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淺談建造企業(yè)秘書(shū)的服務(wù)對(duì)象
論文摘要： 學(xué)習(xí)秘書(shū)學(xué)理論，加強(qiáng)秘書(shū)綜合素質(zhì)，發(fā)展秘書(shū)的空間把秘書(shū)學(xué)應(yīng)用到實(shí)際工作中，提高服務(wù)能力。從通曉中文、政治、寫(xiě)作、進(jìn)一步對(duì)經(jīng)濟(jì)、法律、心理學(xué)、國(guó)家政策、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。進(jìn)行學(xué)習(xí)應(yīng)用，從中補(bǔ)充行政管理、企業(yè)管理、市場(chǎng)管理、人力資源，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)特別是公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)，以應(yīng)付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹(shù)立單位良好形象，是內(nèi)外公眾對(duì)一個(gè)企業(yè)單位的印象和評(píng)價(jià)。隨著國(guó)家對(duì)西部的開(kāi)發(fā)，與世界的市場(chǎng)接軌。
論文關(guān)鍵詞： 提高秘書(shū)的素質(zhì); 體現(xiàn)服務(wù)能力; 快速傳遞信息
秘書(shū)學(xué)理論知識(shí)具備超學(xué)科、軟學(xué)科、橫斷學(xué)科、綜合學(xué)科、比較學(xué)科，綜合應(yīng)用提高辦事效率，秘書(shū)學(xué)的發(fā)展過(guò)程中不斷創(chuàng)新，對(duì)施工企業(yè)的日常工作進(jìn)行換位思考，理論與工作實(shí)際完全不同，就需要我們進(jìn)行探索研究，秘書(shū)學(xué)的主要內(nèi)容進(jìn)行改革;1。從偏重辦文辦事，轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事，又出謀獻(xiàn)策。必須在我們自己的職責(zé)范圍內(nèi)為領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的決策信息，不是自作主張;2。從收發(fā)傳遞信息，轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息;處理事務(wù)項(xiàng)目員工認(rèn)可，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可，不是走過(guò)程;3。從單憑我們的經(jīng)驗(yàn)主義轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理，理論聯(lián)系實(shí)際，及良好的企業(yè)管理制度，科學(xué)管理都必須滿足實(shí)際要求;4。從被動(dòng)的服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。主動(dòng)服務(wù)講究效率，服務(wù)與企業(yè)，服務(wù)與職工、服務(wù)是秘書(shū)的天職，建筑企業(yè)項(xiàng)目辦公室是公司直接控制傳達(dá)信息的窗口，必須快速準(zhǔn)確的隨時(shí)保持聯(lián)系。秘書(shū)要有良好責(zé)任心，不卑不亢不斷創(chuàng)新進(jìn)取，積極樂(lè)觀的思想作風(fēng)。
辦公自動(dòng)化等網(wǎng)絡(luò)熟練的掌握應(yīng)用。使無(wú)紙辦公，節(jié)約成本是從小事做起，多媒體傳遞信息，電子郵件，電子會(huì)議等，隨著社會(huì)信息化發(fā)展，建筑企業(yè)現(xiàn)場(chǎng)使用網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)控、以及采用先進(jìn)的RFID射頻識(shí)別技術(shù)，對(duì)隧道作業(yè)人員定位提高安全管理，結(jié)合從事的秘書(shū)類型不同，必須提高綜合辦公效率，多媒體的性能，及電子檔案必須具有先進(jìn)安全的技術(shù)和設(shè)備。倡導(dǎo)綠色辦公，對(duì)辦公設(shè)備制定合理的管理制度，科學(xué)管理設(shè)備的操作、維修、保養(yǎng)。正確的操作方法是必須掌握的基本常識(shí)。
公文管理不僅遵循嚴(yán)格的公文格式，而且對(duì)發(fā)文程序嚴(yán)格控制。控制文件的程序性，實(shí)事求是與時(shí)俱進(jìn)對(duì)突發(fā)事件能冷靜快速正確的做出上報(bào)負(fù)責(zé)部門(mén)，根據(jù)情況形成書(shū)面材料。按領(lǐng)導(dǎo)或組織的意圖進(jìn)行擬稿，對(duì)擬好的初稿進(jìn)行核查，進(jìn)一步有負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)簽寫(xiě)發(fā)文的具體意見(jiàn)。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿形成政力責(zé)任。公文正式印制前有辦公室發(fā)文，發(fā)文部門(mén)進(jìn)行復(fù)核。嚴(yán)格控制文件的發(fā)文字號(hào)。各部門(mén)發(fā)文必須有領(lǐng)導(dǎo)親自批準(zhǔn)，是領(lǐng)導(dǎo)決策的基本資料。建筑企業(yè)項(xiàng)目部辦公室要做好文件處理。提高企業(yè)合同管理的服務(wù)職責(zé)，簽發(fā)后的公件是直接面向社會(huì)的窗口，是代表公司的企業(yè)管理基礎(chǔ)和企業(yè)文化。最終秘書(shū)用印登記并應(yīng)用具體方式發(fā)送傳遞文件，快速傳遞信息，必須嚴(yán)格的遵守《新辦法》，秘書(shū)不僅要端正思想態(tài)度，而且要確保商業(yè)機(jī)密，守口如瓶。提高思想教育意識(shí)，發(fā)揮項(xiàng)目黨支部及團(tuán)支部的優(yōu)勢(shì)，做好企業(yè)機(jī)密以及人力資源管理。隨著科技快速發(fā)展帶來(lái)的人才競(jìng)爭(zhēng)，不僅擁有人才，而且是具有高素質(zhì)的人才，守住我們建筑企業(yè)的商業(yè)秘密。必須常抓不懈，企業(yè)機(jī)密沒(méi)有大小，項(xiàng)目員工在日常工作中無(wú)意中就可以泄露企業(yè)機(jī)密。秘書(shū)有職責(zé)保守企業(yè)機(jī)密，重要是監(jiān)督教育項(xiàng)目員工提高保守企業(yè)秘密。對(duì)合同、財(cái)務(wù)、辦公室、物資等重要崗位人員加強(qiáng)管理。國(guó)際商業(yè)間諜不斷的上升，競(jìng)爭(zhēng)的日趨激烈，商業(yè)間諜越來(lái)越多，而這些人的行為也給各大公司造成了驚人的損失。各項(xiàng)目部各辦公室都有可能隨時(shí)泄露企業(yè)機(jī)密，小到一句話，大到一張紙;在與外界人士交往中必須具備敏銳的思維維護(hù)商業(yè)秘密，辦公室計(jì)劃對(duì)全體職工進(jìn)行商業(yè)秘密培訓(xùn)，思想上固定商業(yè)秘密概念。對(duì)職工流動(dòng)多的項(xiàng)目部，秘書(shū)是發(fā)揮自己作用，進(jìn)行監(jiān)督商業(yè)秘密制度的執(zhí)行過(guò)程。快速傳遞信息調(diào)動(dòng)全體職工遵守商業(yè)秘密，充分提高自身的綜合素質(zhì)。所以面對(duì)建筑行業(yè)嚴(yán)重形勢(shì)，應(yīng)該從嚴(yán)抓起，把涉及到的企業(yè)機(jī)密嚴(yán)格管理。
受法律保護(hù)有技術(shù)發(fā)明、新工藝、技術(shù)決定、新技術(shù)前預(yù)設(shè)計(jì);經(jīng)營(yíng)秘密有開(kāi)拓新市場(chǎng)的計(jì)劃措施，物資采購(gòu)計(jì)劃，物資部的材料購(gòu)買合同、財(cái)務(wù)狀況。項(xiàng)目部生產(chǎn)成本、利潤(rùn)、調(diào)價(jià)方案、項(xiàng)目部招標(biāo)計(jì)劃、人員調(diào)動(dòng)、對(duì)外洽談的計(jì)劃。項(xiàng)目部必須根據(jù)實(shí)際情況準(zhǔn)確地具體地規(guī)定項(xiàng)目部的商業(yè)秘密范圍，商業(yè)秘密泄露后會(huì)帶來(lái)危害，甚至是一場(chǎng)災(zāi)難。同時(shí)把企業(yè)機(jī)密與反腐倡廉相結(jié)合，泄露企業(yè)機(jī)密也是一種腐壞行為，技術(shù)秘密的保護(hù)與經(jīng)營(yíng)秘密的保護(hù)同等重要，要完善并嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)保密措施。例如秘密技術(shù)圖紙不得超越范圍借用，在對(duì)外業(yè)的資料必須嚴(yán)格把關(guān)�？蛻艚坏馁Y料必須有領(lǐng)導(dǎo)各部門(mén)各處室鑒定后方可形成書(shū)面材料進(jìn)行洽談，至少與項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行討論，嚴(yán)禁非管理資料員未經(jīng)批準(zhǔn)接觸任何單位資料。在辦公室以及接待室有可能將機(jī)密隨時(shí)外泄，秘密文件資料、復(fù)印件、打字蠟紙，電腦等內(nèi)存是否清除，傳真機(jī)的碳帶、打印機(jī)的紙帶不得隨意丟棄，網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的技術(shù)資料進(jìn)行保護(hù)。對(duì)防火墻，殺毒軟件的應(yīng)用不斷更新?lián)Q代，不得在網(wǎng)絡(luò)上傳遞絕密的秘密資料，機(jī)密文件傳閱范圍明確。有專人負(fù)責(zé)傳閱。一旦泄露秘密及時(shí)向項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況。做好機(jī)密泄露后的防備預(yù)案。加強(qiáng)文件保密期限和及時(shí)銷毀文件。
在項(xiàng)目部明確各項(xiàng)商業(yè)秘密保護(hù)的期限。執(zhí)行檔案管理過(guò)程中將商業(yè)秘密文件單獨(dú)建立檔案，建立檔案機(jī)構(gòu)。并對(duì)閱讀權(quán)限明確。應(yīng)將涉密文件的閱知范圍控制到最小;絕密文件只允許在保密室等安全的地方進(jìn)行內(nèi)部查閱，不得擅自閱讀不應(yīng)該閱讀的機(jī)密文件。項(xiàng)目部的機(jī)密性文件復(fù)印時(shí)必須在項(xiàng)目部進(jìn)行登記，必須有具體管理責(zé)任人批權(quán)力范圍內(nèi)閱，絕對(duì)機(jī)密級(jí)文件不得復(fù)制;必須復(fù)制的，應(yīng)經(jīng)企業(yè)法人代表親自當(dāng)面批準(zhǔn)，有項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)簽字。涉密文件不再需要時(shí)必須立即清退或銷毀的審批權(quán)即和完善銷毀的記錄。這些工作我們能否完全作到最好;工作不理想該怎么處理，完全有一個(gè)自由的空間。舞臺(tái)上表演不是說(shuō)臺(tái)詞就固定了，在表演過(guò)程中我們完全可以發(fā)揮自己的潛在能力。進(jìn)行插詞，能否達(dá)到最高的藝術(shù)效果就看自己的悟性。
控制文件傳閱范圍，兩手抓，“必要才知道”和分割原測(cè)，將與有關(guān)具體的范圍進(jìn)行閱知。從不同環(huán)節(jié)，不同部位，相關(guān)時(shí)行閱知，建立三秘兩不知，將秘密分為三部分進(jìn)行保存。在執(zhí)行管理制度過(guò)程中要嚴(yán)格執(zhí)行。在法律上沒(méi)有什么領(lǐng)導(dǎo)、職工之分。
商業(yè)間諜，網(wǎng)絡(luò)黑客利用現(xiàn)代技術(shù)獲取商業(yè)秘密的手段非常多，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的防范是一個(gè)不容忽視的重要問(wèn)題，培訓(xùn)人員，提高技術(shù)防范能力。采用辦公自動(dòng)化設(shè)備;網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，有關(guān)涉密部位或區(qū)域安裝報(bào)警器，電子監(jiān)控系統(tǒng)，實(shí)施物理屏蔽，配置高智能防火墻，計(jì)算機(jī)視頻保護(hù)機(jī)，磁盤(pán)銷磁器，加密安全防范和信息保密措施等，嚴(yán)禁將密碼設(shè)生日、姓名等，提高安全意識(shí)。對(duì)項(xiàng)目部的內(nèi)部郵箱密碼不定期修改，商業(yè)秘密管理對(duì)內(nèi)部人員必須進(jìn)行培訓(xùn)，涉及到商業(yè)秘密的人員進(jìn)行考核，是否具備遵守商業(yè)秘密的素質(zhì)，從個(gè)人的心理進(jìn)行考核，一個(gè)心理素質(zhì)不健康的人杜絕接近商業(yè)秘密的內(nèi)容。對(duì)涉及到職工個(gè)人商業(yè)秘密的拒絕接觸。創(chuàng)造商業(yè)無(wú)形的保險(xiǎn)柜，守住秘書(shū)的商業(yè)秘密，樹(shù)立正確的人生觀，加強(qiáng)自身的職業(yè)道德。秘書(shū)不僅自己遵守，對(duì)項(xiàng)目部所有職工進(jìn)行監(jiān)督。各部門(mén)有負(fù)責(zé)人監(jiān)督各部門(mén)的職工，形成良好的管理制度。
建筑企業(yè)項(xiàng)目部辦公設(shè)備，購(gòu)買要合格，發(fā)放要進(jìn)行登記編號(hào)，責(zé)任到人。辦公設(shè)備定期保養(yǎng)檢修，對(duì)設(shè)備損壞的配件即使更換;保證辦公設(shè)備不影響工作需求。物資用品必須嚴(yán)格管理，保證合格，滿足辦公設(shè)備正常應(yīng)用，杜絕浪費(fèi)，物品發(fā)放必須登記。對(duì)招待物品進(jìn)行制定方案，接待的等級(jí)，對(duì)招待費(fèi)用進(jìn)行控制。秘書(shū)的勤快熱情嚴(yán)肅從不含糊。在人際交往中是否克服個(gè)人情緒，感情用事。我們的空間到底有多大，從主觀上是自己，客觀上是項(xiàng)目部的環(huán)境。但是可以發(fā)揮主觀能動(dòng)性克服客觀原因。我們與路有濃厚的感情，有人說(shuō)過(guò)：人走的多了便是路，自己應(yīng)該先走那條坎坷小路。
提高文學(xué)寫(xiě)作能力，加強(qiáng)自身的政治文明，物質(zhì)文明，精神文明，學(xué)法懂法，對(duì)于《合同法》、《公司法》深刻的理解。樹(shù)立正確的人生觀，面對(duì)社會(huì)的發(fā)展，客觀實(shí)際評(píng)價(jià)自己，嚴(yán)格要求自己生活習(xí)慣，掌握心理衛(wèi)生知識(shí)，克服不良心理因素，對(duì)壓抑、自卑、自大、疾妒心、產(chǎn)生的心理挫折，能夠釋放心理壓力的心態(tài)。展現(xiàn)自身的業(yè)余藝術(shù)愛(ài)好，克服不良的嗜好，用知識(shí)戰(zhàn)勝自己。淵博的人文知識(shí)濃厚的人文情懷對(duì)待工作;保持一個(gè)積極樂(lè)觀向上的心態(tài);作為秘書(shū)要關(guān)心到職工的心理活動(dòng)。在這個(gè)浮躁的時(shí)代我們不同時(shí)代的人肯定有代溝，但是需要我們有一顆善良真誠(chéng)的心感動(dòng)別人，在關(guān)愛(ài)中工作，工作中關(guān)愛(ài)他人。我們的空間難道不是一個(gè)美麗的世界嗎？
秘書(shū)以服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工為主體。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為部門(mén)服務(wù)為施工隊(duì)服務(wù)、為公司服務(wù)，體現(xiàn)良好的服務(wù)能力。提高公關(guān)禮儀知識(shí)，服務(wù)當(dāng)中保障后勤職能。提高服務(wù)質(zhì)量，充分利用項(xiàng)目黨支部、團(tuán)支部、工會(huì)、及項(xiàng)目自行組織集體活動(dòng)，開(kāi)展好職工娛樂(lè)文化建設(shè)。俗話說(shuō)兵馬未動(dòng)，糧草先行，首先保證職工基本的生活水平，關(guān)心職工領(lǐng)導(dǎo)的吃住行以及困難家庭。對(duì)有困難的職工向公司快速傳遞信息，項(xiàng)目部辦公室秘書(shū)隨時(shí)進(jìn)行調(diào)查職工的意見(jiàn)和建議，保持領(lǐng)導(dǎo)與職工緊密聯(lián)系，周密布局每一環(huán)節(jié)，項(xiàng)目部的物品發(fā)放詳細(xì)記錄，發(fā)現(xiàn)物品發(fā)放時(shí)少、漏、劣、壞的現(xiàn)象及時(shí)地處理。端正態(tài)度服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)與職工。人性化管理過(guò)中讓職工安心工作。否則不能最大限度創(chuàng)造價(jià)值，而且隨著矛盾的發(fā)展可能破壞勞動(dòng)工具，激化矛盾。致使項(xiàng)目部的工作不能正常運(yùn)作，項(xiàng)目部的經(jīng)濟(jì)損失無(wú)法預(yù)測(cè)，使企業(yè)不斷虧損，乃至我們中鐵七局三公司。督促檢查的職能與領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)預(yù)測(cè)→督促實(shí)施→信息反饋，第二次決策，形成信息決策循環(huán)應(yīng)用。秘書(shū)從三服務(wù)四轉(zhuǎn)變和有限無(wú)窮的服務(wù)原則，無(wú)窮是具體工作的事務(wù)、有大、有小、多、雜。希望別人對(duì)你怎么樣，就的你先對(duì)別人怎么樣，不管是誰(shuí)說(shuō)的，不要忘卻了應(yīng)該怎樣對(duì)待自己的崗位，自己的人生。復(fù)雜的人際交往缺少的是誠(chéng)心。
從通曉中文、政治、寫(xiě)作、進(jìn)一步對(duì)經(jīng)濟(jì)、法律、心理學(xué)、國(guó)家政策、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)。進(jìn)行學(xué)習(xí)應(yīng)用，從中補(bǔ)充行政管理、企業(yè)管理、市場(chǎng)管理、人力資源，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)特別是公共關(guān)系學(xué)等知識(shí)，以應(yīng)付現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必修課。樹(shù)立單位良好形象，是內(nèi)外公眾對(duì)一個(gè)企業(yè)單位的印象和平價(jià)。隨著國(guó)家對(duì)西部的開(kāi)發(fā)，與世界的市場(chǎng)接軌。企業(yè)之間樹(shù)立自己的企業(yè)文化給客戶留下一個(gè)良好的形象，在群眾中打造品牌企業(yè)，一個(gè)無(wú)形龐大的資產(chǎn)推動(dòng)企業(yè)高速運(yùn)轉(zhuǎn)，為消費(fèi)者增加了信譽(yù)保險(xiǎn)，為企業(yè)廣納人才，集中人力打造龍頭企業(yè)。做好免費(fèi)無(wú)價(jià)的企業(yè)廣告。共同樹(shù)立一個(gè)目標(biāo)，為企業(yè)發(fā)展增加人力資源，增加投資者的信心。秘書(shū)實(shí)際上所從事的公共關(guān)系的職責(zé)有為企業(yè)塑造良好的形象。
總之，在發(fā)展我們的空間中用心工作、用心溝通，感悟自己心靈的空間，不怕自己的工作空間小，而是人生的心靈空間變的狹隘，部門(mén)公眾之間發(fā)生矛盾用心去化解，加強(qiáng)自身的思想道德，樹(shù)立正確的人生觀，工作中踏踏實(shí)實(shí)，講研理論與實(shí)踐進(jìn)行‘戰(zhàn)爭(zhēng)’，戰(zhàn)勝自己錯(cuò)誤的思想。工作的事務(wù)系統(tǒng)化管理，辦文辦事中注重程序性，合理的應(yīng)用秘書(shū)的思想理論，最終與領(lǐng)導(dǎo)組織保持一致的目標(biāo)，提高自身的素質(zhì)奮獻(xiàn)自己的職業(yè)。持之以恒的精神與企業(yè)同行，為項(xiàng)目部的管理制度在執(zhí)行過(guò)程中全面貫徹落實(shí)。在這個(gè)浮躁的時(shí)代需要團(tuán)結(jié)心靈的人才，這個(gè)時(shí)代屬于敢于拼搏，敢于挑戰(zhàn)的我們！
參考文獻(xiàn)：
[1] 劉仲林�，F(xiàn)代交叉科學(xué)（第四章）[M]。杭州：浙江教育出版社，1998（2）。
[2] 2000年8月24日因務(wù)院發(fā)布2001年1月1日實(shí)施《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》簡(jiǎn)稱《新辦法》。
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