庫。根據知識類別、存儲方式來收集和整理各類知識，例如可以按照工作、科研、個人綜合知識等大類進行劃分，如工作類可以分為計劃和實踐、參考資料、工作筆記、作業(yè)、任務信息等;科技類可分為項目管理、常用工具、參考資料、經驗技巧、開發(fā)心得等;而個人綜合知識可按照工作任務分類來建立自己所感興趣并從事研究的專業(yè)領域知識架構，其中每一項內容又可按資源類型分為文檔、數據表格、網頁鏈接和收藏、源代碼以及應用軟件等子類，并采用統(tǒng)一的命名規(guī)則為每一級目錄以及所包含的文件命名，以此形成具有分層、分級、便于檢索和管理的知識庫。
3. 2知識管理工具的應用
其次，便是知識管理工具的應用�！肮び破涫�，必先利其器”，這句話尤其適用于個人知識管理。由于員工需要管理的知識量很大，類型也很多，知識之間往往關聯不夠、檢索困難、而且信息繁冗，因此需要借助方便有效的工具。隨著信息技術的飛速發(fā)展，各類文檔、數據處理軟件層出不窮，為員工進行個人知識管理提供了多種方法和手段，除了利用傳統(tǒng)的Microsoft Office系列文檔編輯工具，以及Sybase,PowerBuilder, SQL Server:等數據庫軟件進行電子文檔和各類數據的編輯、存儲和處理以外，目前也出現了很多專門的知識管理工具，下面結合筆者的個人知識管理實踐，針對不同類型知識的管理工具各列舉一二。
3. 2. 1文本文件管理工具。文本文件的管理是員工進行個人知識管理首先要解決的問題，目前中文信息處理類的軟件非常多，其中之一如Neotoma軟件，它支持根據關鍵字、文件名稱等進行海量文本文件內容檢索的功能，以樹型結構的知識樹對資源文件進行分類管理并提供文件全名、關鍵字、摘要、所有者、收集日期時間、閱讀次數等必要的附加屬性，它還具有強大的文本編輯器，內置的郵件發(fā)送工具以及局域網即時通信工具可直接發(fā)送郵件和基于文本的即時交流，另外還有IE中文本自動保存功能等。這類軟件能成為員工管理存儲于個人電腦中的大量工作相關電子文檔的得力助手。
3.2.2項目相關的源代碼和資料管理軟件。軟件項目代碼和資料管理是大型工程專業(yè)或者高技術企業(yè)員工進行知識管理的又一項重要內容，不論是自己所開發(fā)項目的軟件代碼，還是收集并供參考和學習的其它有用軟件源代碼，都是一種重要的知識資源，源代碼管理軟件對代碼進行分類存儲并提供快速查閱等功能，能幫助員工節(jié)省很多時間和精力，舉個例子，如Notepad++軟件，它提供多種數據庫文件的支持，并通過目錄樹來管理代碼文件，可對C/C++、Pascal, Java,VB. Net, XML, HTML等程序語言進行“語法突出”和多窗口的方式顯示，另外還有高效的檢索和書簽等功能。類似的軟件還有Editplus, Ultraedit, CodeHelp, VB代碼管理器等很多功能齊全、方便實用的代碼管理軟件。
3. 2. 3網絡資源管理工具�；ヂ摼W現在已經成為教師獲取書本以外知識的一個非常廣闊的途徑，快速高效地搜索、存儲和管理包含所需要知識的網頁及其內容是知識管理的又一個重要工作，目前便于網上沖浪的高效率協(xié)助軟件也是種類繁多，Firefox就是其中之一，較傳統(tǒng)IE瀏覽器而言，這個開源瀏覽器不僅體積小速度快，而且具有如標簽式瀏覽、智能化搜索、加強的隱私及安全性能、實時書簽、下載便捷以及為網頁開發(fā)者所提供的能了解網頁運作詳情的工具等高級特征，另外，作為Firefox優(yōu)秀插件工具的ScrapeBook軟件，則補充了網上沖浪的記事本功能，可以隨時保存任何選中的內容。這類軟件的應用能幫助教師方便快捷地從網絡中獲取并管理知識。
以上只是簡單列舉了幾個可用于知識管理的工具實例，類似的還有很多其它優(yōu)秀的、方便實用的軟件，員工可根據自己的喜好、熟悉程度以及需要管理的知識內容和目標來選擇合適的工具，讓知識管理成為一件并不困難和費時費力的事，同時也能提高員工對個人知識管理的興趣和積極性。
除此以外，員工還可以發(fā)揮自身專業(yè)所長，設計并開發(fā)出能滿足自己需要的個性化知識結構，還可以建立信息數據庫或者信息交流的網站來加快相關知識的交流與更新。由此而言，企業(yè)員工特別是高技術企業(yè)員工在進行個人知識管理時具有很大的優(yōu)勢和便利性。
3. 3知識分享的實現
員工進行個人知識管理，除了提升自己的工作能力和研發(fā)能力，更重要的是將由此而獲得新的知識、項目研發(fā)經驗進行共享和創(chuàng)新，實現知識管理的真正目的和意義。知識分享作為知識管理的核心在企業(yè)有很大應用價值。知識共享的方式有很多種，除了常用的email 、Blog、各種信息數據系統(tǒng)等能實現員工之間點對點信息交流的網絡工具外，在企業(yè)內部建立專門的知識共享平臺并制定相應的激勵措施，鼓勵員工積極參與到資源共享和經驗交流中來是一種影響更為廣泛、效果更明顯的方法，因為知識共享所產生的效果能使每個員工的個人知識成十倍、百倍地增長并相互激勵和引發(fā)創(chuàng)新思維，同時促使員工隊伍在把握行業(yè)最新動態(tài)和技術、豐富研、發(fā)經驗、加強項目合作等方面有整體的提高。
進行知識共享的一個重要途徑就是建立知識地圖，知識地圖的概念最早是由布魯克斯(B. C. Brooks)提出的，知識管理中的知識地圖是指一種知識庫管理系統(tǒng)網絡技術相結合的新型技術，它并不是實際知識的載體，而是作為一個向導體現知識源以及知識源之間的關系，利用它，可以將企業(yè)所有員工的個人知識資源匯總起來，讓參與到知識管理和共享系統(tǒng)中的員工能方便地找到存儲和擁有所需要知識的載體和人，知識地圖在大型企業(yè)知識管理系統(tǒng)中已經有非常多的應用，目前應用范圍有擴大的跡象。
4 結語
目前，知識管理在許多企業(yè)和部門得到了廣泛的實施和應用，員工個人知識管理的實施對于促進整個企業(yè)內部系統(tǒng)乃至行業(yè)的發(fā)展都有不可低估的作用，很多企業(yè)和員工已經認識到這一點，并在努力探索這一過程的實施辦法，還有更多更好的經驗和途徑需要廣大各行各業(yè)企業(yè)和員工去摸索和實踐，共同交流才能最終提高知識管理水平。
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