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經濟合同簽訂和管理中的風險控制
引導語：“合同管理”并不是一個法律上的嚴格概念，而是公司相對應“合同行為”的每個階段而進行全過程管理活動的總稱。下面是yjbys小編為你帶來的經濟合同簽訂和管理中的風險控制，希望對大家有所幫助。
實踐中，公司開展的經營活動均是依靠“合同行為”(包括書面形式、口頭形式和其他形式)來完成，鑒于“合同行為”在公司對外經營中活動中的重要地位，公司必須將“合同管理”作為公司內部最基本的管理制度之一，并給予高度重視。
“合同行為”并不局限于與合同相對人簽署合同這樣一個靜態(tài)的時間點，而是一個動態(tài)、連續(xù)的過程，包括：合同樣本的制定、技術性條款的設立、合同相對人資信狀況的調查、合同條款的談判、特別條款的約定、合同的簽訂、合同內容的履行、爭議事項的發(fā)生及解決等一系列環(huán)節(jié)。公司“合同管理”即是圍繞“合同行為”這一系列具體環(huán)節(jié)而展開的風險預防和實時控制活動。
合同管理制度的相關制度設計
在公司經營活動中，“合同行為”涉及面廣、內容復雜，本著安全與效率并舉的原則，公司內部的合同管理可推行“分級管理制度”、“歸口管理制度”并落實“承辦人負責制度”。
實行分級管理制度
分級管理是指將合同行為按照一定標準(如合同金額、合同標的、合同期限、付款時間等)進行劃分，再區(qū)別進行管理。以合同銷售金額為例，公司可規(guī)定銷售金額在1000元以下的合同，可由具體業(yè)務人員負責審核、簽署，而1000元以上的合同行為須由公司法定代表人審核。這種管理模式的優(yōu)勢在于可對業(yè)務人員適當放權，減少公司管理層的工作量，同時公司又能將風險控制在較低范圍內。
實行歸口管理制度
所謂歸口管理是指公司內部應當建立相應集中管理公司合同文本、控制合同進度的相應機構(或由相關部門兼負起這個職能)。合同管理機構負責將公司所有合同文本、往來信函、傳真件原件、信函憑證、送貨憑證的原件及業(yè)務人員的《業(yè)務報表》進行統(tǒng)一保管。
公司合同歸口管理可實現(xiàn)公司合同文本的集中、統(tǒng)一管理;便于公司負責人及時了解公司全部合同的進展情況;便于集中審查公司業(yè)務人員的業(yè)務進展情況，也有利于對公司業(yè)務人員實現(xiàn)業(yè)績考核。
實行承辦人負責制度
承辦人負責制度設計的目的在于確保公司每筆合同都有相應的專門負責人跟進，不致發(fā)生遺忘及業(yè)務人員責任不清、相互扯皮現(xiàn)象。業(yè)務承辦人工作應當具有相應的連續(xù)性、穩(wěn)定性。從每筆業(yè)務開始，注意審查對應客戶的主體資格、資信狀況、對應客戶授權代表(或業(yè)務代表)的權限范圍;合同簽署后負責跟進合同生效期限、貨物發(fā)放簽收情況、貨款進帳情況、往來信函資料的收集等事項;糾紛發(fā)生后還應配合公司負責人、公司法律顧問進行相關訴訟、仲裁活動。
此外，業(yè)務承辦人還應定期(如以每月為例)將手頭工作進帳情況向公司負責人書面匯報(如以《工作月報表》形式)，《工作月報表》內容應當包括：截至本月經手合同數(shù)量、合同編號、對應客戶、發(fā)貨情況、應付款情況、實付款情況、逾期付款天數(shù)、對方聯(lián)系方式、其他說明事項等。公司負責人簽閱后退還承辦人，承辦人再將公司負責人簽閱后的《工作月報表》交歸口管理機構存檔、保管。
承辦人負責制度可與公司崗位責任制度建設相結合，如業(yè)務承辦人應將所有資料原件(如：合同文本、信函、掛號信函憑證、傳真件、公司負責人簽閱的《工作月報表》等等)交歸口管理機構存檔，自己可保留相應的復印件，或需要使用時到歸口管理機構借閱;歸口管理機構人員負責定期向業(yè)務人員索要近期資料;業(yè)務承辦人員應及時就貨款進帳情況與財務人員溝通，財務人員應及時將貨款進帳情況予以反饋等;遇有對應客戶逾期付款狀況的，業(yè)務承辦人應及時與財務人員溝通制作《對賬單》前往對賬，財務人員應予積極配合等。
合同文本及技術性條款的制定
訂立標準化合同文本
訂立標準化合同文本是合同有效管理的必要前提，是公司加強“合同管理”活動的第一步。
與標準化合同文本的制定相關的是與客戶合同文本的主要條款(如付款方式、違約責任、爭議解決機制、擔保問題等等)不能輕易進行變動;若合同文本內容最終發(fā)生了變動，則應重新認真審查變更后合同文本的合法性、嚴密性和可行性;必要時由律師進行審查。
此外，鑒于公司與某些客戶的交易行為往往具有連續(xù)性，若每筆交易都視作一個單獨的合同，一旦客戶方長期拖欠貨款發(fā)生經濟糾紛，則勢必會給公司將來的訴訟(或仲裁)帶來不便，因為民事訴訟(或仲裁)中存有“一事一理”的基本理念，即一個訴訟只能針對同一法律關系。為減少將來可能發(fā)生的訴訟(或仲裁)過程中的不便，建議公司與類似客戶可簽訂長期供貨合同，將單筆的交易納入一個長期供貨合同的框架之中，這同時也有利于公司對合同的總體管理。
約定特定事項的授權代表
合同行為中涉及訂單發(fā)送、確認簽字、貨物簽收等一系列行為，可能涉及人員較多，如條件許可，在合同行為中應當直接明確雙方授權代表及其受權范圍。如目前客戶方對公司的送貨單簽收相對比較混亂，而確認客戶確已收到貨物又是一旦雙方將來發(fā)生爭議公司進行訴訟的重要依據(jù)，故在合同文本中可約定客戶方對貨物簽收的簽字一個或數(shù)個貨物簽收授權代表，并在合同中預留簽字字樣，如授權代表發(fā)生變動的，應在第一時間將授權人變動情況及新的簽字字樣及時書面函告對方。
確認合同中所涉的印章使用及送達地址
針對目前大多數(shù)公司印章使用相對混亂的行為，可在合同中約定各種印章在合同行為中的使用規(guī)則，如簽署合同或補充條款應使用“公章”或“合同專用章”;對帳應使用“公章”、“合同專用章”或“財務專用章”;簽收貨物可使用“公章”、“合同專用章”、“財務專用章”或“業(yè)務專用章”等。
另外，鑒于目前大量的公司注冊地與實際經營地不一，或一家公司擁有多處經營地，為防止糾紛發(fā)生時可能出現(xiàn)的雙方溝通不暢，函件無法送達等情形，可在合同文本中確認雙方信函、文件等的送達地址，明確任何一方地址發(fā)生變動的，應及時書面通知對方，并約定一方按確認地址發(fā)出有關信函兩日后，即可推定對方已收到。
慎重設定合同中的違約責任
合同文本中違約責任的約定是把“雙刃劍”，必須進行合理的運用。在司法實踐中，違約責任設定過高或過于苛刻往往會被法院或仲裁委員會認定無效，這就等同于沒有約定違約責任，反而會不利于公司利益的維護。
重視爭議解決問題的約定
現(xiàn)行法律對合同中爭議問題的解決方式給予了較大的自由選擇空間。根據(jù)《民事訴訟法》規(guī)定：“合同的雙方當事人可以在書面合同中協(xié)議選擇被告住所地、合同履行地、合同簽訂地、原告住所地、標的物所在地人民法院管轄”;根據(jù)我國《仲裁法》規(guī)定：“當事人采用仲裁方式解決糾紛，應當雙方自愿，達成仲裁協(xié)議。沒有仲裁協(xié)議，一方申請仲裁的，仲裁委員會不予受理。”
值得注意的是：在涉外案件的爭議解決機制中，有部分國家可能會對我國法院判決的認定及執(zhí)行設有障礙。相比較而言，仲裁裁決的可執(zhí)行力要優(yōu)于法院判決。故用足法律授權，在合同文本中對管轄地作出有利于自身的約定尤為重要。
合同的調查、簽署及履行所涉問題
合同行為應當重視調查
公司在經營過程中與客戶進行交易應當重視對相關信息的調查，特別在一些交易數(shù)額較大的交易活動中，類似的調查活動更顯得尤為重要。這些調查的范圍主要有如下三種：
對合同相對人進行調查。
客戶是公司交易的直接相對人，無論是新客戶還是老客戶，當合同交易額巨大或有跡象表明客戶履約能力發(fā)生異常時，應當進行必要的調查。調查內容包括：主體的真實性、合法性、公司資產(車輛、房屋、上一年度會計報表等)狀況等。
對合同相關方展開調查。
合同相關方是可能與合同有關的擔保方，債務承擔方(如約定由第三方付款)，合同履行過程中，相關方擔保能力、債務履行能力出現(xiàn)異常亦有可能危及合同的正常履行，因此也有必要進行一定的調查。
對合同行為的相關財產進行調查。
如合同交易中擔保方提供擔保財產的權屬情況，有無設定抵押、查封等他項權利等情形。
對上述調查活動應由公司業(yè)務承辦人具體負責，必要時也可由律師前往進行調查。
合同簽署過程中所涉時間問題
部分合同當事人對合同文本上的一些涉及時間的事項往往十分大意，甚至出現(xiàn)了雙方當事人均對合同蓋過公章但又均未標注蓋章日期的情形，在這種情況下一旦雙方發(fā)生爭議，往往難以確認雙方交易的具體時間，導致事實不清、責任不明，甚至還有可能蘊涵其他法律風險。
合同的生效時間也很容易被忽略。合同簽署及履行過程中必須審查合同中有無附條件、附期限等，如有條件或期限約定，應在條件成就或期限屆滿時再履行合同。在司法實踐中，若合同尚未生效而一方即實際發(fā)放貨物的，一旦發(fā)生爭議，法院也只能以“不當?shù)美?rdquo;為由判令受貨方返還原物，而不能按合同中的約定的相關違約責任要求對方承擔，這種狀況無疑將不利于公司利益的維護。
合同履行過程中的不時對帳、發(fā)函
合同履行過程中，若客戶方存有拖欠貨款達到一定金額或一定期限，公司應當安排具體業(yè)務承辦人或財會人員與對拖欠貨款的客戶進行對帳。通過對帳行為，一方面可提示該客戶及時付款;另一方面也可明確雙方債權債務關系的具體數(shù)額，為可能進行的訴訟(或仲裁)做必要準備。
如客戶方存有拒絕對帳或拒絕蓋章的，則公司應當注意：
其一，該客戶是否已經不具有相應的支付能力;
其二，要審查該筆債務發(fā)生的時間，注意不要超過兩年的訴訟時效，如時間已經接近兩年，則應盡快發(fā)出催討款項的公函(應當通過郵局掛號或雙掛號)，以中斷訴訟時效并為下一步擬采取的法律手段爭取時間。
實踐證明，規(guī)范化運作的大型公司、外資企業(yè)之所以重視“合同管理”就在于他們認識到“合同管理”對于公司經營安全的重要意義。規(guī)范、有效的“合同管理”制度是公司正常經營的必要條件，也是公司做大做強的制度保障。
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