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項(xiàng)目管理的流程和方法
隨著時(shí)代的發(fā)展，項(xiàng)目管理的流程也在不斷變化，下面yjbys小編為大家準(zhǔn)備了一些項(xiàng)目管理的流程和方法，歡迎閱讀。
1 如何計(jì)劃項(xiàng)目
一個(gè)項(xiàng)目的生命周期包括四個(gè)明顯的階段：(1)計(jì)劃階段;(2)組織階段;(3)實(shí)施階段;(4)完成階段。每一個(gè)階段都有其自身的目標(biāo)、工作任務(wù)、工具和技能。項(xiàng)目經(jīng)理需要認(rèn)識(shí)到這些目標(biāo)，并隨時(shí)準(zhǔn)備采取具體的行動(dòng)，而且在必要的情況下，還要運(yùn)用每一套工具和技能。
在計(jì)劃階段，主要包括：(1)確定真正的問題。(2)確定利益相關(guān)者。(3)設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo)。(4)隨時(shí)準(zhǔn)備做出取舍。(5)細(xì)分項(xiàng)目的工作任務(wù)。其中確定真正的問題是最關(guān)鍵的一步。利益相關(guān)者是指任何一個(gè)得益于項(xiàng)目結(jié)果的人。相關(guān)責(zé)任者、顧客、經(jīng)理和財(cái)務(wù)人員都是利益相關(guān)者，因此，由他們來判斷項(xiàng)目的成功與否。確定了利益相關(guān)者之后，你就可以清楚而詳細(xì)地說明項(xiàng)目的最終成功對(duì)于他們意味著什么。在這一階段，最重要的任務(wù)之一就是要把所有利益相關(guān)者的期望值變成一系列協(xié)調(diào)一致、容易管理的項(xiàng)目目標(biāo)。還應(yīng)盡量想辦法得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的支持。通常情況下，客戶或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于所需完成任務(wù)的結(jié)果都存在一種不切實(shí)際的幻想。而作為項(xiàng)目經(jīng)理，就必須對(duì)所有這些要求和資源進(jìn)行公平、合理地分配，否則所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目就可能失敗。一般情況下，要經(jīng)過反復(fù)幾次協(xié)商才可能使項(xiàng)目所要完成的任務(wù)與所需的資源相匹配。
設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，要盡量做到SMART，也就是目標(biāo)應(yīng)當(dāng)是具體的、可測(cè)量的、以行動(dòng)為導(dǎo)向的、現(xiàn)實(shí)的、有時(shí)間限制的。在設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，要牢記以下幾個(gè)方面：(1)質(zhì)量。確定幾個(gè)與項(xiàng)目有關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并確定如何測(cè)量及達(dá)到這些標(biāo)準(zhǔn)。(2)組織。確定項(xiàng)目的角色分工和任務(wù)分工以及彼此之間的關(guān)系，并保證為項(xiàng)目管理安排最為合適的人選。(3)溝通。要知道每一個(gè)利益相關(guān)者需要什么樣的信息，并知道如何傳達(dá)這些信息。(4)風(fēng)險(xiǎn)。確定可能會(huì)影響項(xiàng)目的那些風(fēng)險(xiǎn)，并估計(jì)一下應(yīng)該采取什么樣的措施來應(yīng)付。
時(shí)間、成本和質(zhì)量是決定你能否取得成功的3個(gè)最關(guān)鍵的變量。質(zhì)量=時(shí)間+成本。改變其中的任何一個(gè)變量，結(jié)果都會(huì)發(fā)生變化。比如，要縮短時(shí)間的話，那要么就降低質(zhì)量，要么增加成本。要學(xué)會(huì)如何在這三者之間進(jìn)行取舍也是項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容之一。一般情況下，一個(gè)工作分解結(jié)構(gòu)包括3～6個(gè)細(xì)分級(jí)別。項(xiàng)目越復(fù)雜，細(xì)分級(jí)別就越多。一個(gè)普通項(xiàng)目一般不可能超過20個(gè)細(xì)分級(jí)別。經(jīng)常作估計(jì)可以降低風(fēng)險(xiǎn)，是被廣泛認(rèn)可的一種方法，但是要公開做，還要把這么做的理由清楚地告訴利益相關(guān)者。
2 如何組織項(xiàng)目
有了計(jì)劃之后，就要開始采取行動(dòng)了。在項(xiàng)目的組織階段，就要把所設(shè)計(jì)的計(jì)劃付諸實(shí)施。在這一階段，時(shí)間預(yù)測(cè)就變成了日程安排，活動(dòng)方案變成關(guān)鍵路徑，成本估算變成項(xiàng)目預(yù)算，而項(xiàng)目經(jīng)理要把項(xiàng)目組緊密團(tuán)結(jié)在一起，收集所有相關(guān)資源，并和大家一同努力。因此，組織階段主要包括以下幾個(gè)關(guān)鍵步驟：(1)組建項(xiàng)目組。(2)制訂日程安排。(3)制訂預(yù)算。
2.1 組建項(xiàng)目組
估計(jì)項(xiàng)目所需技能是組織階段的開始，這個(gè)估計(jì)是根據(jù)計(jì)劃階段對(duì)項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)分解。在計(jì)劃階段，已經(jīng)對(duì)所需要完成的任務(wù)和活動(dòng)進(jìn)行了最佳判斷。根據(jù)這個(gè)估計(jì)，目前的團(tuán)隊(duì)可能并不具備項(xiàng)目所需的某些技能，因此要吸收一些具備這些技能的人員，他們可以是臨時(shí)工作人員，也可以是公司內(nèi)部員工。
一般情況下，部分甚至全部項(xiàng)目組成員都要由項(xiàng)目經(jīng)理來確定，當(dāng)然也可能安排一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理去領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)項(xiàng)目組。而作為項(xiàng)目經(jīng)理，應(yīng)先了解一下這個(gè)項(xiàng)目組成員分別具備哪些不同技能，然后根據(jù)技能與任務(wù)的最佳搭配關(guān)系進(jìn)行任務(wù)分配，并對(duì)那些有必要為完成項(xiàng)目而掌握一些額外技能的人進(jìn)行培訓(xùn)。事實(shí)上，項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員都需要參加一些培訓(xùn)來彌補(bǔ)技能上的不足，但是也要對(duì)所花費(fèi)的時(shí)間和金錢進(jìn)行預(yù)算。
分配任務(wù)：如果已經(jīng)建立了項(xiàng)目組，如果項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員曾經(jīng)合作過、比較熟悉的話，那么可以根據(jù)組內(nèi)成員的個(gè)人的能力分配任務(wù)。而如果是新手，則必須先對(duì)項(xiàng)目組成員進(jìn)行一番了解，然后再給他們分配任務(wù)。給一個(gè)新的項(xiàng)目分配任務(wù)時(shí)，可以采用以下方法：(1)列出所有項(xiàng)目組成員名單。(2)列出所有所需技能。(3)讓每一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員分別談?wù)勊麄兏髯缘募寄堋?4)對(duì)技能和任務(wù)進(jìn)行最佳分配。這種方法有利于促進(jìn)團(tuán)隊(duì)溝通并增加團(tuán)隊(duì)凝聚力。
2.2 制訂日程安排
在現(xiàn)實(shí)中，大多數(shù)項(xiàng)目都有固定的開始和結(jié)束日期，但卻完全不考慮現(xiàn)有的資源。比如，雖然你希望馬上就開始做項(xiàng)目，但至少還需兩周時(shí)間才能配齊所需的人員或材料。因此，制訂日程安排事關(guān)全局，而且每個(gè)項(xiàng)目都要有日程安排。制訂方法有：關(guān)鍵路徑法、流程圖、條形圖。
2.3 制訂預(yù)算
預(yù)算是指一個(gè)項(xiàng)目的財(cái)務(wù)計(jì)劃或者行動(dòng)計(jì)劃，也就是把計(jì)劃變成一些可測(cè)量的量的過程，這些可測(cè)量的量是指在特定時(shí)間內(nèi)所需資源的成本和預(yù)計(jì)得到的回報(bào)。多數(shù)項(xiàng)目經(jīng)理在做項(xiàng)目預(yù)算時(shí)都會(huì)給自己留有余地。然而在有些行業(yè)(如非營(yíng)利性的資金贊助行業(yè))，其預(yù)算就不如其他行業(yè)那么靈活。在這種情況下，預(yù)算就是一紙契約，如果沒有事先征得同意，用于一個(gè)項(xiàng)目的資金不可以被挪用到另一個(gè)項(xiàng)目上去。 預(yù)算不僅要列出實(shí)施項(xiàng)目所需的全部成本，還要判斷項(xiàng)目的收益是否值得花費(fèi)這些成本。在制訂預(yù)算時(shí)，應(yīng)該問的第一個(gè)問題是：“在這個(gè)項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行過程中需要那些資源?”為了確定項(xiàng)目成本，應(yīng)將其細(xì)分為以下幾類：人員、差旅、培訓(xùn)、辦公用品、住宿、調(diào)研、資本支出、管理等。預(yù)算，無論計(jì)劃得多么精心，它終究只是一個(gè)最大限度的估計(jì)。而在實(shí)際操作中，實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用會(huì)與最初的估計(jì)有些偏差。這時(shí)，要盡量在所規(guī)定的時(shí)間、所要求達(dá)到的質(zhì)量和全部可支配的資金所允許的范圍內(nèi)靈活處理。
3 如何管理項(xiàng)目
把計(jì)劃付諸實(shí)施是項(xiàng)目實(shí)施階段的開始，這就意味著工作真正開始了，項(xiàng)目的進(jìn)展情況是顯而易見的。但是這個(gè)階段也充滿了讓人感到乏味的細(xì)節(jié)，因此只有處理好這些細(xì)節(jié)問題，才能使項(xiàng)目進(jìn)行得更加順利。
這些細(xì)節(jié)問題包括：(1)不要偏離要徑;(2)作好授權(quán)的準(zhǔn)備;(3)監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)施過程;(4)監(jiān)控項(xiàng)目預(yù)算;(5)保證質(zhì)量管理;(6)向利益相關(guān)者報(bào)告項(xiàng)目進(jìn)展情況。
4 如何進(jìn)行問題管理
大多數(shù)意外事件都可以迅速而有效地得到解決。除了無法預(yù)料的變化之外，項(xiàng)目經(jīng)理還經(jīng)常要面對(duì)一個(gè)內(nèi)部壓力，即變更項(xiàng)目范圍。當(dāng)利益相關(guān)者要求變更項(xiàng)目范圍時(shí)，應(yīng)清楚地告訴他們這些變更會(huì)對(duì)項(xiàng)目成本、時(shí)間和質(zhì)量造成哪些影響。但要注意千萬不要絞盡腦汁去解決那些超出項(xiàng)目范圍之外的問題，即使是目前急需解決的問題。時(shí)間延誤問題管理：在項(xiàng)目管理過程中，最常見的一個(gè)問題就是項(xiàng)目開始落后于計(jì)劃。某種程度上的時(shí)間延誤是不可能避免的，但是一般情況下，可以采取一些補(bǔ)救措施，或者至少可以改善。人員問題管理：人員問題常常是項(xiàng)目經(jīng)理必須要面對(duì)的一個(gè)最棘手的問題。因此，要隨時(shí)準(zhǔn)備處理人員問題，并立刻采取行動(dòng)，千萬不能耽擱。
5 如何做好項(xiàng)目收尾工作
在項(xiàng)目完成后，除了慶祝外，還要進(jìn)行項(xiàng)目后評(píng)價(jià)，寫總結(jié)報(bào)告。
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