構(gòu)建地方文獻(xiàn)回溯書目數(shù)據(jù)庫初探

　　地方文獻(xiàn)是公共圖書館館藏最具有特色和個性的藏書,隨著社會信息化的發(fā)展,各館開始重視構(gòu)建各種類型的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫,然而最基礎(chǔ)的書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)的進(jìn)展卻比較緩慢,即使是一些地方文獻(xiàn)工作開展得比較好的省級圖書館,也沒有建立系統(tǒng)、規(guī)范的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫,不能適應(yīng)形勢的需求,因此,加快地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫的建設(shè)勢在必行。

1　構(gòu)建系統(tǒng)的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫的意義

建立系統(tǒng)的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫,有著十分重要的意義:(1)有利于地方文獻(xiàn)工作的自動化管理,提高管理水平和質(zhì)量;(2)便于讀者快捷、準(zhǔn)確地檢索地方文獻(xiàn),使地方文獻(xiàn)得到更充分的研究和利用,促進(jìn)地區(qū)的現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展;(3)有利于圖書館比較全面、準(zhǔn)確地掌握館藏地方文獻(xiàn)資源的收藏情況,有的放矢地完善地方文獻(xiàn)的藏書體系;(4)為建立地區(qū)性地方文獻(xiàn)聯(lián)合書目數(shù)據(jù)庫,實(shí)現(xiàn)地方文獻(xiàn)資源網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和資源共享打下良好的基礎(chǔ)。因此,無論圖書館的地方文獻(xiàn)是集中入藏,還是分散入藏,都應(yīng)把地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫建設(shè)放在首位,在制作新入藏地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)的同時,也開展對所藏地方文獻(xiàn)進(jìn)行回溯編目,建立系統(tǒng)、規(guī)范的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫。

2　地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫的體系

完整系統(tǒng)的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫,其內(nèi)容涵蓋不同學(xué)科、不同載體的古今地方文獻(xiàn),全面反映某一地區(qū)科學(xué)文化的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展概貌,它是一個總書目數(shù)據(jù)庫。在構(gòu)建地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫時,可根據(jù)文獻(xiàn)類型、專題內(nèi)容、讀者需要或時限等標(biāo)準(zhǔn)劃分成多個分支書目數(shù)據(jù)庫。總庫與分支庫有機(jī)地結(jié)合起來形成一個完備的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫體系。這樣,既可更充分地體現(xiàn)館藏的特色和優(yōu)勢,也可滿足從總庫或分支庫的角度對地方文獻(xiàn)的多方位檢索要求。例如:廣東省立中山圖書館正在利用丹誠軟件構(gòu)建的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫,是由按時限劃分的圖書書目數(shù)據(jù)庫、期刊書目數(shù)據(jù)庫、報紙書目數(shù)據(jù)庫、縮微書目數(shù)據(jù)庫、地圖書目數(shù)據(jù)庫、圖片數(shù)據(jù)庫等多個分支庫組成,并建立了孫中山文獻(xiàn)專藏書目數(shù)據(jù)庫、廣東作家簽名本書目數(shù)據(jù)庫、廣東家譜書目數(shù)據(jù)庫、廣東地方志書目數(shù)據(jù)庫等一批專題庫。

3　構(gòu)建地方文獻(xiàn)回溯書目數(shù)據(jù)庫的特點(diǎn)

作為全館藏書體系中的特色專題書目數(shù)據(jù)庫,與其他文獻(xiàn)的回溯建庫相比,地方文獻(xiàn)回溯建庫要在更高起點(diǎn)、更高層次的基礎(chǔ)上構(gòu)建,回溯編目的要求也就更高、難度更大。這是由地方文獻(xiàn)內(nèi)容特點(diǎn)、文獻(xiàn)管理和利用的規(guī)律等決定的。

(1)地方文獻(xiàn)藏量豐富、內(nèi)容繁雜、學(xué)科覆蓋面廣、載體形式多樣。

(2)地方文獻(xiàn)收藏和管理方式各異,有的圖書館是集中入藏,以獨(dú)立的目錄組織體系進(jìn)行管理,有的圖書館是分散入藏,比較普遍的是解放后出版的地方文獻(xiàn)入專藏,古舊地方文獻(xiàn)分藏各書庫,需通過回溯建庫將分散入藏的地方文獻(xiàn)集中揭示和反映。

(3)地方文獻(xiàn)回溯建庫是以原始編目為主,套錄編目為輔。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成,使普通中西文圖書的回溯建庫,可以通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)機(jī)、光盤等多種方式獲取標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的機(jī)讀書目信息,其套錄編目的比例較大。而反觀內(nèi)容具有地域性、文獻(xiàn)類型多種多樣的地方文獻(xiàn),其中的古舊文獻(xiàn)以及占據(jù)相當(dāng)大比例的非正式出版物,多是各館特有的,因而在實(shí)際的回溯建庫過程中,能夠?qū)崿F(xiàn)套錄編目的文獻(xiàn)數(shù)量非常有限,大量的地方文獻(xiàn)需要依據(jù)文獻(xiàn)源進(jìn)行原始編目。

(4)地方文獻(xiàn)的讀者是以研究型、高層次的讀者群為主體,他們對文獻(xiàn)的需求有一定的專深度和廣度,因此,回溯編目必須根據(jù)地方文獻(xiàn)的內(nèi)容特點(diǎn),通過增加文獻(xiàn)著錄信息、加大文獻(xiàn)標(biāo)引的深度,全面、深入地揭示地方文獻(xiàn)所具有的特征和文獻(xiàn)價值,以滿足地方文獻(xiàn)特殊用戶的檢索需求。

4　地方文獻(xiàn)回溯建庫的模式

由于各館情況不同,不可能有一個完全統(tǒng)一的建庫模式. 鑒于地方文獻(xiàn)回溯編目的要求高,最為理想的模式是以文獻(xiàn)源本身為依據(jù)回溯建庫,一次性全面進(jìn)行。但工作量大,速度慢,在目前回溯建庫條件有限,特別是大多數(shù)圖書館的地方文獻(xiàn)編目人員只能應(yīng)付新入藏地方文獻(xiàn)編目的情況下,如果拘泥于此,書目數(shù)據(jù)庫的建成勢必曠日持久。我們認(rèn)為,回溯建庫可以分階段、分層次進(jìn)行,達(dá)到高質(zhì)高效的建庫目的。

4.1　地方文獻(xiàn)回溯建庫第一階段:建立初級書目數(shù)據(jù)庫

初級書目數(shù)據(jù)庫是以清點(diǎn)后的卡片目錄或本館原有的書目數(shù)據(jù)為基礎(chǔ),建立基本體現(xiàn)館藏的書目數(shù)據(jù)庫。

4.1.1　建庫步驟

回溯建庫以獨(dú)立的藏書體系的卡片目錄為依據(jù)。它要完成以下三部分內(nèi)容:(1)對藏書的清點(diǎn)與整理。選擇著錄項(xiàng)目最為完整、典藏記錄最為可靠的公務(wù)分類卡片目錄,以卡對書,清點(diǎn)的內(nèi)容只是從索書號角度核查一遍,做到書卡相符(包括復(fù)本數(shù)),有效地避免回溯書目數(shù)據(jù)與館藏不符的情況發(fā)生。對著錄項(xiàng)目、著錄格式、分類、主題等方面存在的非標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的問題暫時不進(jìn)行審校、補(bǔ)充。(2)輸入數(shù)據(jù)。以卡片目錄為數(shù)據(jù)源進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入,利用外來書目數(shù)據(jù)或本館原有書目數(shù)據(jù)進(jìn)行查重,有記錄的進(jìn)行套錄、修改,無記錄的則將卡片目錄轉(zhuǎn)換成機(jī)讀數(shù)據(jù)。(3)數(shù)據(jù)質(zhì)量把關(guān)。最大限度地減少由于錄入人員對著錄規(guī)則和機(jī)讀格式理解不同造成的格式錯誤和其他文字和標(biāo)識符的疏誤。

4.1.2　建庫成效

它作為一種過渡性的書目數(shù)據(jù)庫,回溯建庫更為簡便快速,建庫成效也可以較快反映出來:(1)完成地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)的采集,建成獨(dú)立的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫;(2)簡化讀者查閱地方文獻(xiàn)的方法,增加文獻(xiàn)檢索途徑,提高檢索效率;(3)地方文獻(xiàn)集中入藏的圖書館,新入藏的地方文獻(xiàn)可直接利用計算機(jī)編目,保證文獻(xiàn)標(biāo)引的一致性、系統(tǒng)性,避免手工查重的繁雜程序。

4.2　回溯建庫的第二階段:高級書目數(shù)據(jù)庫

高級書目數(shù)據(jù)庫是在初級書目數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上,以文獻(xiàn)本身為數(shù)據(jù)源,進(jìn)一步提高書目數(shù)據(jù)的質(zhì)量,建立起完整的、標(biāo)準(zhǔn)的、體現(xiàn)地方特色的地方文獻(xiàn)書目數(shù)據(jù)庫。

數(shù)據(jù)質(zhì)量的優(yōu)劣,直接制約著數(shù)據(jù)庫功能的發(fā)揮。由于初級書目數(shù)據(jù)庫主要依據(jù)卡片目錄或本館原有的書目數(shù)據(jù)進(jìn)行回溯建庫,書目數(shù)據(jù)不可避免地存在一些質(zhì)量和內(nèi)容揭示方面的問題。一方面,形成于不同時期、按照不同的著錄規(guī)則著錄的卡片目錄,其著錄內(nèi)容、標(biāo)引規(guī)范、詳簡級次等方面存在差異,也難免有這樣那樣的錯誤,如:著錄項(xiàng)目不全;多卷書、叢書集中與分散的處理不一致;書刊、報刊界限不明所致的誤分、重分、出版沿革不清等。另一方面,這些數(shù)據(jù)沒有根據(jù)地方文獻(xiàn)的特點(diǎn),深層次地揭示文獻(xiàn)的地方特性。因而需要在條件成熟時,根據(jù)文獻(xiàn)利用情況或以時限和文獻(xiàn)類型等確定建庫的先后順序,按現(xiàn)行國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審校、補(bǔ)充,并

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