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會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用思考
【導(dǎo)讀】在過(guò)去20年的發(fā)展，中國(guó)的會(huì)計(jì)電算化事業(yè)取得了很大的進(jìn)步。隨著中國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，越來(lái)越多的企業(yè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化的重要性，在快速擴(kuò)張和升級(jí)，會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)覆蓋率。對(duì)會(huì)計(jì)電算化的普及，另一方面，在安全穩(wěn)定的前提下，會(huì)計(jì)電算化軟件，軟件功能的擴(kuò)展。我們可以說(shuō)，在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，貿(mào)易，會(huì)計(jì)電算化已成為當(dāng)前會(huì)計(jì)工作的主要工具，是提高工作效率，替代手工記賬的基本方式，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)。會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)推行現(xiàn)代企業(yè)管理手段，加強(qiáng)企業(yè)管理的金融中心，促進(jìn)企業(yè)管理的各個(gè)方面。
1 電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)對(duì)會(huì)計(jì)工作的影響
1.1 計(jì)算機(jī)的使用改變了企業(yè)會(huì)計(jì)核算的環(huán)境。企業(yè)在使用電腦時(shí)，企業(yè)會(huì)計(jì)環(huán)境的變化，如從原來(lái)的由專(zhuān)業(yè)的財(cái)務(wù)，會(huì)計(jì)金融領(lǐng)域，成為財(cái)務(wù)，會(huì)計(jì)專(zhuān)業(yè)人員和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的管理人員和計(jì)算機(jī)專(zhuān)家。
1.2 電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)改變了會(huì)計(jì)憑證的形式。原有的會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)流程，反映各種原始憑證、匯總表、配置表、工作底稿和其他信息為基礎(chǔ)寫(xiě)作將汁數(shù)據(jù)還原。交易信息或直接由服務(wù)人員的計(jì)算機(jī)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)記錄，原始會(huì)計(jì)憑證將各種類(lèi)型的書(shū)面文件，存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)的形式記錄。
1.3 計(jì)算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度。因?yàn)槭窃诖鎯?chǔ)數(shù)據(jù)的計(jì)算機(jī)磁介質(zhì)容易被篡改，有時(shí)不能留下痕跡亂動(dòng)，數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)使數(shù)據(jù)高度集中，未經(jīng)授權(quán)的人員可以瀏覽所有的數(shù)據(jù)文件通過(guò)電腦和網(wǎng)絡(luò)拷貝、仿冒，破壞了重要的數(shù)據(jù)。計(jì)算機(jī)欺詐及刑事毀壞和損失可能比手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)更大。
2 面對(duì)影響。單位應(yīng)加強(qiáng)的方面
2.1 要做好基礎(chǔ)管理工作，尤其是加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的控制。做會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作主要是在內(nèi)部控制的建立一個(gè)全面的，標(biāo)準(zhǔn)化的管理系統(tǒng)和方法，以及數(shù)據(jù)格式的完整的標(biāo)準(zhǔn)化。電算化會(huì)計(jì)信息處理系統(tǒng)不能處理無(wú)規(guī)律，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不規(guī)范，所以會(huì)計(jì)制度的健全，會(huì)計(jì)程序標(biāo)準(zhǔn)化，無(wú)論是底層的數(shù)據(jù)是準(zhǔn)確的、完整的，并且是做好工作的重要保證。
2.2 對(duì)會(huì)計(jì)資料保密的控制。為了確保財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的安全性，防止非法訪問(wèn)的發(fā)生和修改數(shù)據(jù)庫(kù)的情況下，應(yīng)設(shè)置多級(jí)安全的措施。對(duì)用戶(hù)密碼校驗(yàn)，以確定操作員權(quán)限，防止用戶(hù)查詢(xún)到其不應(yīng)理解數(shù)據(jù)。分配操作權(quán)限，應(yīng)為財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人管理。出納和會(huì)計(jì)記錄;審核憑證錄入和優(yōu)惠券這兩種崗位屬于不相容崗位，必須從職責(zé)分離。明確許可的職位只是其中的一部分，和密碼控制，以達(dá)到相互分離，相互制約的目的。計(jì)算機(jī)配電系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)商，密碼設(shè)定，自動(dòng)對(duì)位控制系統(tǒng)是實(shí)施“不相容職務(wù)分離”的原則計(jì)算機(jī)化系統(tǒng)的一項(xiàng)重要措施，必須嚴(yán)格執(zhí)行和監(jiān)督的必要。此外，也應(yīng)定期打印“計(jì)算機(jī)操作日志”，并妥善保管，以便日后查詢(xún)。
2.3 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、發(fā)展控制。①權(quán)威和領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和發(fā)展必須經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)和授權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)。發(fā)展和更新計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)是主要的改進(jìn)原來(lái)的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，同樣會(huì)造成對(duì)企業(yè)管理系統(tǒng)的影響更大，而現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)汁任何變化可能危及整個(gè)系統(tǒng)的安全可靠，因此也必須得到批準(zhǔn)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo);②滿足標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和研制將汁，無(wú)論是對(duì)自己或購(gòu)買(mǎi)商業(yè)軟件開(kāi)發(fā)機(jī)構(gòu)必須按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的有關(guān)機(jī)構(gòu)和部門(mén)建立了。包括在標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)格線和審批過(guò)程的發(fā)展，合格的開(kāi)發(fā)人員或軟件制造商，系統(tǒng)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)文件和流程圖，各功能模塊等;③系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。企業(yè)制度轉(zhuǎn)換應(yīng)之際，采取有效的控制措施，使轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作，如清理舊系統(tǒng)、聚集、重新配置安全和其他新的系統(tǒng)需要輸入的初始數(shù)據(jù)。新的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)比原系統(tǒng)，進(jìn)一步接受實(shí)踐。因此，在企業(yè)制度轉(zhuǎn)換的場(chǎng)合，使用舊的和新的系統(tǒng)并行運(yùn)行一段時(shí)間，為了測(cè)試一個(gè)新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng);④變更控制程序。變化的業(yè)務(wù)活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)環(huán)境的變化可能導(dǎo)致的軟件進(jìn)行修改，使用，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)已使用了一段時(shí)間，會(huì)發(fā)現(xiàn)有些地方需要修改。會(huì)計(jì)軟件的修改必須經(jīng)過(guò)周密的計(jì)劃和嚴(yán)格的記錄的修改過(guò)程的每一步必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)書(shū)面報(bào)告，可操作的批準(zhǔn)后實(shí)施，計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的人員沒(méi)有參與修改軟件，所有相關(guān)記錄和修改軟件應(yīng)打印存檔。
2.4 對(duì)電算化系統(tǒng)安全運(yùn)行的控制。應(yīng)定期檢查電腦軟件的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行，以保證設(shè)備的安全運(yùn)行，防止故障的來(lái)源。對(duì)于日常維護(hù)電腦設(shè)備，除了定期檢查防塵，防水，火，土，也應(yīng)定期檢查磁盤(pán)文件，并清除磁盤(pán)碎片，并配置UPS電源，以防止因突然斷電數(shù)據(jù)丟失。
信息技術(shù)的時(shí)代，會(huì)計(jì)電算化是大勢(shì)所趨，必須是一個(gè)革命性的變化，以傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)及管理。我們應(yīng)該抓住這個(gè)機(jī)會(huì)，解決了制約會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié)，以促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化向更深層次發(fā)展在更高層次，以最大限度地提高會(huì)計(jì)電算化的有效性，不斷提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的質(zhì)量，來(lái)提高我的企業(yè)現(xiàn)代化管理水平和服務(wù)的經(jīng)濟(jì)效益。
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