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淺析銅加工企業(yè)銷售和貨款管理存在的問題及對策
提要:針對當(dāng)前銅加工企業(yè)銷售管理存的諸多問題,從改進(jìn)銷貨款結(jié)算方式、加強(qiáng)銷售內(nèi)部控制等方面入手,就完善資金管理體系,降低資金控制風(fēng)險(xiǎn)提出若干對策和方法,以便使企業(yè)資金形成良性循環(huán),從而促進(jìn)銅加工企業(yè)健康發(fā)展。
關(guān)鍵詞:銅加工企業(yè);貨款管理;銷售
一、銅加工行業(yè)銷售和貨款管理存在的問題
(1)行業(yè)的整體管理水平較低
由于歷史的原因,我國部分銅加工企業(yè)的整體管理水平不高,特別是銅箔下游行業(yè)由于以民營企業(yè)為主,且規(guī)模不大,導(dǎo)致企業(yè)應(yīng)收賬款管理水平很低,主要體現(xiàn)在信用政策、標(biāo)準(zhǔn)的制訂及執(zhí)行有較大的隨意性和不經(jīng)濟(jì)性;不注重對應(yīng)收賬款尤其是逾期賬款的防范和控制;對出現(xiàn)的問題又缺少有效的治理方法等。企業(yè)的這種管理水平嚴(yán)重抑制了企業(yè)正常的競爭能力,這與市場經(jīng)濟(jì)是不相符的。
(2)競爭機(jī)制不健全
銅加工行業(yè)處于供大于求的局面,市場的話語權(quán)在買方的手中,所以銅加工企業(yè)間的競爭不是體現(xiàn)為提高產(chǎn)品質(zhì)量和改善售后服務(wù),而是競相采取賒銷方式,比誰給客戶的條件更優(yōu)惠,以此作為產(chǎn)品促銷的法寶,使企業(yè)從信用的角度對客戶進(jìn)行選擇變得非常困難,極不利于對應(yīng)收賬款的有效防范與控制。這種競爭的結(jié)果也使眾多企業(yè)陷入債務(wù)危機(jī)。
(3)經(jīng)營者自我保護(hù)手段軟弱無力
對于購貨方不按期支付應(yīng)收賬款本身就是一種違約和違法行為。但是由于我國市場經(jīng)濟(jì)體制正在逐步建立中,特別是銅加工行業(yè)中以民營企業(yè)為主,債務(wù)人比債權(quán)人更有主動性,這種不正常現(xiàn)象的存在,使得有債不愁、欠債有理的觀念甚為流行。經(jīng)營者或者由于不愿意惡化與客戶的關(guān)系,或者不愿耗費(fèi)人力、時間上門催討,也就更難以想象通過法律手段來保護(hù)自己的正當(dāng)利益。結(jié)果造成企業(yè)資金更加緊張,所以企業(yè)也情愿或不情愿地拖欠其他單位的貨款,使企業(yè)間三角債務(wù)愈演愈烈。
(4)商業(yè)承兌匯票的濫用
商業(yè)承兌匯票對于豐富企業(yè)支付手段、拓寬企業(yè)融資渠道、降低融資成本、推動商業(yè)信用發(fā)展、改善社會信用環(huán)境具有重要的作用。但商業(yè)承兌匯票的使用對銅加工企業(yè)來說,卻是個極大的資金成本壓力,因?yàn)殂~加工企業(yè)銷售產(chǎn)品收回的貨款基本上是商業(yè)承兌匯票,而主要原料銅供應(yīng)商必須以現(xiàn)金支付,銅加工企業(yè)不得不承擔(dān)沉重的票據(jù)利息。
二、完善銅加工行業(yè)銷售管理和貨款管理的對策
(1)完善銅加工行業(yè)銷售管理的對策
1、正確制定合理的銷售政策。銷售政策是一項(xiàng)引導(dǎo)性、激勵性銷售措施。它的目的就是促進(jìn)銷售,給銷售帶來保障和輕松。對于銅加工企業(yè)來說,銷售政策基本上被客戶所控制。從某種意義上來說,銷售政策并不是單方面由銅加工企業(yè)制定出來的,而是由銅加工企業(yè)和客戶所處的相對地位來決定的。雙方的市場力量對比,決定了制定銷售政策的主動權(quán)掌握在客戶手里。因而銅加工企業(yè)的銷售政策尤為重要并難于制定,正確的銷售政策不但能充分發(fā)揮政策的引導(dǎo)性作用,給企業(yè)帶來收益,給貨物和貨款帶來保障,而且能發(fā)揮客戶的積極性,進(jìn)一步加大與企業(yè)的合作。選擇的客戶不能僅僅是大客戶,因?yàn)榇罂蛻舸嬖?ldquo;店大欺客”的現(xiàn)象,也不能全是小客戶,因?yàn)樾】蛻粢?guī)模小、風(fēng)險(xiǎn)大,必須做好充分的市場調(diào)研工作,從中擇優(yōu)合作,大、小客戶兼有。
2、合同的簽訂與履約。隨著我國法制的不斷健全,人們法律意識的不斷增強(qiáng)。合同在經(jīng)濟(jì)交往中越來越規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、完整。這一環(huán)節(jié)可以規(guī)避銷售風(fēng)險(xiǎn),保證企業(yè)的合法利益。銅加工企業(yè)的最大特性是以銷售訂單定產(chǎn),即根據(jù)合同簽訂的數(shù)量和價(jià)格開展生產(chǎn)。通過合同范本管理,提高合同管理工作的規(guī)范化,降低合同簽訂風(fēng)險(xiǎn);通過資質(zhì)信用管理,建立客戶誠信檔案體系,降低履約風(fēng)險(xiǎn);通過合同風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)管理,強(qiáng)化合同履行的風(fēng)險(xiǎn)意識,減少合同履行風(fēng)險(xiǎn);通過合同會簽管理,提高合同審批效率,規(guī)范業(yè)務(wù)流程;通過合同履行管理,加強(qiáng)經(jīng)營過程的控制能力,提升企業(yè)精細(xì)化管理水平;通過合同統(tǒng)計(jì)分析管理,提高企業(yè)經(jīng)營決策自我分析能力。
3、客戶有效的信用控制系統(tǒng)。(1)建立合理的客戶信用標(biāo)準(zhǔn)。對新客戶的資信調(diào)查,授予適當(dāng)?shù)男庞玫燃壥切庞霉芾砉ぷ鞯钠瘘c(diǎn),也是整個信用管理工作的基礎(chǔ)。獲取并分析客戶的各方面信息資料,測算拒付風(fēng)險(xiǎn)系數(shù),然后結(jié)合企業(yè)承擔(dān)違約風(fēng)險(xiǎn)及市場競爭需要,具體劃分客戶的信用等級。(2)制定合理的信用額度。對于客戶信用額度的制定,是信用管理的核心,也是信用管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。信用額度制定要在控制信用風(fēng)險(xiǎn)和提高銷售收入之間做到很好的平衡。(3)建立信息化信用管理系統(tǒng)。在信用管理模塊建立客戶信息數(shù)據(jù)庫,將所有客戶資信信息全部輸入信息數(shù)據(jù)庫,并隨時檢查更新客戶資信信息。建立信息數(shù)據(jù)庫與財(cái)務(wù)和銷售模塊的鏈接,將客戶的銷售與應(yīng)收賬款情況實(shí)時更新至信息數(shù)據(jù)庫。將設(shè)定好的客戶信用等級評定方法植入ERP系統(tǒng),由系統(tǒng)根據(jù)信息數(shù)據(jù)庫的信息對客戶的信用打分并歸入適當(dāng)?shù)牡燃。通過ERP可以全面搜集客戶信息,及時并且連續(xù)對客戶的信用狀況進(jìn)行監(jiān)控,及時更新客戶信息,避免客戶信息陳舊而帶來決策上的失誤。
4、科學(xué)的物流管理。銷售部門按照經(jīng)批準(zhǔn)的銷售訂單開具銷售通知單,倉儲部門對銷售通知單進(jìn)行審核,嚴(yán)格按照所列項(xiàng)目組織發(fā)貨,確保貨物的安全發(fā)運(yùn)。同時企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)銷售退回管理,分析退回原因,及時妥善處理。
在銷售與發(fā)貨環(huán)節(jié)做好相關(guān)的記錄,填制相應(yīng)的憑證,建立完整的銷售制度,加強(qiáng)銷售訂單、銷售合同協(xié)議、銷售計(jì)劃、銷售通知單、發(fā)貨憑證、運(yùn)貨憑證、銷售發(fā)票、收貨回執(zhí)等文件和憑證的相互核對工作。銷售部門應(yīng)設(shè)置銷售臺賬,及時反映各種商品、勞務(wù)等銷售的開單、發(fā)貨、收款情況,并做好各方面原始記錄的檔案管理工作。
(2)完善銅加工行業(yè)貨款管理的對策
1、收款業(yè)務(wù)應(yīng)當(dāng)以銀行轉(zhuǎn)賬方式辦理,避免銷售人員直接接觸現(xiàn)款;對于商業(yè)匯票明確受理范圍,嚴(yán)格審查票據(jù)的真實(shí)性和合法性,防止票據(jù)欺詐。
2、認(rèn)真分析應(yīng)收賬款的賬齡。一般而言,客戶逾期拖欠賬款時間越長,賬款催收的難度越大,成為呆壞賬損失的可能性也就越高。企業(yè)必須做好應(yīng)收賬款的賬齡分析,密切注意應(yīng)收賬款的回收進(jìn)度和出現(xiàn)的變化。
3、財(cái)務(wù)部每月做財(cái)務(wù)分析時,對應(yīng)收賬款的催收、風(fēng)險(xiǎn)評估等情況進(jìn)行簡要分析;分析應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率和平均收賬期,看流動資金是否處于正常水平。
4、不斷完善收款政策,實(shí)行貨款回收責(zé)任制,提高銷售回款率。面對回款的難題,最關(guān)鍵的就是堅(jiān)定地奉行現(xiàn)款現(xiàn)貨的原則。但在銅加工行業(yè)中,很難實(shí)現(xiàn),因此需要靈活運(yùn)用多種回款方式加大清欠力度。從財(cái)務(wù)、銷售和法律顧問部門抽調(diào)人員,組建專門的清欠機(jī)構(gòu)是一般通行做法。同時還可以通過增加清欠手段和靈活回款方式來加大清欠力度。清欠手段除了自己催賬、委托專業(yè)追賬機(jī)構(gòu)和訴諸法律外,還可以向典當(dāng)行、商業(yè)銀行或其他機(jī)構(gòu)、個人轉(zhuǎn)讓債權(quán)。這樣做的代價(jià)是要損失部分利益,但好處是收回了大部分的貨幣資金。
5、加強(qiáng)應(yīng)收賬款的事后管理,確定合理的收賬程序,催收賬款的程序一般為信函通知、電報(bào)電話傳真催收、派人面談、訴諸法律,在采取法律行動前充分考慮成本效益原則。
6、對應(yīng)收賬款實(shí)行終身負(fù)責(zé)制和第一責(zé)任人制。誰經(jīng)手的業(yè)務(wù)發(fā)生壞賬,無論責(zé)任人是否調(diào)離該公司,都要追究相關(guān)責(zé)任。相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該及時查找出壞賬產(chǎn)生的原因,明確相關(guān)責(zé)任人及部門,并做出相應(yīng)的處理。信用管理部門和相關(guān)銷售人員還應(yīng)繼續(xù)關(guān)注賒銷客戶的情況,一旦發(fā)現(xiàn)其財(cái)務(wù)狀況好轉(zhuǎn),有了還款可能性,應(yīng)及時通知財(cái)務(wù)部門并加以催收;財(cái)務(wù)部門也應(yīng)對已注銷的壞賬進(jìn)行備查登記,并加強(qiáng)監(jiān)督,如仍舊定期寄送函證,以防止相關(guān)人員私自收回壞賬并據(jù)為己有。
7、建立良好的對賬制度。每月或每季度向客戶寄發(fā)對賬單,必要時企業(yè)財(cái)務(wù)人員與客戶進(jìn)行現(xiàn)場對賬,不但能降低貨款風(fēng)險(xiǎn),而且能及時發(fā)現(xiàn)并解決問題,因而是一項(xiàng)有用的控制。對客戶提出的異議要及時查明原因,做出相應(yīng)調(diào)整;根據(jù)信用管理部門提供的信息督促相關(guān)銷售人員提前催收賬款,避免發(fā)生壞賬損失。財(cái)務(wù)部門還應(yīng)對本企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況、應(yīng)收賬款等實(shí)時或定期進(jìn)行分析,為信用管理部門制定新的賒銷政策提供依據(jù)。
(3)完善銷售和貨款管理的輔助手段
1、不斷鞏固提高銷售業(yè)務(wù)員的責(zé)任和素質(zhì)。銷售業(yè)務(wù)員是最直接與客戶打交道的,是最直接連接企業(yè)與客戶的橋梁。“每個成功的企業(yè)背后都有一個優(yōu)秀的銷售員群體”,一個綜合素質(zhì)高,業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的銷售群體不僅可以提高企業(yè)產(chǎn)品的知名度與市場占有率,擴(kuò)大銷售額,而且可以改變企業(yè)在消費(fèi)者心目中的形象,從而為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造良好的社會環(huán)境。
2、建立科學(xué)、合理的考核體系。一是細(xì)化考核內(nèi)容,準(zhǔn)確評定考核成績,構(gòu)建科學(xué)、合理的考核體系,努力消除 “粗、略、簡、虛”現(xiàn)象。二是堅(jiān)持“獎懲并重”的原則,考核結(jié)果納入年度工作目標(biāo)考核體系,與獎懲掛鉤。三是建立銷售和貨款管理監(jiān)督工作考核檔案,對考核情況及時通報(bào)。對考核中發(fā)現(xiàn)的重大問題應(yīng)限期整改,對在銷售和貨款管理工作中有突出成績的個人給予表彰。
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