高校職稱檔案完善計策
摘要：本文圍繞如何加強高校職稱檔案的建設，通過分析高校職稱檔案的內容、特點及其作用，提出了建立并完善高校職稱檔案的措施。
關鍵詞：高校職稱檔案，建設，管理
高校職稱檔案是高校教師、科研人員、教輔人員和管理人員學術水平、業(yè)務能力及工作業(yè)績等方面的原始記錄，能為學校知人和用人提供重要依據(jù)，是高校人事檔案工作的一個重要組成部分。近年來，隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展和日愈頻繁的人才流動，更需要各高校大力加強職稱檔案的建設。
一、高校職稱檔案的內容與特點
1.1高校職稱檔案的內容高校職稱檔案是指學校在各項職稱評審活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、音像等歷史記錄。主要包含以下三方面內容：
1.1.1各類職稱文件：包括來自上級主管部門，如國家教委、省教育廳及人事廳等部門下發(fā)的有關職稱管理的文件和各種資格審批通知，高校內部職稱工作中形成的具有保存價值的文件材料，如高校內部職稱評審管理條例，評審、聘任和考核條例，職稱評審通過人員獲得資格名單和聘任文件，申報晉升職稱人員公示、答辯記錄，各級評委會會議記錄和投票結果，前人對職稱工作的認識、建議和經(jīng)驗總結，兄弟院校之間參觀、交流的經(jīng)驗材料等。
1.1.2個人申報材料：主要指專業(yè)技術人員的教學和科研業(yè)績�？蒲袠I(yè)績包括科研成果、論文、論著，送審代表作評價意見，主持或參與科研課題數(shù)量和到位經(jīng)費，專利申報，成果推廣和所獲獎項。教學業(yè)績包括教學科目、教學課時，學校對教師授課的教學評價意見，教學獲獎情況。另外還有各種學歷、學位證書，專業(yè)技術資格證、聘任書、年度考核表、全國職稱外語統(tǒng)一考試成績單、計算機應用能力考試成績單、繼續(xù)教育證，各類獲獎榮譽證書等。
1.1.3各類申報表格：包括專業(yè)技術職務申報評審表、大中專畢業(yè)生初次認定專業(yè)技術職務認定表、專家對晉升人員代表作的評價意見、專業(yè)技術資格審批表、專業(yè)技術任職考核表等。
1.2、高校職稱檔案特點
1.2.1真實性：申請晉升職稱人員提供的所有學歷、資歷、教學、科研等材料需經(jīng)所在單位審核并公示七個工作日，然后由教務、科研、人事等部門核實，最后遞交給學校各學科專家、各級評委，再一次對申報者材料進行審核和評議。如果申報者獲得申請資格，高校還必須利用網(wǎng)絡或張貼通知公示七個工作日，接受群眾監(jiān)督，因此，這些原始材料具有真實性。
1.2.2實用性：專業(yè)技術人員檔案是專業(yè)人才資源的信息庫，具有信息集中、系統(tǒng)、準確、全面的特點，不僅能為評聘、晉升專業(yè)技術職務提供依據(jù)，還能為開發(fā)人才、培養(yǎng)人才、合理利用人才和本科高校教學水平評估提供重要信息，也是學校年鑒和歷史人物傳記等歷史資料的寶貴材料，為高校教學、科研服務，同時也為學校領導全面考察和使用人才提供可靠依據(jù)。
1.2.3保密性：職稱評審材料大多數(shù)具有一定的保密性，如單位評價意見，專家對申請人代表作的鑒定意見，各學科組、各級評審委員會評價意見及投票結果，評議過程中評委對申請者是否符合晉升條件的綜合性和結論性的評價意見都需要嚴格保密，不宜隨意外泄。
1.2.4多樣性：高校聚集了各行各業(yè)的專家，涉及的職稱系列復雜多樣，有教師、科研人員、教育管理人員、實驗技術員、工程技術人員、會計專業(yè)人員、統(tǒng)計專業(yè)人員、檔案專業(yè)人員、圖書專業(yè)人員等，由于申請不同系列職稱有不同的學歷、資歷、業(yè)績水平的要求，所以提交的材料也因人而異，復雜多樣。
二、高校職稱檔案與人事檔案的區(qū)別
2.1相同點：高校職稱檔案與人事檔案都是以個人為立檔單位，二者間存在相互聯(lián)系、交叉和滲透的關系，并有內容上的部分重復和雷同，而且，材料的形成都是以原始、真實、精確和濃縮的方式記載。
2.2不同點：人事檔案是記載個人經(jīng)歷、政治歷史、工作業(yè)務能力、學識及專業(yè)特長、職稱及職務、政治面貌、獎懲、工資、離休和退休等情況，全面展示和概括個人各階段、各方面的具體狀況。而高校職稱檔案具有一定局限性，主要是針對專業(yè)技術人員的教學、科研情況以及與教學、科研有關的一切業(yè)務情況的記載材料，較多材料和內容都來自教學和科研檔案，可直接反映學校的教學、科研及管理的動態(tài)、實力和水平。
三、高校職稱檔案的作用
從微觀上講，高校職稱檔案主要反映了每個教師的業(yè)務能力、學術水平和工作業(yè)績;從宏觀上講，主要反映了學校師資狀況、科研能力和辦學水平。它的作用具體表現(xiàn)在以下四方面：
3.1信息源作用。一份高校職稱檔案是一位教師教學、科研情況的'真實寫照，而多個或全部教師職稱檔案，就構成了學校完整的或重要的人才信息庫，即可為學校正確評估教師隊伍，嚴格教學管理，尋找辦學路子，明確辦學方向提供能力和教學水平信息支持。同時，目前學校實行崗位聘任制，也需要這些檔案提供可靠信息。
3.2評價作用�？陀^、公正的評價每一位教師是學校領導實施科學管理的前提。由于高校職稱檔案能真實地反映教師業(yè)務能力，因此，依據(jù)完整的高校職稱檔案材料就能比較客觀、準確地評價出一個教師教學成績的大小、學識水平的高低、科研能力的強弱。
3.3憑證作用。教師生活和工作都離不開檔案，職稱材料是教師合理流動的“通行證”和“身份證”。辦理工作調動、申請出國、進修學習、攻讀學位、工資調整、晉升職務、醫(yī)療保險、退休等手續(xù)時都離不開職稱證明。
3.4服務決策作用。高校職稱檔案的建立與管理，能為單位選拔人才提供可靠依據(jù)。通過調閱教師的職稱檔案，可以全面了解教師的學習、工作情況，進而為領導決策服務。
四、建立高校職稱檔案的措施
4.1增強檔案意識，建立健全運行機制。首先，要從建立高校職稱檔案的管理機制人手，明確一名人事部門領導分管高校職稱的業(yè)務工作，并在條件許可的情況下，建立高校職稱檔案室，實行專人專管。要向廣大教師和教學、科研單位宣傳建立高校職稱檔案的重要性，增強他們的檔案意識，讓他們理解、支持并協(xié)助管理人員搞好此項工作，應在全校(院)范圍內形成主動收集、自覺上交應歸檔材料的良好氛圍和科學的運行機制;其次，要建立健全各項規(guī)章制度，使檔案材料的收集、整理與歸檔工作有章可循，步人制度化、規(guī)范化管理軌道。
4.2提高檔案管理人員素質。人員素質的高低直接影響高校職稱檔案工作質量的優(yōu)劣，因此要求檔案人員既要有檔案管理方面的知識，又要有職稱管理方面的專業(yè)知識，并要掌握較先進的現(xiàn)代化管理技術。這就需要現(xiàn)有工作人員通過培訓、自學或與高校同行之間相互交流等方式，增強其理論知識和實踐能力，提高綜合素質培養(yǎng)。另外，無論是專、兼職的檔案人員都應有高度的責任心、事業(yè)心，需要有扎扎實實、任勞任怨的工作作風和默默無聞的奉獻精神。
4.3加強規(guī)范化管理
4.3.1注重材料收集工作。人事檔案中的專業(yè)技術職稱評定申報評審表，大中專畢業(yè)生初次認定專業(yè)技術職務認定表，專業(yè)技術人員年度考核表，上級部門和學校下發(fā)的職稱文件，以及各種各級職稱會議記錄，學院、學科組、高評委投票統(tǒng)計表等材料是非常重要的。檔案管理人員在收集整理時應認真檢查，一旦發(fā)現(xiàn)歸檔材料有所遺漏，應及時尋找，以確保檔案完整。
4.3.2注重整理工作。按專業(yè)或科目分類、整理、歸檔，力求以客觀事實為依據(jù)，做到客觀、公正、公平，有目的地進行篩選，去粗取精。
4.3.3加強保管工作。近幾年隨著高校規(guī)模的擴大，流動人員日益增多，教師數(shù)量迅速增長，人事檔案等各類檔案的轉遞也日趨頻繁。對檔案的借閱、調檔等要建立相應的制度，嚴格履行手續(xù)，做好檔案的保管工作。
4.4采用先進的現(xiàn)代化管理手段。要開發(fā)高校職稱檔案的管理軟件，運用計算機將學校各類專業(yè)技術人員按年齡、學歷、工作業(yè)績等諸方面進行結構比例分析，作出表格或圖表，為學校搞好專業(yè)技術人員業(yè)務考核利用做準備，為專業(yè)技術人員的管理提供保障，同時也為業(yè)務考績檔案的開發(fā)利用做準備。
4.5重視開發(fā)利用工作。職稱檔案作為高校的人才信息資源，是高�？萍假Y源儲備的重要形式，應高度重視它的開發(fā)利用，充分發(fā)揮它的憑證作用。要鼓勵檔案管理人員利用先進的管理手段，深入整理加工，創(chuàng)造靈活多樣的利用方式，積極開發(fā)和提供各類信息資源，將不屬于保密范圍的部分內容向個人公開，積極主動提供社會服務，使職稱檔案直接服務于人才的開發(fā)和利用，并為學校領導全面考察、培養(yǎng)和提拔優(yōu)秀人才提供科學依據(jù)。
參考文獻：
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