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構(gòu)建和諧的檔案工作 從抓好基層單位人員交接開始
影響基層單位、一個系統(tǒng)乃至一個地區(qū)構(gòu)建和諧檔案工作的因素很多，其中做好交接是要素之一。2007年4月，國家檔案局下發(fā)了《關(guān)于加強對基層單位檔案工作監(jiān)督、指導(dǎo)的意見》，其中提到“基層單位的檔案人員普遍身兼數(shù)職，而且調(diào)動較為頻繁，這給基層單位檔案工作的發(fā)展帶來了一系列影響”。各級檔案行政管理部門不但深有同感，而且在緩解檔案人員“身兼數(shù)職、調(diào)動頻繁”的狀況方面十分乏力。因此，如何將由此產(chǎn)生的影響降到最低就成為當務(wù)之急，而其中解決好交接問題更是首當其沖，因為工作交接不力已經(jīng)令很多新任檔案人員飽受其苦，令單位的檔案工作深受其害，更使構(gòu)建和諧的檔案工作成為空談。
一、基層單位檔案人員調(diào)整和工作交接狀況
以北京市崇文區(qū)為例，2006年11月和2007年4月，崇文區(qū)檔案局先后兩次調(diào)查區(qū)屬單位檔案人員狀況，結(jié)果表明，半年之內(nèi)，全區(qū)110個單位中有20個單位更換了檔案人員，有的單位不只調(diào)整了一次，其中一個單位竟然四次換人。從第二次調(diào)查看，全部檔案人員中連續(xù)從事檔案工作不滿三年的有55人，相對專職的只有12人，兼職檔案員中以檔案工作為主的也不多。雖然《北京市實施〈檔案法〉辦法》規(guī)定了“各單位應(yīng)當保持檔案工作人員的相對穩(wěn)定”，但是，面對很多單位頻繁換人的局面，檔案局顯得束手無策，這就使規(guī)范檔案工作交接顯得尤為重要。
近年來的指導(dǎo)和檢查工作表明，檔案交接手續(xù)不正式、不嚴密，監(jiān)交工作不嚴格甚至不進行監(jiān)交的情況在基層單位普遍存在，致使新任檔案人員在相當長的時間內(nèi)不掌握本單位檔案工作的基本情況，如找不到檔案工作制度，不清楚各門類檔案的數(shù)量，不了解各年代檔案在庫內(nèi)、柜內(nèi)的分布，不掌握前任檔案員有多少沒有完成的工作，不知道全宗卷、編研材料為何物，個別單位甚至找不到檔案柜鑰匙，檔案工作長期不能納入正軌。更嚴重的是：新任檔案人員一接手就感到一頭霧水，在凌亂的局面中艱難起步，很容易挫傷工作積極性；檔案工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)工作貽誤時難以盡快補救；一些單位原本較好的工作基礎(chǔ)也由于多次換人且交接不力被“一代一代”地磨滅；檔案局檢查時，發(fā)現(xiàn)檔案去向不明等嚴重問題時難以確定直接責(zé)任人員，無法追究責(zé)任。另一方面，檔案行政管理部門需要隨時準備對新任檔案人員進行個別培訓(xùn)，反復(fù)指導(dǎo)頻繁換人的單位夯實工作基礎(chǔ)。這使其陷入被動應(yīng)付甚至疲于奔命的狀態(tài)，大大減少了調(diào)查、研究和解決新問題的人力投入，在一定程度上干擾了檔案事業(yè)整體發(fā)展計劃的執(zhí)行，進而對整個地區(qū)建設(shè)和諧檔案工作產(chǎn)生一定影響。
經(jīng)過調(diào)查分析我們不難發(fā)現(xiàn)，造成交接不力的原因來自領(lǐng)導(dǎo)和新老檔案人員等多個方面：①領(lǐng)導(dǎo)不重視，認為檔案工作交接僅僅是新老檔案人員之間的事，往往一聲令下，檔案人員立刻調(diào)整到新的崗位，并要求兩三天內(nèi)與接管人員交接完畢，新老檔案人員只得倉促交接，并且沒有安排專人負責(zé)監(jiān)交；②有的領(lǐng)導(dǎo)雖然重視交接工作，但是對其專業(yè)性和復(fù)雜性不夠了解，因而提不出具體要求，更沒有規(guī)定具體的交接手續(xù)；③有的檔案人員帶著情緒離崗或轉(zhuǎn)崗，或者對“枯燥”的檔案工作早已心猿意馬，聽到調(diào)整崗位的消息急于“甩包袱”，與新任人員草草交接；④辦理嚴格的交接手續(xù)實際上是對前一階段檔案工作的全面檢驗，而一些單位的檔案工作或多或少存在問題，檔案人員不敢或無法辦理正式交接手續(xù)；⑤由于檔案人員主觀原因或單位換人過于頻繁，檔案人員自身對本單位檔案工作全貌和檔案工作頭緒尚不清楚，沒有能力辦理嚴謹?shù)慕唤邮掷m(xù)；⑥一些人從心理上不愿意把自己的工作經(jīng)驗和成效與接任自己的人分享，因而交接時有意回避重要和關(guān)鍵問題；⑦個別檔案人員因病或緊急抽調(diào)到其他崗位等特殊情況，無法辦理交接手續(xù)；⑧新任檔案人員毫無經(jīng)驗，對應(yīng)當收什么、點什么、查什么一無所知，前人怎么交，自己就只能怎么接，看不出問題，更提不出問題。
二、規(guī)范基層單位檔案工作交接的具體建議
造成檔案工作交接不力的種種表面原因背后，我們應(yīng)該看到，最根本的原因其實是缺乏制度保障，缺乏良性運行的工作機制，缺乏規(guī)范的手續(xù)、有效的引導(dǎo)和檢查。檔案行政管理部門應(yīng)對自身工作查漏補缺，在監(jiān)督指導(dǎo)上有所作為，這樣才能從根本上解決問題。
�。ㄒ唬┺D(zhuǎn)換思路，從加強制度保障入手
工作交接在各行各業(yè)普遍存在，一般不外乎財、物交接和工作經(jīng)驗、方法的交接，其中財、物交接是實實在在的，往往成為交接的主要內(nèi)容。如果把“財”的交接具體化為會計工作交接，那么我國《會計法》對此做出了專門規(guī)定，而《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》對會計工作交接的責(zé)任、準備工作、正式手續(xù)和監(jiān)交要求等做出了更加詳細的規(guī)定。相比之下，作為“物”的“檔案”的交接在《檔案法》中沒有明確規(guī)定，《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》雖然規(guī)定了“機關(guān)檔案人員調(diào)動工作時，必須在辦完檔案移交手續(xù)后方能離開崗位”，但是過于籠統(tǒng)。
由于缺少具有操作性的規(guī)定，長期以來，嚴格進行檔案工作交接基本處于各單位自發(fā)狀態(tài)，交接效果的好壞主要依靠檔案人員的自覺。事實上只有少數(shù)單位由于領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案工作基礎(chǔ)扎實、人員得力，交接后工作平穩(wěn)過渡。多數(shù)單位調(diào)整人員后檔案工作雖未空崗，但實際工作難以銜接，一連幾度換人的單位的檔案工作則遭受“重創(chuàng)”。檔案局如果還是提出“要做好交接工作”的宏觀要求顯然不能解決來自領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員主觀方面的各種問題。因此，各級檔案行政管理部門應(yīng)當轉(zhuǎn)換思路，從被動依靠各單位自覺做好交接工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃佑贸晌牡闹贫冗M行約束和規(guī)范。
目前，《中華人民共和國檔案法》的修改工作已被國家檔案局正式提上日程，建議增加對做好檔案工作交接的規(guī)定，使這項看似簡單、瑣碎，其實關(guān)乎檔案事業(yè)全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展的工作有法可依。同時，地方檔案局應(yīng)制定本地區(qū)檔案工作交接的具體辦法，使主觀上愿意或不愿意嚴格進行交接工作的單位和人員都能夠在具體操作上有所遵循，做到手續(xù)嚴謹，責(zé)任明確，從而保證檔案工作的連續(xù)性，維護檔案的完整與安全。
�。ǘ┟鞔_職責(zé)，建立良性運行的工作機制
第一，單位檔案人員調(diào)動工作、離職、轉(zhuǎn)崗、臨時借調(diào)外單位工作或連續(xù)休假超過三個月的，都應(yīng)當在離開本崗位之前與接管人員辦清交接手續(xù)。其中檔案人員臨時被抽調(diào)或休假時，個別單位不安排臨時代管人員，嚴重影響了檔案工作的連續(xù)性。應(yīng)特別強調(diào)這種情況不但要有人代管，時間較長的還應(yīng)進行正式交接。
第二，檔案行政管理部門應(yīng)通過多種形式的宣傳，使各單位領(lǐng)導(dǎo)認識到檔案工作交接責(zé)任重大，手續(xù)繁雜，促使其為順利交接提供必要條件，如：有準備、有計劃地調(diào)換檔案人員，保證檔案工作不出現(xiàn)“空崗”、“斷檔”現(xiàn)象；將做好交接工作列入檔案人員的崗位責(zé)任制；根據(jù)本單位檔案數(shù)量為交接雙方安排充分時間；對于沒有辦清交接手續(xù)的檔案人員，不調(diào)整崗位，不予辦理人事調(diào)動和工資轉(zhuǎn)移等手續(xù)。
第三，交接雙方均應(yīng)有相對合理而明確的職責(zé)分工。
移交人員應(yīng)完成的工作主要有：核實檔案柜簽，清查柜內(nèi)檔案，使移交的檔案分門別類，排列有序；催還借出檔案，暫時不能歸還的注明情況；對檔案工作制度、檢索工具、現(xiàn)存和移出檔案的數(shù)量等情況逐項列表；核對全宗卷目錄，整理好全宗卷內(nèi)文件及需要移交的其他材料；檔案數(shù)量與目錄記載不相符的，檔案工作存在其他明顯問題的注明情況和原因；有尚未完成的檔案工作，應(yīng)請示領(lǐng)導(dǎo)明確下一步工作的完成人員。
接管人員則應(yīng)做好接交工作：學(xué)習(xí)有關(guān)文件，了解檔案交接工作規(guī)定和基本的檔案業(yè)務(wù)知識，了解本單位基本的歷史沿革、主要職能和內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置等情況；對移交人員開列的表格、單據(jù)和其他交接材料逐項核對，逐柜逐卷（件）核查檔案數(shù)量，對不明事項向移交人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)問明情況，必要時做書面記錄；抽查電子檔案和機讀目錄是否可讀；學(xué)習(xí)檔案管理軟件或數(shù)據(jù)庫、檔案安全保管設(shè)施設(shè)備的使用方法；向監(jiān)交人員報告接交的具體情況。
當移交人員因病或其他特殊原因不能辦理移交手續(xù)時，接管人員應(yīng)在到崗后立即清點核對檢索工具和檔案數(shù)量等重要項目，存在疑問的向移交人員或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)問明情況，并形成書面材料經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查簽字。
第四，任何行業(yè)中進行財、物交接，監(jiān)交工作都必不可少。檔案交接也應(yīng)該安排專人負責(zé)監(jiān)交。一般來說，檔案人員辦理交接手續(xù)，應(yīng)由檔案工作所在部門負責(zé)人監(jiān)交，而檔案人員同時為部門負責(zé)人的，應(yīng)由本單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)交。監(jiān)交人員應(yīng)堅持公平公正的原則，監(jiān)督交接雙方認真辦理交接手續(xù)并進行審查，防止交接工作敷衍了事或流于形式，杜絕弄虛作假的行為。
�。ㄈ┘毣掷m(xù)，加強監(jiān)督和檢查
國家關(guān)于檔案交接手續(xù)方面的規(guī)定只有《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T 13968—92），用于檔案室、檔案館移交和接收檔案，不適用于單位內(nèi)部人員交接。為使檔案工作交接制度得到真正落實，使檔案局的監(jiān)督檢查工作能夠有據(jù)可查，使執(zhí)法機關(guān)發(fā)現(xiàn)檔案丟失等違法行為時便于調(diào)查取證，檔案行政管理部門有必要統(tǒng)一并規(guī)范本地區(qū)檔案人員工作交接的文據(jù)格式。
交接文據(jù)可以包括如下表格：①交接總體情況登記表，記錄移交人員、接管人員和監(jiān)交人員的基本情況以及檔案工作制度、檢索工具、現(xiàn)存及移出檔案、全宗卷、基礎(chǔ)登記、檔案庫、柜鑰匙等核對和交接的基本情況；②檔案工作制度一覽表；③檔案檢索工具一覽表；④現(xiàn)存和移出檔案數(shù)量統(tǒng)計表；⑤未完成工作登記表。特殊情況在表中不便于填寫時應(yīng)另附詳細說明。每頁交接文據(jù)都應(yīng)有移交人員、接管人員和監(jiān)交人員的簽字。交接文據(jù)應(yīng)一式三份，一份交同級檔案行政管理部門或上級檔案業(yè)務(wù)主管部門，一份存本單位文書檔案，一份存全宗卷。
各單位調(diào)換檔案人員應(yīng)在雙方交接之前通知同級檔案局或上級單位檔案業(yè)務(wù)主管部門，檔案局或上級主管部門應(yīng)及時前往監(jiān)督檢查。對于無正當理由不按規(guī)定辦理檔案工作交接手續(xù)或在交接工作中弄虛作假的單位或者個人應(yīng)進行通報，造成檔案損失的依法對個人或者單位給予行政處分或行政處罰。
（四）有效引導(dǎo)，編發(fā)簡明學(xué)習(xí)材料
從目前情況看，檔案工作領(lǐng)域尚未實現(xiàn)先持證后上崗，絕大多數(shù)檔案人員是先被安排到檔案工作崗位，再參加培訓(xùn)取得崗位資格證書。因此，幾乎每名檔案人員接手時都對檔案工作一無所知。即使交接制度制定得再細致，手續(xù)規(guī)定得再嚴密，接管人員如果對檔案工作中常識性的概念不了解，也難以完成各項清點核對工作。檔案專業(yè)書籍（包括崗位培訓(xùn)教材）雖然不少，但是篇幅較長，檔案人員不可能在交接前的短暫時間內(nèi)完成自學(xué)，即使翻看了，恐怕也難得要領(lǐng)。因此，有必要專門為新任檔案人員順利交接編寫“入門概念和知識”，用通俗的語言和盡量短的篇幅解釋交接工作中必然遇到的專業(yè)問題，如全宗、全宗號、全宗卷、檔案門類、檢索工具、檔號、集中統(tǒng)一管理、各門類檔案歸檔時間、編研材料、常規(guī)檔案工作等等。
另一方面，工作交接中前任向后任介紹基本情況、傳授工作經(jīng)驗和方法也是十分重要的方面。前任的一句話、一個提醒往往能讓后任少走不少彎路。但是這方面的交接主要依靠移交人員的主觀愿望和能力，難以用制度去約束，用手續(xù)去落實。而移交人員出于各種原因能夠做到知無不言、言無不盡的并不多，接管人員又往往提不出問題。檔案行政管理部門可以結(jié)合檔案室的工作特點，替新任檔案員提些問題，如：本單位保管了幾個全宗的檔案？哪些門類的檔案？檢索工具有多少種，分別有多少冊？室藏檔案數(shù)量是多少？檔案起始時間與本單位成立時間是否一致？本單位曾移出了哪些檔案？現(xiàn)存檔案與移出檔案之和是否等于應(yīng)該歸檔的全部檔案？ 尚有哪些應(yīng)該歸檔而未歸檔的文件？本單位檔案有多少個存放地點？檔案庫、柜的鑰匙有多少套，由誰保管？檔案利用情況如何？編寫了哪些參考資料？近兩年本單位為檔案工作大約投入了多少經(jīng)費，用于哪些方面？近年來收到了哪些需長期執(zhí)行的檔案業(yè)務(wù)文件？本單位檔案工作或檔案人員獲得過哪些獎勵？接受了哪些檢查或評審？檔案工作還存在哪些突出問題？ 這樣的問題可以編成“工作交接應(yīng)問應(yīng)知”，幫助新任檔案員從前任那里最大限度地獲取信息和經(jīng)驗，盡快熟悉本崗位工作。
檔案行政管理部門應(yīng)通過一系列措施，使工作交接做到組織上有保證，制度上有規(guī)定，職責(zé)上有分工，手續(xù)上有記載，工作上有監(jiān)督，操作上有引導(dǎo)，使各單位檔案工作交接成為對前段工作認真盤點、查漏補缺的過程，從“越交越亂”變?yōu)?ldquo;越交越清”，最終使工作交接在建設(shè)和諧檔案工作的過程中不再成為障礙，而是成為檔案工作向前邁進的新起點。
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