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淺論電算化環(huán)境下的控制活動(dòng)及審計(jì)
摘要：會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用，對(duì)內(nèi)部控制產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響，對(duì)內(nèi)部控制制度提出了新的要求，手工會(huì)計(jì)下所采用的內(nèi)部控制制度已不適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)的需要。會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，大大提高了會(huì)計(jì)信息處理的速度和準(zhǔn)確性，能為用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確的會(huì)計(jì)信息，是會(huì)計(jì)事業(yè)發(fā)展史無(wú)前例的飛躍。但這個(gè)飛躍也給審計(jì)工作帶來(lái)很大的影響。關(guān)鍵詞：電算化；會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)；內(nèi)部控制；控制活動(dòng)
一、會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下對(duì)控制活動(dòng)的影響
1、內(nèi)部控制的定義及要素
所謂的內(nèi)部控制，是指企業(yè)為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤與舞弊，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法，完整而制定和實(shí)施的政策與程序。它包含控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息溝通和監(jiān)督五個(gè)要素。
2、電算化環(huán)境對(duì)控制活動(dòng)的影響
實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，許多傳統(tǒng)的管理控制方式消失了，而代之以新的方式，給企業(yè)內(nèi)部控制的控制活動(dòng)帶來(lái)了許多前所未有的新問(wèn)題，造成了極大的沖擊，電算化環(huán)境對(duì)控制活動(dòng)的影響有：
(1)控制范圍擴(kuò)大。在傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)工作環(huán)境下，內(nèi)部控制的原則是：職務(wù)相分離，職權(quán)不相容，不同的工作人員在各自確定的工作領(lǐng)域內(nèi)工作，各司其職，各級(jí)主管依照相應(yīng)的制度進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，授權(quán)控制是最主要的組織原則。內(nèi)部控制的形式已經(jīng)由原來(lái)的制度控制轉(zhuǎn)變?yōu)橹贫瓤刂坪统绦蜍浖刂啤?
(2)處理方式發(fā)生了變化。在電算化會(huì)計(jì)環(huán)境下，只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過(guò)外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入記賬憑證并在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的指導(dǎo)下進(jìn)行會(huì)計(jì)分錄，通過(guò)憑證的審核、修改、確認(rèn)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成打印輸出，科目匯總、借貸平衡等工作均由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，同時(shí)可以根據(jù)需要生成會(huì)計(jì)報(bào)表。大大降低了財(cái)務(wù)人員的工作量，也避免了計(jì)算加總等工作出現(xiàn)的錯(cuò)誤。
(3)記錄方式和保存介質(zhì)的變化帶動(dòng)控制活動(dòng)的變化。在電算化會(huì)計(jì)工作環(huán)境下，數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是磁盤(pán)，磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外，還要進(jìn)行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤(pán)存在著物理易損性，需要對(duì)磁盤(pán)進(jìn)行備份工作。
二、當(dāng)前電算化環(huán)境下控制活動(dòng)存在的問(wèn)題
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)取代傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)將是一種趨勢(shì)。但與傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比還存在著許多問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1、職務(wù)相分離，職權(quán)不相容原則的重要性下降
電算化后，職務(wù)相分離，職權(quán)不相容這一原則的重要性下降甚至得不到遵循。由于系統(tǒng)操作的高度集中，許多崗位可以合并，許多手續(xù)合并到計(jì)算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行，會(huì)計(jì)工作人員大大減少，從而使一些不相容的職務(wù)得不到分離，降低了工作人員相互牽制的效力。
2、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)授權(quán)存在安全隱患
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)授權(quán)方式是口令授權(quán)，口令授權(quán)存在于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部�？诹顚�(duì)于稍懂計(jì)算機(jī)操作知識(shí)的人來(lái)說(shuō)根本算不上什么秘密，因?yàn)榭梢岳@過(guò)財(cái)務(wù)軟件的相關(guān)控制措施，通過(guò)打開(kāi)計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)表等系統(tǒng)，則所有的財(cái)務(wù)秘密均可見(jiàn)。同時(shí)，業(yè)務(wù)人員可以利用特殊的文件或口令，獲得某種權(quán)利或運(yùn)行特定程序進(jìn)行業(yè)務(wù)處理，從而給企業(yè)造成經(jīng)濟(jì)損失。
3、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計(jì)算機(jī)。一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其它非人為原因，將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理，會(huì)計(jì)工作不能進(jìn)行。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問(wèn)題將會(huì)影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒，將會(huì)嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全，若不能及時(shí)排除病毒很有可能擴(kuò)大損失。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)主要保存在計(jì)算機(jī)的磁盤(pán)或者外在軟盤(pán)、光盤(pán)中，一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞，保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)丟失，如果沒(méi)有相關(guān)備份的話，將給會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失，嚴(yán)重的影響到企業(yè)的會(huì)計(jì)工作。磁性介質(zhì)以磁信號(hào)存儲(chǔ)信息，如果數(shù)據(jù)被人為惡意修改不會(huì)留下任何痕跡。
4、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶來(lái)的新問(wèn)題
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是一個(gè)開(kāi)放的環(huán)境，在這個(gè)環(huán)境下，任何信息在理論上都有可能被訪問(wèn)到。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)信息通過(guò)物理通信線路傳輸存在著很大的安全隱患。網(wǎng)絡(luò)信息很有可能在傳輸過(guò)程中被非法攔截或者被人為篡改；網(wǎng)絡(luò)中存在的病毒和網(wǎng)絡(luò)“黑客”的侵襲都可能給網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)帶來(lái)危害。
電子商務(wù)給內(nèi)部控制出難題。隨著電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，網(wǎng)上交易愈加普遍，可以想象在不久后企業(yè)的全部原始憑證都將成為數(shù)字格式，這加強(qiáng)了企業(yè)對(duì)網(wǎng)上公證機(jī)構(gòu)的依賴。
內(nèi)部稽核難度加大。若要信息系統(tǒng)進(jìn)行審核，則必須克服下列幾項(xiàng)問(wèn)題：企業(yè)可能會(huì)擔(dān)心相關(guān)內(nèi)部資料暴露于外，影響其競(jìng)爭(zhēng)能力；稽核必須運(yùn)用更復(fù)雜的查核技術(shù)，會(huì)計(jì)師必須培訓(xùn)具備復(fù)雜電腦資料處理能力，定能勝任此項(xiàng)工作；稽核將大幅增加查核所需的時(shí)間與成本。
網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下無(wú)形資產(chǎn)轉(zhuǎn)移難以控制。知識(shí)經(jīng)濟(jì)形成后：會(huì)計(jì)控制的客體發(fā)生了變化，由部分有形資產(chǎn)轉(zhuǎn)移到了無(wú)形資產(chǎn)。實(shí)務(wù)經(jīng)濟(jì)形態(tài)中的各種有形資產(chǎn)是一種靜態(tài)資產(chǎn)，只有借助外界的力量才能轉(zhuǎn)移。但無(wú)形資產(chǎn)是一種動(dòng)態(tài)資產(chǎn)，如人力資產(chǎn)的轉(zhuǎn)移無(wú)須借助外界的力量即可發(fā)生，在利益機(jī)制的驅(qū)使下在網(wǎng)上很容易轉(zhuǎn)移。
5、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下差錯(cuò)的重復(fù)性和蔓延性
傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)下，由于數(shù)據(jù)處理環(huán)節(jié)相對(duì)分散，一個(gè)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，下一個(gè)環(huán)節(jié)還可以發(fā)現(xiàn)并更正。但是，會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理集中化、自動(dòng)化，數(shù)據(jù)可以轉(zhuǎn)入、拷貝，因此一個(gè)業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤往往會(huì)重復(fù)出現(xiàn)幾次，從一個(gè)環(huán)節(jié)蔓延至其它環(huán)節(jié)，導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)失真，使得錯(cuò)誤的嚴(yán)重性加大。
三、加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的若干對(duì)策
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制是內(nèi)部審計(jì)工作的一部分，也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要環(huán)節(jié)，內(nèi)部控制的好壞成敗將決定著企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的得失成敗。
1、加強(qiáng)和完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度
(1)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)人員組織控制。在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)環(huán)境下，對(duì)各類會(huì)計(jì)崗位進(jìn)行重新的劃分，在授權(quán)過(guò)程中運(yùn)用內(nèi)部審計(jì)，按照責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合原則明確系統(tǒng)內(nèi)各類人員的職責(zé)、權(quán)限，建立健全崗位責(zé)任制。(2)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作和維護(hù)控制主要是通過(guò)制定一套完整而嚴(yán)格的操作和維護(hù)規(guī)程來(lái)實(shí)現(xiàn)的。規(guī)程應(yīng)包括操作的具體流程，各環(huán)節(jié)的主要分工和職責(zé)，注意事項(xiàng)，維護(hù)的時(shí)間和方面，維護(hù)的程序等內(nèi)容。
(3)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)檔案管理。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時(shí)所產(chǎn)生的各種賬簿、報(bào)表、憑證均應(yīng)由專人管理，并制定相應(yīng)的管理制度。磁性介質(zhì)必須及時(shí)進(jìn)行備份，并做好防止計(jì)算機(jī)病毒侵襲的工作。所有財(cái)務(wù)檔案均應(yīng)做好放火、防潮、防塵、防盜等工作，并定期盤(pán)點(diǎn)整理。磁性介質(zhì)還要進(jìn)行防磁工作。
2、加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作的控制
會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作主要包括數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的處理和數(shù)據(jù)的輸出。對(duì)數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出過(guò)程的控制是保證會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)有效的關(guān)鍵。只有經(jīng)過(guò)核準(zhǔn)的會(huì)計(jì)
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