計(jì)算機(jī)與檔案管理現(xiàn)代化論文

時(shí)間：2024-07-09 14:59:07 計(jì)算機(jī)畢業(yè)論文我要投稿

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　　【摘要】在這個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的時(shí)代，檔案管理工作也同樣跟隨著在發(fā)展，逐漸實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。而這一進(jìn)程中，用計(jì)算機(jī)來管理檔案，是檔案工作現(xiàn)代化的重要方面。本文通過介紹計(jì)算機(jī)的自身特點(diǎn)，及其在檔案管理中所發(fā)揮的作用，以說明計(jì)算機(jī)是管理檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的重要工具。

計(jì)算機(jī)與檔案管理現(xiàn)代化論文

　　【關(guān)鍵詞】計(jì)算機(jī);檔案管理;現(xiàn)代化

　　檔案的管理工作無論對于國家還是企業(yè)來說，都是一項(xiàng)重要事務(wù)。這些年來，伴隨著我國目前現(xiàn)代化建設(shè)的高速發(fā)展，對于檔案管理的工作也有了很大變化，半封閉式或封閉式的管理檔案方式已開始轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式。為適應(yīng)新形勢和新要求，檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)具有重要作用。檔案管理現(xiàn)代化，即采用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理。檔案管理現(xiàn)代化的其中一個(gè)重要方式就是以電子計(jì)算機(jī)為中心開發(fā)檔案管理的自動(dòng)化系統(tǒng)。

　　1、計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用

　　1.1自動(dòng)整理編目作為檔案管理工作的基礎(chǔ)，編目的整理是檔案從凌亂到系統(tǒng)的必經(jīng)步驟。計(jì)算機(jī)以其功能強(qiáng)大的軟件，整理相關(guān)的檔案信息，并在此基礎(chǔ)上適應(yīng)檔案使用與管理的具體要求編制出目錄。

　　運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案之前，先要做好標(biāo)引和著錄工作。處理輸入系統(tǒng)內(nèi)的信息是計(jì)算機(jī)的分內(nèi)事，但輸入的內(nèi)容、輸入的內(nèi)容是否正確，計(jì)算機(jī)是無法進(jìn)行判斷的，因此，標(biāo)引與著錄工作十分重要。其完成的質(zhì)量優(yōu)劣將對計(jì)算機(jī)檔案管理工作有著直接的影響。不過，標(biāo)引與著錄非常復(fù)雜、瑣碎，對技術(shù)要求很高，但標(biāo)引著錄的時(shí)候一定要達(dá)到準(zhǔn)確、全面的要求，如此方能保證計(jì)算機(jī)檔案管理工作受到良好的效果。

　　處理數(shù)據(jù)是計(jì)算機(jī)強(qiáng)大功能最集中的體現(xiàn)。而處理數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)是將要處理的信息輸入系統(tǒng)，把信息轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)能識(shí)別的形式，方便日后的查找。

　　1.2自動(dòng)統(tǒng)計(jì)

　　作為檔案管理工作中重要的一環(huán)，檔案統(tǒng)計(jì)是指在對數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)上，用數(shù)字將檔案管理的規(guī)律表達(dá)出來的活動(dòng)。計(jì)算機(jī)以其處理數(shù)據(jù)的強(qiáng)大功能，在檔案統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化中發(fā)揮著重要作用。

　　計(jì)算機(jī)在檔案數(shù)據(jù)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)中的作用具體表現(xiàn)在兩個(gè)方面。首先，統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量，比如對某一類別、某一作者進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。其次，統(tǒng)計(jì)檔案的利用情況，比如對某一年、某一個(gè)月份甚至某一日檔案的查詢利用次數(shù)的統(tǒng)計(jì)，并據(jù)此得出具體的年報(bào)、月報(bào)與日報(bào)，讓檔案管理工作者對檔案利用的構(gòu)成與頻率有量化的了解，從而得出規(guī)律，對檔案日后需要的預(yù)測提供了有力的數(shù)據(jù)支持。

　　1.3自動(dòng)檢索

　　和手工檢索檔案相比，計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索質(zhì)量更高，速度更快，檢索途徑更多，且檢索結(jié)果的顯示方式更多。用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，目標(biāo)能具體到文件，還能根據(jù)不同的檢索途徑的隨意組合，準(zhǔn)確檢索出用戶所需文件。

　　要計(jì)算機(jī)準(zhǔn)確查找到用戶所需文件，用戶必須要注意提問方式。

　　提問應(yīng)用計(jì)算機(jī)能識(shí)別的詞語和句型，提問用詞應(yīng)準(zhǔn)確具體，不宜含混不清，另外，提問方式應(yīng)合理簡潔，以利于計(jì)算機(jī)的高速檢索。因此，在用計(jì)算機(jī)查找檔案時(shí)，建議用戶用檢索語言，具體包括檢索邏輯問句、檢索條件和檢索詞。

　　計(jì)算機(jī)會(huì)按照用戶要求，將檢索結(jié)果按照一定的方式輸出，并把輸出的結(jié)果具體分發(fā)給用戶。系統(tǒng)輸出的方式的多少，形式靈活與否，直接說明該系統(tǒng)功能的強(qiáng)弱。

　　2、檔案管理自動(dòng)化工作中要注意的問題

　　2.1做好檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)這些年，隨著大容量光盤貯存技術(shù)與圖片處理技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)在檔案管理自動(dòng)化中的應(yīng)用從最初的信息檢索發(fā)展到原文圖形的管理，全文信息的檢索系統(tǒng)日漸成熟�，F(xiàn)在，電子存貯技術(shù)與信息處理數(shù)字化技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，為檔案自動(dòng)化管理提供了有效的技術(shù)支持。

　　2.2做好資源數(shù)據(jù)庫的研究

　　建設(shè)好資源數(shù)據(jù)庫，能有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與互補(bǔ)，大大地提高資源利用率，緩解檔案管理資金、人員與存貯空間有限的問題。其對各類各級(jí)的圖書、檔案與情報(bào)部門朝系統(tǒng)化與專業(yè)化方向的發(fā)展提供了有力的支持。檔案數(shù)字資源庫具有五大功能：電子化信息內(nèi)容的生成與讀取;存貯與管理;電子信息的分發(fā)技術(shù);權(quán)益管理;信息安全。

　　2.3加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)檔案管理的自動(dòng)化，對檔案管理工作者隊(duì)伍提出了更高的要求。

　　在隊(duì)伍結(jié)構(gòu)方面，信息處理人員、信息分析人員與數(shù)據(jù)庫建設(shè)和維護(hù)人員的需求大規(guī)模地增多了。

　　3、未來檔案管理自動(dòng)化的發(fā)展趨勢計(jì)算機(jī)技術(shù)

　　在我國檔案管理工作中的應(yīng)用已有二三十年，從我國檔案管理自動(dòng)化工作的現(xiàn)狀不難看出，其在我國有了一個(gè)很好的開始。不過，因?yàn)樵嫉臏?zhǔn)備欠充分，計(jì)算機(jī)在檔案管理的編目與自動(dòng)檢索等環(huán)節(jié)未能順利進(jìn)行，為了這些問題的解決，未來計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案的管理中會(huì)出現(xiàn)一些新趨勢：

　　3.1更加重視計(jì)算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)，以使檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)更為協(xié)調(diào)，更為完善。

　　3.2計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存容量將進(jìn)一步加大，機(jī)讀檔案的管理與開發(fā)力度將進(jìn)一步加大，使計(jì)算機(jī)充分發(fā)揮其貯存與統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的功能。

　　3.3檔案標(biāo)引著錄人員的專業(yè)化。由專業(yè)對口，即具有檔案學(xué)背景的人員專門負(fù)責(zé)檔案的標(biāo)引著錄工作，以保證檔案輸入的準(zhǔn)確性，保證接下來的檔案管理自動(dòng)化工作的有序進(jìn)行。

　　3.4檔案館管理人員的整體素質(zhì)的提高�，F(xiàn)代科技的發(fā)展日新月異，檔案自動(dòng)化管理工作必將跟隨著科技發(fā)展的腳步進(jìn)一步發(fā)展.

　　4、結(jié)語

　　科技的發(fā)展日新月異，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛快發(fā)展，為檔案的管理提供了嶄新的思路。計(jì)算機(jī)以其高效處理信息的能力，快速地輸入信息、儲(chǔ)存信息、輸出信息，高效地對信息進(jìn)行判斷與邏輯推理，日漸成為檔案管理工作的重要工具。

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