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請(qǐng)示公文寫作的注意事項(xiàng)
請(qǐng)示公文是一種下級(jí)向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的上行文，在社會(huì)正常的工作程序和結(jié)構(gòu)中，與其他種類的公文一樣，有著自己特殊的功用與意義。下面小編為大家?guī)砹苏?qǐng)示公文寫作的注意事項(xiàng)，希望對(duì)大家有用。
一、因個(gè)性化寫作而不遵守規(guī)范性
新媒介在人類社會(huì)生活中不斷出現(xiàn),寫作更趨于個(gè)性化。但規(guī)范性是所有公文寫作必須遵循的共性要求。為了便于工作事務(wù)的處理,提高工作效率，順利完成社會(huì)機(jī)構(gòu)間信息的交流與溝通，規(guī)范性能刪簡工作過程中的細(xì)枝末節(jié)，使有關(guān)人員能將注意力集中到公文的核心部分——規(guī)范而格式化的公文內(nèi)容與形式，幫助加快公務(wù)處理的速度。
對(duì)請(qǐng)示公文的寫作來說，規(guī)范主要體現(xiàn)為遵守一定的格式。如按首部——標(biāo)題及主送單位，正文，尾部——發(fā)文機(jī)關(guān)、日期的前后順序排列；注意標(biāo)題的兩種寫作格式：由請(qǐng)示單位、請(qǐng)示事由、文種組成,如《x市人民政府關(guān)于xxx的請(qǐng)示》，或由事由和文種構(gòu)成,如《關(guān)于寒假期間開展幫困活動(dòng)的請(qǐng)示》；對(duì)應(yīng)社會(huì)機(jī)構(gòu)“上下”分層與“左右”平行結(jié)構(gòu)的批準(zhǔn)與呈轉(zhuǎn)請(qǐng)示，都應(yīng)包括理由、內(nèi)容和結(jié)語三個(gè)主要部分。而在請(qǐng)示理由部分,注意簡要闡述請(qǐng)示的背景或根據(jù)，概括請(qǐng)示事項(xiàng)，以“現(xiàn)……報(bào)告如下：”作結(jié)；請(qǐng)示內(nèi)容部分包含請(qǐng)示事項(xiàng)、闡明道理或事實(shí)等內(nèi)容；請(qǐng)示結(jié)語部分另起一行空兩格書寫,常用“是否妥當(dāng)，請(qǐng)批示”、“特此請(qǐng)示，請(qǐng)審批”、“如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)有關(guān)單位執(zhí)行”等語句。這些是任何有意個(gè)性化的請(qǐng)示行文，都應(yīng)該遵守的規(guī)范體例。
二、因體現(xiàn)主觀性認(rèn)識(shí)而忽略客觀性表達(dá)
請(qǐng)示畢竟是由圍繞單位事務(wù)而由人寫作的公文，所以其中的主觀性必然存在。比如在文字的運(yùn)用、句式的排列、段落的邏輯、語氣的謙恭等，會(huì)因人而異。但請(qǐng)示是關(guān)于社會(huì)事務(wù)信息交流與聯(lián)系的一種工作應(yīng)用文，其表述與傳遞的內(nèi)容的客觀性——實(shí)際工作事務(wù)及處理，使得請(qǐng)示公文寫作，是非虛構(gòu)的、客觀的；其上行文的“身份”，還使請(qǐng)示在行文中，需杜絕過于外顯、強(qiáng)烈的主觀色彩，避免讓上級(jí)部門留下給其施壓的印象，而影響到請(qǐng)示的及時(shí)批復(fù)。
不管是請(qǐng)示理由對(duì)背景和原因的簡述，還是請(qǐng)示內(nèi)容中事項(xiàng)與道理的提出、請(qǐng)示結(jié)語的使用，都應(yīng)建立在真實(shí)、可信并可行原則基礎(chǔ)上：背景及原因是客觀存在的，而非想象與杜撰；請(qǐng)示的內(nèi)容中，事項(xiàng)列舉既是客觀呈現(xiàn)，亦可在未來進(jìn)行操作，道理的闡釋則符合社會(huì)邏輯與規(guī)律，虛非假想而務(wù)實(shí)；請(qǐng)示結(jié)語要表達(dá)請(qǐng)示要求與目的等。雖然間以適當(dāng)?shù)闹饔^性，比如在闡述請(qǐng)示事項(xiàng)與道理時(shí)，以言真意切而曉之于理，以深刻的認(rèn)識(shí)而動(dòng)之以情,有時(shí)能更容易打動(dòng)上級(jí)，以獲批復(fù)。但切記要把握好請(qǐng)示的客觀性涵容,忌以摻雜過多感情性的主觀描述與表達(dá),擾亂了上級(jí)對(duì)請(qǐng)示事實(shí)及道理的判斷，比如“我們認(rèn)為”、“一定要”等語詞的運(yùn)用需謹(jǐn)慎，請(qǐng)示行文的主觀性若引起上級(jí)部門的反感,會(huì)使請(qǐng)示的批準(zhǔn)、轉(zhuǎn)呈被耽擱,或不予批復(fù)而轉(zhuǎn)回。
三、因注重詳盡性陳述而缺少簡要性概括
有時(shí)，不是每個(gè)請(qǐng)示都可用三言兩語闡述清楚的。作為一個(gè)單位的設(shè)想和建議，當(dāng)其請(qǐng)示內(nèi)容的事項(xiàng)較為復(fù)雜，道理不易說清楚的時(shí)候，下級(jí)部門偏向于對(duì)事項(xiàng)及原因等，進(jìn)行詳細(xì)而周全的闡述，唯恐有所遺漏。當(dāng)然，為了事項(xiàng)排列詳細(xì),運(yùn)用分條分項(xiàng)的寫法，采用事實(shí)和事理兩類論據(jù)進(jìn)行闡述，這都是可取的。因?yàn)榫唧w、明晰的事項(xiàng)，周密而充分的說理,能使上級(jí)對(duì)該請(qǐng)示引起重視，對(duì)請(qǐng)示的內(nèi)容了然于心,從而下定決心答復(fù)、批示或批準(zhǔn)。但詳盡的陳述與表達(dá)，并不是動(dòng)輒千言。為了得到快捷、有效的批準(zhǔn)或轉(zhuǎn)呈,請(qǐng)示更需要簡明、扼要。
請(qǐng)示要一文一事。一文多事，容易導(dǎo)致請(qǐng)示的重心不定。
請(qǐng)示理由可用導(dǎo)語形式，一句話即予說明。
請(qǐng)示內(nèi)容是請(qǐng)示公文的重心,寫作時(shí)，要注意使用概括性的書面語言，有順序、有層次地排列請(qǐng)示事項(xiàng)，要用簡省而邏輯嚴(yán)密的文字闡明道理。
另外，簡短請(qǐng)示中，其后不需要加上相關(guān)過渡語；請(qǐng)示內(nèi)容可根據(jù)請(qǐng)示的情況有無條文可依據(jù)，是知會(huì)還是請(qǐng)示，而決定僅提出請(qǐng)示事項(xiàng),還是包括闡明道理之兩項(xiàng)等。這些對(duì)簡要性的強(qiáng)調(diào)，無非是為了上級(jí)在面對(duì)越來越多的請(qǐng)示文件時(shí)，能更方便、更順利，也更迅速地讀完請(qǐng)示，做出批復(fù)。
在不斷加快的社會(huì)節(jié)奏中，明確請(qǐng)示的寫作目的，避開其寫作的誤區(qū)，不僅可以事半功倍，而且也是時(shí)代對(duì)請(qǐng)示公文寫作提出的新的要求：探索之、實(shí)踐之，將對(duì)未來相關(guān)社會(huì)事務(wù)的處理大有裨益。
拓展：公文寫作中請(qǐng)示和報(bào)告的區(qū)別
1 行文的目的不同.
請(qǐng)示是請(qǐng)示上級(jí),須報(bào)上級(jí)批復(fù).
報(bào)告是向上級(jí)報(bào)告工作情況,不須批復(fù).
2 行文的內(nèi)容不同
請(qǐng)示帶有迫切性
3 所針對(duì)的時(shí)間形態(tài)不同
請(qǐng)示,事前寫好,須報(bào)上級(jí)審批才能實(shí)行.
報(bào)告,也許在事后寫,也許在事發(fā)時(shí)寫,也許在事發(fā)前寫.
請(qǐng)示的特點(diǎn):
1、只用于向有隸屬關(guān)系的上級(jí)或有業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的上級(jí)主管機(jī)關(guān)請(qǐng)求請(qǐng)示、批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)用
2、請(qǐng)示的事項(xiàng)必須是本機(jī)關(guān)職權(quán)范圍內(nèi)無法確定或處理的
3、必須事前請(qǐng)示
4、必須要求上級(jí)明確表態(tài)、批復(fù)
報(bào)告的類型：工作報(bào)告、專題報(bào)告、答復(fù)報(bào)告、遞送報(bào)告
請(qǐng)示的寫作要求：
1、區(qū)分請(qǐng)示與報(bào)告的異同，請(qǐng)示是呈請(qǐng)，報(bào)告是呈報(bào)。
2、寫請(qǐng)示要一文一事
3、主送一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，不要搞“多頭”請(qǐng)示
4、請(qǐng)示的語氣要謙和
5、堅(jiān)持逐級(jí)行文的原則。
公文處理時(shí)，經(jīng)常能夠看到請(qǐng)示與報(bào)告不分的現(xiàn)象，其實(shí)請(qǐng)示與報(bào)告是兩種性質(zhì)完全不同的文種。
請(qǐng)示與報(bào)告的含義和異同
關(guān)于“請(qǐng)示”與“報(bào)告”的含義，《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》和《中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》都有明確的規(guī)定：請(qǐng)示，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；報(bào)告，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。二者不能混為一談。
請(qǐng)示與報(bào)告都屬于上行文，都具有反映情況、提出建議的功用，但也有其明顯的不同：
1．內(nèi)容要求不同。請(qǐng)示的內(nèi)容要求一文一事；報(bào)告的內(nèi)容可一文一事也可一文數(shù)事。
2．側(cè)重點(diǎn)不同。請(qǐng)示屬于請(qǐng)示性公文，側(cè)重于提出司題和請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)；報(bào)告屬于陳述性公文，側(cè)重于匯報(bào)工作，陳述意見或者建議。
3．行文目的不同。請(qǐng)示的目的是請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)某項(xiàng)工作或者解決某個(gè)問題；報(bào)告的目的是讓上級(jí)機(jī)關(guān)了解下情，掌握情況，便于及時(shí)指導(dǎo)。
4．行文時(shí)間不同。請(qǐng)示必須事前行文；報(bào)告可以在事后或者事情發(fā)展過程中行文。
5．報(bào)送要求不同。請(qǐng)示一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位報(bào)其上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示，應(yīng)根據(jù)請(qǐng)示的內(nèi)容注明主報(bào)機(jī)關(guān)和抄報(bào)機(jī)關(guān)，主報(bào)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)；報(bào)告可以報(bào)送一個(gè)或多個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。
6．篇幅不同。請(qǐng)示一般都比較簡短；報(bào)告的內(nèi)容涉及面較為廣泛，篇幅一般較長。
7．標(biāo)題寫作不同。一般來講請(qǐng)示的標(biāo)題中不寫報(bào)告二字，就是xxx關(guān)于xxxxxx的請(qǐng)示；報(bào)告的標(biāo)題中不寫請(qǐng)示二字，就是xx”x關(guān)于xxxxxx的報(bào)告。
8．結(jié)束用語不同。請(qǐng)示的結(jié)尾一般用“妥否，請(qǐng)批示”或“特此請(qǐng)示，請(qǐng)予批準(zhǔn)”等形式，請(qǐng)示的結(jié)束用語必須明確表明需要上級(jí)機(jī)關(guān)回復(fù)的迫切要求；報(bào)告的結(jié)尾多用“特此報(bào)告”等形式，一般不寫需要上級(jí)必須予以答復(fù)的詞語。
9．處理結(jié)果不同。請(qǐng)示屬于“辦件”，指上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)對(duì)請(qǐng)示類公文及時(shí)予以批復(fù)；報(bào)告屬于“閱件”，對(duì)報(bào)告類公文上級(jí)機(jī)關(guān)一般以批轉(zhuǎn)形式予以答復(fù)，但也沒必要件件予以答復(fù)。
請(qǐng)示與報(bào)告不分的幾種表現(xiàn)形式
1．把請(qǐng)示當(dāng)作報(bào)告。就是把請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)的請(qǐng)示當(dāng)作了報(bào)告。如《xxxx關(guān)于申請(qǐng)購買xxxx的報(bào)告》，指本機(jī)關(guān)根據(jù)工作需要，提出購買xxx的要求，請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)予以批準(zhǔn)，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行的事情。這類應(yīng)屬于請(qǐng)示，而行文實(shí)踐中有時(shí)恰恰使用了報(bào)告這一文種。
2．把報(bào)告當(dāng)作請(qǐng)示。有些報(bào)告是下級(jí)呈送給上級(jí)并要求批轉(zhuǎn)的報(bào)告，這類報(bào)告應(yīng)屬于呈轉(zhuǎn)性報(bào)告極易被當(dāng)作請(qǐng)示。如《xxxx關(guān)于xxxx的報(bào)告》末尾處應(yīng)寫“以上報(bào)告，如無不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)xxx執(zhí)行�！睂儆诘湫偷某兽D(zhuǎn)性報(bào)告但是往往被當(dāng)作了請(qǐng)示。
3．請(qǐng)示與報(bào)告混合型，有些公文既請(qǐng)示工作又報(bào)告情況或者既報(bào)告情況又夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，這些形式都不符合文種的使用規(guī)范。如《xxxx關(guān)于xxxx的請(qǐng)示報(bào)告》，
這類文件形式，其內(nèi)容既匯報(bào)了工作，又順便提出了請(qǐng)示或者一文數(shù)項(xiàng)請(qǐng)示，這種混合的形式，極易使上級(jí)機(jī)關(guān)理不出頭緒，處理了一件事情而耽誤了另外幾件事情。
請(qǐng)示與報(bào)告不分的原因及負(fù)面影晌
造成請(qǐng)示與報(bào)告與不分的原因是多方面的，歸納起來最直接最主要的原因有：一是理解上有偏差。有的同志沒有正確理解請(qǐng)示與報(bào)告的真正含義，經(jīng)常分不開請(qǐng)示與報(bào)告的界限，所以，動(dòng)起筆來浮想聯(lián)翩，魚龍混雜，分不清到底應(yīng)該是請(qǐng)示還是報(bào)告。二是擬寫人員思想不夠重視，沒有意識(shí)到請(qǐng)示與報(bào)告必須分開的重要性，認(rèn)為總是請(qǐng)示問題報(bào)憂不報(bào)喜，不如混合起來既請(qǐng)示了問題又匯報(bào)了情況。三是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，把關(guān)不嚴(yán)。
請(qǐng)示與報(bào)告不分，往往為上級(jí)機(jī)關(guān)．正常的公文處理帶來不便，還容易使上級(jí)機(jī)關(guān)錯(cuò)批、漏批文件，甚至有時(shí)延誤事情的處理，嚴(yán)重影響公文質(zhì)量。準(zhǔn)確地報(bào)送請(qǐng)示與報(bào)告，可以使上級(jí)機(jī)關(guān)了解掌握情況，便于及時(shí)指導(dǎo)，增強(qiáng)上下級(jí)機(jī)關(guān)之間的交流。我們應(yīng)下大力氣糾正請(qǐng)示與報(bào)告不分的不良習(xí)慣，做到領(lǐng)導(dǎo)帶頭，有目的、有組織的加強(qiáng)本單位本部門的學(xué)習(xí)及培訓(xùn)，普及標(biāo)準(zhǔn)化公文的寫作知識(shí)，提高公文寫作人員的綜合素質(zhì)，最大限度地避免出現(xiàn)請(qǐng)示與報(bào)告不分的現(xiàn)象。
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