高校采購(gòu)內(nèi)部控制辦法

　　加強(qiáng)采購(gòu)管理工作需要制度的制約，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持，職能部門的盡職，部門之間的配合及教職工的努力工作和忠于職守。需要在實(shí)踐中汲取各方的意見不斷總結(jié)完善，不斷地開拓創(chuàng)新，才能充分發(fā)揮學(xué)校資金的作用，保證學(xué)校教學(xué)科研活動(dòng)的正常開展。

　　(一)制度建設(shè)控制。

　　建立健全采購(gòu)管理制度，是規(guī)范采購(gòu)行為的前提與保證。采購(gòu)管理制度一般應(yīng)包括采購(gòu)管理規(guī)章制度、采購(gòu)工作流程和完成采購(gòu)工作流程的相關(guān)表格三個(gè)方面的內(nèi)容。

　　采購(gòu)管理規(guī)章制度是高校實(shí)施采購(gòu)行為的書面文件，是規(guī)范采購(gòu)行為合法性、合理性、效率性和經(jīng)濟(jì)性的制度保障，其基本組成元素為：采購(gòu)范圍是什么，由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)組織采購(gòu)工作，有什么樣的采購(gòu)方式，采購(gòu)計(jì)劃如何制訂，采購(gòu)事項(xiàng)需經(jīng)過誰(shuí)來(lái)審批，采購(gòu)程序如何，怎樣進(jìn)行驗(yàn)收，在采購(gòu)管理中各部門的工作范圍和工作職責(zé)等等。一般來(lái)說，采購(gòu)范圍不僅包括貨物采購(gòu)，還包括服務(wù)采購(gòu)，學(xué)校應(yīng)設(shè)立一個(gè)專門負(fù)責(zé)采購(gòu)工作的管理部門;同時(shí)按照《政府采購(gòu)法》的規(guī)定要確定每一采購(gòu)事項(xiàng)適合的采購(gòu)方式。除此之外，對(duì)于一些零星的采購(gòu)，學(xué)校應(yīng)根據(jù)其單價(jià)或總金額的大小選擇是學(xué)校集中采購(gòu)還是使用部門自行采購(gòu)，是詢價(jià)采購(gòu)還是通過校內(nèi)招標(biāo)采購(gòu)。而采購(gòu)驗(yàn)收應(yīng)分為貨物驗(yàn)收和服務(wù)驗(yàn)收，并在采購(gòu)管理制度中明確驗(yàn)收所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)等等，通過制定采購(gòu)制度來(lái)規(guī)范人們?cè)诓少?gòu)活動(dòng)中的行為，有利于采購(gòu)工作的有序開展。

　　采購(gòu)工作流程是落實(shí)采購(gòu)管理規(guī)章制度的具體工作步驟，可以用流程圖等方式來(lái)表示，將采購(gòu)環(huán)節(jié)各職能部門的工作串聯(lián)起來(lái)，并明確各部門的工作內(nèi)容、程序和職責(zé)。其主要工作流程可設(shè)計(jì)為：使用部門提出采購(gòu)申請(qǐng)一歸口部門匯總、核準(zhǔn)一財(cái)務(wù)部門簽署意見一學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批一政府集中采購(gòu)或?qū)W校集中詢價(jià)采購(gòu)及使用部門零星購(gòu)買一簽訂合同一驗(yàn)收與付款等。當(dāng)然，還可根據(jù)需要設(shè)計(jì)不同采購(gòu)方式的工作流程。

　　另外，還需要設(shè)計(jì)相關(guān)表格來(lái)完成各環(huán)節(jié)的工作。這些表格稱為工作流程表格。工作流程表格是各部門完成采購(gòu)管理工作進(jìn)行信息溝通的載體，在實(shí)際工作中的主要表格有：《采購(gòu)審批表》《招標(biāo)文件審批表》《預(yù)算控制價(jià)審批表》《合同審批表》《詢價(jià)采購(gòu)審批表》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單》等。表格要有完整的內(nèi)容，一般應(yīng)具備“部門名稱、審批事項(xiàng)、聯(lián)系方式、所送資料、審核、批準(zhǔn)意見”等要素;如《采購(gòu)審批表》主要應(yīng)具備申請(qǐng)單位、聯(lián)系人及電話，申報(bào)時(shí)間、申報(bào)項(xiàng)目及現(xiàn)有設(shè)備配置情況，擬采購(gòu)貨物名稱、參考品牌、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、單價(jià)及金額，歸口管理部門、財(cái)務(wù)部門以及學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的審核批準(zhǔn)意見等要素。而在設(shè)計(jì)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告單》時(shí)，由于驗(yàn)收是貨物服務(wù)采購(gòu)管理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，關(guān)系到能否保證貨物服務(wù)質(zhì)量、數(shù)量的問題，因此需突出驗(yàn)收情況的記錄和對(duì)問題處理的意見。如果有數(shù)量或質(zhì)量等問題，驗(yàn)收小組須提出處理意見，同時(shí)采購(gòu)部門對(duì)驗(yàn)收過程中的存在問題也要表明態(tài)度，并配合驗(yàn)收小組對(duì)問題進(jìn)行跟蹤調(diào)查處理。

　　采購(gòu)管理制度形成學(xué)校采購(gòu)管理的制度體系，它們之間環(huán)環(huán)相扣。從而通過制度的設(shè)計(jì)使各職能部門之間相互配合，相互制約，既達(dá)到實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的目的，又推進(jìn)了采購(gòu)工作的有效開展。

　　(二)審批過程控制。

　　制定嚴(yán)格的審批制度，明確審批人的職權(quán)范圍和工作責(zé)任。審批環(huán)節(jié)主要包括使用部門領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)本部門需要的簽署意見;歸口部門根據(jù)年度預(yù)算的安排及發(fā)展需要，充分考慮各部門的設(shè)備合理利用情況和部門之間現(xiàn)有設(shè)備的共享狀況，對(duì)申請(qǐng)采購(gòu)事項(xiàng)進(jìn)行匯總審批;財(cái)務(wù)部門根據(jù)擬采購(gòu)的貨物、服務(wù)所需資金的多少和時(shí)間安排進(jìn)行審核，以確定所采購(gòu)的貨物服務(wù)是否有資金保障;學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)則在其職權(quán)范圍內(nèi)總體把關(guān);對(duì)于沒有預(yù)算安排的重大采購(gòu)事項(xiàng)需要學(xué)院辦公會(huì)議討論后決策，進(jìn)行集體審批。這樣，一系列的審批程序使貨物服務(wù)在采購(gòu)環(huán)節(jié)中就得到了控制，防止使用部門重復(fù)購(gòu)置浪費(fèi)資金，達(dá)到提高現(xiàn)有設(shè)備的使用率，促進(jìn)資產(chǎn)良性循環(huán)的目的。，

　　在實(shí)施審批控制過程中，必須以采購(gòu)預(yù)算為依據(jù)。采購(gòu)預(yù)算是學(xué)校每年底根據(jù)各專業(yè)和各部門發(fā)展的需要以及學(xué)校財(cái)力情況制定的全校貨物服務(wù)的采購(gòu)計(jì)劃，并下達(dá)到歸口部門，由歸口部門在其管轄的部門之間作出統(tǒng)籌安排。而使用部門則根據(jù)需要向歸口部門提出采購(gòu)申請(qǐng)。在采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行過程中，如有超出年度預(yù)算的采購(gòu)，需按金額大小，根據(jù)審批的權(quán)限范圍逐級(jí)上報(bào)進(jìn)行集體討論決策。通過預(yù)算控制，使學(xué)校的資金在目標(biāo)實(shí)現(xiàn)過程中得到充分發(fā)揮，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)計(jì)劃的有效制衡。

　　(三)貨物服務(wù)驗(yàn)收過程控制。

　　貨物服務(wù)驗(yàn)收是采購(gòu)管理制度中必不可少的重要環(huán)節(jié)，其包括數(shù)量驗(yàn)收和質(zhì)量驗(yàn)收。貨物服務(wù)驗(yàn)收前應(yīng)由采購(gòu)部門牽頭，組成有采購(gòu)部門、使用部門、歸口部門等參加的驗(yàn)收小組，按招標(biāo)時(shí)《貨物需求一覽表》中的貨物名稱、數(shù)量、品牌、規(guī)格及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和合同的規(guī)定進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)技術(shù)含量高驗(yàn)收難度大的設(shè)備可邀請(qǐng)相關(guān)專家或國(guó)家認(rèn)可的質(zhì)量檢測(cè)機(jī)構(gòu)參加驗(yàn)收工作。驗(yàn)收小組必須將驗(yàn)收情況記錄在案，如有質(zhì)量問題驗(yàn)收小組還應(yīng)須根據(jù)不同情況分清責(zé)任，表明處理意見和建議，并追蹤處理結(jié)果，待各方滿意后方可辦理結(jié)算付款手續(xù)。把好驗(yàn)收關(guān)是保證貨物服務(wù)的數(shù)量正確、質(zhì)量達(dá)標(biāo)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能有效地降低采購(gòu)成本和使用成本。

　　貨物服務(wù)驗(yàn)收后進(jìn)入采購(gòu)結(jié)算階段，財(cái)務(wù)部門必須認(rèn)真復(fù)核相關(guān)的憑證，待申請(qǐng)、審批、招標(biāo)、詢價(jià)、審計(jì)、驗(yàn)收等，一系列手續(xù)具備，票證正確后方能進(jìn)行結(jié)算付款，以保證付款金額正確，付款手續(xù)齊全，合法合規(guī)并及時(shí)地完成每一項(xiàng)結(jié)算。

　　(四)充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)全程跟蹤審計(jì)的作用。

　　作為學(xué)校的職能部門之一，審計(jì)部門除具有監(jiān)督職能外，還有為提高學(xué)校的管理水平而提供建議的服務(wù)職能。內(nèi)審機(jī)構(gòu)可從兩方面發(fā)揮其作用：一是參與制定采購(gòu)管理制度;二是在采購(gòu)管理過程中實(shí)施審計(jì)監(jiān)督，提出合理化建議。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)是專業(yè)結(jié)構(gòu)較豐富的部門，知識(shí)結(jié)構(gòu)、工作性質(zhì)以及工作經(jīng)驗(yàn)決定了其具有為學(xué)校制定采購(gòu)管理制度出謀劃策的綜合能力。在采購(gòu)管理制度的建立健全過程中，應(yīng)充分發(fā)揮內(nèi)審人員的作用，鼓勵(lì)審計(jì)人員來(lái)參與制訂采購(gòu)管理制度。在采購(gòu)管理過程中的審計(jì)監(jiān)督作用主要表現(xiàn)在：上報(bào)財(cái)政部門審批采購(gòu)事項(xiàng)之前，內(nèi)審機(jī)構(gòu)對(duì)擬上報(bào)的政府采購(gòu)事項(xiàng)標(biāo)底進(jìn)行審核，通過市場(chǎng)詢價(jià)、網(wǎng)絡(luò)詢價(jià)和平時(shí)收集價(jià)格信息等途徑，審核擬采購(gòu)貨物服務(wù)價(jià)格的合理性并提出修正建議;審核招標(biāo)文件條款的合法性、合理性;對(duì)供應(yīng)合同條款是否合法，有無(wú)不平等條約進(jìn)行審核并提出修正建議;參加評(píng)標(biāo)，對(duì)評(píng)標(biāo)過程進(jìn)行全程監(jiān)督;參加學(xué)院集中采購(gòu)的貨物市場(chǎng)詢價(jià);參加大宗貨物服務(wù)采購(gòu)驗(yàn)收等，實(shí)現(xiàn)對(duì)貨物服務(wù)采購(gòu)工作的事前、事中、事后審計(jì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)貨物服務(wù)的價(jià)格控制和質(zhì)量控制。

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